企业文档管理：比安装QQ还简单？

信息化管理对于越来越多的企业已经不再只是锦上添花，而是运营效率、办公成本、人员成本的关键。但是，信息化往往是一件专业的工作，很多企业并没有专业的IT人员，对他们而言，信息化总是带着点神秘感。最近，WiSS维思文档管理系统开发商宣称，由于采用了新的开发理念，这款产品可以做到：会用QQ的人就会安装和部署系统，会浏览网页的人就会使用它！

维思的“三分钟”理念

互联网行业有个“三秒钟”等候——当用户打开一个网页时，如果等待三秒钟还看不到结果，那么，大多数用户会直接关掉网页，不再看它。今天的很多企业信息管理系统应用部署不是按照小时或天来算，而常常是按照“月”来计算的。像最近某OA系统应用的安装部署在两个月内完成而作为其优秀案例大肆鼓吹，而像一些ERP项目半年内能完成都是件幸事。

维思文档管理系统的开发商（北京互诚科技有限公司）宣称，他们的软件可以在三分钟内完成安装部署：“事实上，三分钟还是一个很保守的概念，我们的系统在一般的PC或服务器上一分钟左右就可以完成所有的安装。”

据了解，维思之所以可以在三分钟内完成安装部署是因为它把IIS服务、数据库服务等全部自主开发，使之与应用系统合为一体，用户不需另外安装。另一方面，客户端的免部署特性也使它安装部署的速度快到极限。

懂技术人的都知道，基于B/S（浏览器/服务器）应用模式的软件都需要在服务器上安装IIS使之可以为诸如IE的浏览器提供数据，而且还要做相关的设置（这是让每一个不懂技术的人脑袋大一圈的事）。此外，由于绝大多数这种应用软件都需要安装专门的数据库系统（可能是微软的、甲骨文或IBM的），这又是一件头疼事。

所有这一切，对于维思而言，只要在PC或服务器上运行一个安装文件就全部解决了——整个过程甚至比安装一个QQ聊天器软件还简单、快递！安装完后，用户只需在任何一台与之联网的电脑上打开IE，在地址栏输入安装系统的PC或服务器的IP地址就可以应用了。

“三分钟”只是个表象

据互诚科技总裁徐斌介绍，“三分钟”只是软件特点的一个表象，更为重要的是它带来的成本和安全性的优化：

从安全的角度来说，当你面对各种各样可能的需要，把系统做得过于复杂时，漏洞总是难免的，在这种情况下，无论你防病毒和防攻击的能力有多强，往往是众矢之下难保安全。微软的IIS就是这种情况。维思专门开发的WEB服务模块不仅可以与其应用系统做到“人剑合一”，而且由于专用性强，系统安全性得到大幅提升。

从成本来看，专用的数据库是应用软件之外的额外成本，这部分成本并不低——购买正版的微软NT操作系统及其数据库等应用平台，每套大约需要七八万元。结果一些小型用户往往直接使用盗版软件。维思基于开源代码开发的专用数据库使这种成本完全得以省却。

“比如用户同样购买了10万元的软件，如果是我们的产品，他的支出就10万元，而如果是其他产品，他就需要额外再支付7万元以上的基础费用！”徐说，“对于一些小型用户，他甚至可以不必购买服务器，只用一台普通的PC就可以提供服务。”

对于使用者，他可以通过IE像浏览网页一样使用维思应用软件：这意味着用户既不需要在客户端电脑上安装软件，也不需要有太多的电脑知识——只需要会浏览网页就可以了。

繁杂的事交给电脑

徐斌认为，IT技术的应用就是把繁杂的事务交给电脑，把轻松留给用户。电子文档管理对于很多企业和政府机构而言都是一件相当繁琐的工作——大量散落在各台工作电脑中不同目录下的文档每天都在进行着不停要编辑、修改和复制，数量的巨大和无序的特性让它的管理成为一个难题。

“应用了我们的系统后，用户只需在IE里做简单的一次性设置，就可以使其文档自动上传到服务器（文档被修改后也将自动上传），这样，原本分散于各台电脑上的文档轻易地就可以被集中备份。”徐斌说，“而且，所有这些集中起来的文档，用户只需像在百度里搜网页一样轻易找到他需要的工作文档——如果他有这些文档的使用权限。”

由于文档的上传、更新、存储、管理、共享等最大程度地实现了电脑自动完成，原本繁琐的工作由电脑承担，而用户则可以从文档管理中解脱出来，把精力集中在他的核心工作中。

对于应用维思文档管理系统给企业文档应用带来的改变，他举了这样一个小例子：比如某个销售员曾经与某个客户企业有过一些往来，有一天需要找一下这家客户的联系方式（可能在合同里，也可能在他的通讯录或某个EXCEL表格里），如果他自己忘了保存在哪里，查找就成为一件很麻烦的事，而别的同事要查找则更为不便——当有同事问及某个客户的联系方式时，常常会得到这样的回答：“我这里应该有，但不知道存哪了，我找找看！”。维思则让它像在百度上查找新浪网址一样简单——这无疑是给企业文档管理开启了一个新视界！