1.什么是付款建议通知?
付款建议通知是在发票到付款(Invoice-to-Pay)流程中购货方提供给供应商的一种文件,告知供应商本次付款的金额、以及对应的发票、采购订单或销售订单编号等。付款建议通知可以提供应收账款核销的依据,但其本身并不会产生会计记账。
2.付款建议通知的结构。
付款建议通知由头(Header)和明细行项目(Line Items)组成,通常情况下,付款建议通知头上的金额等于各明细行项目金额合计。从业务的角度来看,即一张付款建议通知可以指定一笔付款用于支付多张发票。
3.付款建议通知的创建方法
在SAP系统中,付款建议通知可以有多种方式在系统中创建:
- 手工输入打印的付款建议通知;
- 与业务伙伴建立EDI自动接收付款建议通知;
- 在手工核销未清项时,由将所有未清项自动生成付款建议通知(付款金额为零);
- 处理银行对账单、支票存款清单或Lockbox数据时,系统创建付款建议通知;
4. 操作指南
4.1 创建发票(FB70)。本例采用Reference Key 1作为自动清账的标准,因此假定在该字段输入客户方的采购订单编号。
图1 录入发票时,指定清账参考关键值,如客户方的采购订单号等
4.2在系统中手工录入客户打印的付款建议通知。
T-code: FBE1
Menu: Accounts Receivables -> Document Entry –> Payment Advice
注意:用于自动处理未清项的标准可以由用户设定。本例中一张付款建议通知3000元指定支付2张发票,选 用Reference Key 1为清账标准,对应的采购订单编号为PO20080901和PO20080902。
图2 创建付款通知建议时,需指定本次付款对应的采购订单号
4.3 手工收款(F-28)时,指定付款建议通知,可以自动匹配未清项。保存收款后,付款建议通知将被自动删除。付款建议通知表头对应的Table为AVIK,明细项对应Table为AVIP。
图3 收款时指定对应的付款建议通知单编号
图4 自动选取对应的未清项
5.总结
通过付款建议通知,客户和供应商可以协同管理应收/应付款项,大大提高应收/应付未清项核销的准确性及效率,供应商更可提供现金管理和预测的能力。
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