云盒子企业云盘实用案例：深谈文档云管理在制造行业的落地及应用

一、制造业文档云背景

制造业是国民经济的主体和支柱产业，随着社会信息化的飞速发展，制造企业的信息化建设建设也不断深入。制造企业从设计、研发、采购、生产、销售的整个业务过程中，对产生的各种设计图纸、采购单、合同、财务报表、质量文件等文件有着全面、严格的管理要求。制造行业的文档管理需求包括文件的创建、流转签批、编辑、移动访问、日志管理等等。

二、制造行业文档云管理需求分析
云时代，制造行业文档云管理已经日渐成为刚需。制造企业需要一个统一、安全的文档云管理平台，实现文档的聚合共享、流转审批、保留历史版本、文档日志，离职文档交接。文档云全方位覆盖制造业的文档管理需求。
手机已经成为人们接收信息的主要工具，在移动终端访问、修改、签批文档也将成为制造企业必不可少的文档管理需求。

 

三、制造业文档管理难题

制造业面临的文档管理难题有以下几点：

• 文档类型多，体量大，散落在个人电脑上，查阅不方便，在部门间分享困难。
• 员工离职后，交接不全导致生产资料遗失或机密文件外泄；
• 由于硬盘、U盘损坏或病毒感染造成生产资料的遗失；
• 管理人员经常出差，一些生产流程无法及时处理导致业务延误；
• 生产图纸预览不便，大型文件打开速度慢；
• 销售合同多次修改后，版本混乱，修订困难；

 

四、云盒子文档云管理解决方案

1.文档集中存储、授权共享
制造企业以部门为单位建立多个共享文件夹，并将文档分类存储，并建立一套电子文档归档机制，每个人必须按照归档目录存储文件。通过账号密码访问云盒子获取文档资料。

云盒子文档云平台有11级文档细分权限，通过详细的权限设置，保证每个人都不会越权访问文件。

2.文件离职交接
所有文件都存储在云端，不用担心通过邮件、U盘来交接工作文件的过程中，由于遗漏交接导致文件永久性丢失。

3.工作流-文档流转审批
制造行业是个高度依赖工作流程的行业，耗材的请购、领料、工程的合同、验收、生产报表、发货用车等都需要流程来控制，并且大部分的流程的要经过多部门的签批，云盒子文档云平台提供的工作流功能实现自定义人员节点，让文件在多部门中流转，最后归档至云端。在流传过程、支持文件的增、删、改。

4.与上下游企业共享文件
制造企业与上游原材料供应商，下游代理商有着密切的合作关系，文件往来频繁。云盒子文档云管理平台提供外链和合伙伙伴账号两种方式共享文件。这两种方式将所有的共享文件保留在云端，可灵活控制合作伙伴对文件的访问权限。

• 外链分享：将文件、文件夹生成链接，并设置访问密码、下载次数、访问期限、是否可编辑等。合作伙伴他通过访问连接获取相应的文件，供应商的访问也将记录至云盒子文档云平台中，做到外发文件的有迹可循。

 

• 合作伙伴账号：为供应商、代理商开设云盒子的合作伙伴账号，可以设置该账号看到那些公司账号和文件。即使访问了公司内部的文档管理平台，仍然能够保持其他内部文件不被查阅。

5.文件历史版本、日志管理、活动记录
制造行业的文档是长年积累的珍贵的财富，具有高度保密性、高度敏感性，数据泄露将造成重大损失。通过文件日志、人员活动记录对文件的动向进行监控，不仅了解能够实时了解整个公司的的文档动向、员工的文档操作记录，还能防患于未然，防止对文件有权限的员工将公司机密文件带出。

• 文件日志：记录文件/文件夹在什么时间被什么人做了哪些操作。

• 活动记录：个人/部门/整个公司的账号近期都对哪些文件做什么操作。

6.移动办公
云盒子文档云管理平台提供Android\iOS客户端，让出差人员通过手机就能访问云文件、编辑文件、审批文件、沟通工作。

五、云盒子文档云管理实施意义

1. 云盒子文档云管理平台取代原来以Email、U盘文件共享，人员调取资料更便捷、更快速。
2. 云盒子工作流将一些弹性较大不够规范的流程变得井然有序，提升制造企业业务处理和公司管理水平。工作流的推进还有效避免了由于流程处理不及时而导致的业务阻塞，信息反馈也更畅通。让制造企业真正走上“云中签批”的管理流程优化之路。
3. 通过外链和合作伙伴账号对上下游供应商共享文件，节省了大量邮件附件的上传、下载及归档工作，剪掉了与合作伙伴文件来往工作的繁枝细节，大大提高工作效率。
4. 移动办公的实施具有企业知识管理自动化、工作流程自动化、沟通及时化的意义，为员工出差的工作处理提供更大的灵活性。

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