自考工作分析之工作分析的基础方法

一、工作分析的基本方法

基本方法分类

1、功用划分（基础、系统方法）

2、内容划分（结构分析、非结构分析）

3、对象划分（任务分析、人员分析、方法分析）

4、基础方法划分（观察法、写实法、调查法）

  概念，操作，优缺点，适用性

（一）访谈法

  概念：访谈法是以口头形式，根据被询问者的答复搜集客观的、不带便见的事实材料，以准确地说明样本所要代表总体的一种形式

  访谈法运用的原则：

  （1）与主管人员密切合作

  （2）必须尽快地与被访谈者建立起融洽的关系

  （3）访谈是尽力避免谈论“人”

  （4）设计一份具有指导性的问卷或提纲

  （5）在进行群体访谈时必须有直接主管人员在场

  （6）对没有规律的工作方式的内容进行一一列举

  （7）在访谈完成后，有对资料进行核查和核对

 访谈的技巧

  （1）事先清晰的说明访谈的目标和方法

  （2）在访谈前，确认访谈时不是得到所要信息的最合适工具

  （3）选择适合的回答者一满足所需求信息的性质、资料收集的方式和研究的其他要求

  （4）为达到访谈的目的需要取得回答者的支持

  （5）控制访谈、是访谈指向一定的目标

       1、帮助回答者根据问题的逻辑顺序去思考和交谈

       2、给回答者足够的时间回答问题

       3、从一个问题转向另一个问题，是回答者注意具体而又全面的信息

       4、提供已经完成的阶段总结，这样的总结有利于保持谈话主题

  （6）控制个人举止、行为等其他会影响结果的因素

      1、用通俗易懂的语言进行交谈

      2、不要与回答者发生争辩

      3、在所讨论的问题上不要显示任何编好

      4、在整个访谈过程中要有礼貌和谦恭

      5、不要高人一等地对待回答者

      6、访谈时不受个人影响而又不失对话的兴趣

      7、不要让你自己受个人爱好和观点的影响

  （7）记下意外的重要信息，尤其是正式访谈计划中没有想到的或新的信息

4、访谈法的优缺点

  （1）优点

     1、易于控制多方面的信息

     2、可获得完全的工作资料以免去员工填写工作说明书的麻烦

     3、可以进一步使员工和管理者沟通观念，以获取谅解和信任

     4、可以不拘于形式，问题内容较有弹性，又可随时补充和反问，这是填写问卷法办不到的

     5、收集方式简单、易于操作，适用于对文字理解有困难的人

  （2）缺点

     1、一旦被访谈者对访谈者的动机持怀疑态度，手机的信息将不佳

     2、分析项目繁杂时，费时又费钱

     3、工作分析者的观点影响到对工作信息正确的判断

     4、占有员工工作时间，妨碍生产

    5、面谈者容易从自身利益考虑二导致信息失真

（二）问卷调查法

   1、概念：问卷调查法是以书面的形式，通过工作任职或其他相关人员单方面信息传递实现的信息收集方式

   2、调查问卷的分类

   通信问卷、非通信问卷

   检核表问卷，非....

   标准化问卷，非....

   结构化问卷，非....

   3、问卷收集信息操作注意点

   （1）问卷设计

      考虑的内容：

      1、内容准确

      2、设计问卷表精炼

      3、语言通俗易懂

      4、问卷表前面要有导语

      5、问题排列应有逻辑

   （2）问卷测试

   （3）样本选择

   （4）问卷发放及回收

   （5）问卷处理及运用

   4、优缺点

   （1）优点

         1、利用问卷调查表采集信息，采集的信息全面、准确

         2、信息采集快速、简便、经济

         3、员工比较容易接受

         4、它弥补了工作分析者水平不一的弱点

         5、通过员工自己填写岗位的工作分析调查表，进一步增强对本岗位工作的认识和责任感

         6、问卷调查法的信度和效度比较高

   （2）缺点

         1、问卷设计量不高时，会严重影响分析的结果

         2、员工缺乏表达能力的情况下，这种方法一不理想

         3、因员工自身原因，导致得到的答案不能真实地反映实际情况

         4、因员工对工作分析技术不太清楚，导致需要多次反复填写与修订才能达到要求

（三）资料分析法

  1、概念：资料分析法是指通过对现有资料的收集，借助资料分析工具，直接提炼有用的工作分析信息的一种方法

  2、资料分析法的操作步骤

  确定工作分析对象

  确定信息来源

  收集信息原始资料

  筛选来源信息

  描述信息

  3、资料分析法的优缺点

  （1）优点

       1、成本较低

       2、能为进一步工作分析提供基础资料和信息

  （2）缺点

       1、缺乏灵活性

       2、一般收集到的信息不够全面

（四）观察法

  1、概念：观察法又名观察分析法，一般是由有经验的人，通过直接观察的方法，记录某时期内工作的内容、形式和方法，并在此基础上分析有关的工作因素，达到工作分析的目的

  2、观察法的应用要求和适用范围

  （1）应用要求

       1、注意所观察的工作应具有代表性

       2、观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意

       3、观察者应确定观察计划，包括：观察提纲、观察内容、观察时刻等

       4、观察时思考的问题应结构简单

      5、应用适当的方式将工作分析介绍给员工，并使之接受

  （2）适用范围

     在短时期内外显行为特征的分析，适合于比较简单、不断重复、又容易观察的工作分析

 3、观察法工作分析的程序

  （1）观察的准备阶段

  （2）进行观察

  （3）进行面谈

  （4）合并工作信息

  （5）核实工作描述

4、观察法的优缺点

  （1）优点

    全面性

   手段多样，效率较高

  （2）缺点

    1、干扰工作者的正常行为和心智活动

    2、无法观察到特殊事故

   3、要求观察者有足够的实际操作经验

   4、不能得到有关任职者资格要求的信息

   5、不适用于工作循环周期长，脑力劳动等工作

（五）工作日志法

1、工作日志法概念

工作日志法是为了解员工实际工作的内容、责任、权利、人际关系及工作负荷，要求每个员工都要将自己从事的每一项活动按照时间顺序一日志的形式进行记录，已实现工作分析目的。

2、工作日志法的操作流程

（1）准备阶段

     1、对现有的资料进行整理，确定收集的对象，包括：职位和相应的工作人员

     2、工作分析人员设计出一份详细的工作日志表

     3、工作日志填写辅导

     4、确定填写的时间跨度和每日时间间隔

（2）工作日志的填写阶段

（3）信息的分析整理阶段

    1、提炼工作活动

    2、工作职责的描述

    3、工作任务性质的描述

    4、工作之间的联系

    5、工作时间的描述

    6、工作地点的描述

3、运用工作日志法的注意事项

（1）对于组织中的核心关键岗位，工作日志分析法不宜作为主导地位

（2）在工作日记表格设计过程中，要求设计结构优化程度较高，以控制任职者填写过程中可能出想的偏差和不规范之处

（3）在工作日志表格实际操作中，工作分析员与任职者之间应保持常态化的沟通，避免收集信息造成信息缺失、理解误差或操作性错误

（4）在工作日志填写过程中，工作分析人员应积极为任职者提供专业的帮助和支持

4、工作日志法的优缺点

（1）优点

     1、信息可靠性高

     2、所需费用少，对分析高水平与复杂的工作，显得比较经济、有效

     3、适用于管理或其他随意性高，内容较复杂的岗位分析

（2）缺点

    1、将注意力集中在活动过程中，不是结果，较大的干扰工作

    2、对于工作任职者需要对此项工作内容与要求较清楚

    3、使用范围小，

    4、整理信息量大，归纳工作繁琐

    5、填写者的可能带有主管色彩去完成日记表格的填写，从而影响工作分析结果和正常的工作

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