一个外企女白领的日记

转载 读书笔记（一） (2009-02-01 14:52:41)转载标签： 杂谈         http://blog.sina.com.cn/s/blog_55b3d6590100c0ur.html 所谓一分耕耘一分收获，每个人都是从新人起步的，我也一样，锻炼出来那七分的能力再加上不吝惜人前去做那三分的表现，成就了现在这份大众眼里成功的职场生涯。 “做自己能做的事，始终坚持。” Manager和Staff的区别： 无可奈何，孩子打了架出来善后的理所当然是家长，每每这种事最后都会变成上一个level（级别）的协调。领导和下属的区别就是下属会做的事领导都至少得知道个大概，领导能做的事下属却未必做得来。所以做领导的一定要珍惜羽毛，不可以自降身份，打成一片是团结的一种方式，却要担着丢掉威信的风险，特别对年轻的领导来说，还是拉开距离更安全。 在公司，如果你看一个员工不顺眼，如果她恰好又在你手下，那么你自然有大把机会慢慢玩死她。可是，一个不在你手下的人，如果你看不顺眼，千万不要自己出手，因为，胜之不武，输却丢脸。做到经理的人和一个员工发生矛盾是很可笑的事情，和自己属下有争执是管理不善，和不相干部门的人就更加可笑，并不光荣，更不幸的是遇到成心搞事的人，你跨部门去向下挑衅可能输得一败涂地。所以，即使要清除掉这样的人，你也绝对要等时机，或者培养时机，但是，能不自己动手还是借把刀的好。 一、不是你该做的事不要插手 一旦干过以后会被视作理所当然，下次你不做反而给别人留话柄。这让我联想到一个著名的职场例子，某人乐于助人，义务给公司通了回抽水马桶，后来公司马桶坏了大家发觉找他比等修理工要简便得多，干了几次他终于郁闷到不行，想着下次万万不再干了。可是，等到下次马桶再坏了又找不到人修理的时候，所有人都在说怎么某某不去通一下呢？可见做好事也要有个限度。 二、没有利益的又不关你的事不要做 有时候蝇头小利更要权衡得失。我最大的失误就是为了揽权当时接下了这琐碎的小事，后来又收了对方一点小小的好处，如果现在甩手不做，换别人做又有泄底的风险。骑虎两难，做得很郁闷。 多说两句护犊的话题。下属犯错了，固然需要批评，但有时候也要看环境，所谓关起门来打骂，敞开门来表扬。如果两方都有错，那么身为领导就有了三种选择：护犊、公正或者牺牲。强势的领导喜欢护犊，把事情压下去，先把外面的面子挣回来，家里的问题回来内部再处理，结果是team凝聚力更加高，至少大家知道领导有担当。弱势的领导喜欢牺牲，先把下属推出去扛了全部罪名，自己乐得做好人，结果是部门内全部人寒心。真正要公正处理各打五十大板其实是最浪费时间且无谓的。 不得不说起外企的邮件制度。几个要点： 一、书面胜于口头 你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。Written is always better than oral（书面强于口头）。长此以往，极度锻炼商务英语。 二、搞清楚TO，CC，BCC，FW TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO； CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。 BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。 FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 三、关于回复（Re） 礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。 四、关于已读回执 为什么要求对方给已读回执，通常两个功能： 1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。 2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。 现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。 最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。 或者这个功能也只是防君子不防小人。 五、关于优先级 我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。 六、关于群发 企业邮件系统的好处就是每个staff（员工）都赫然在录，不需要像私人的address book（通讯录），要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。 一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR（人力资源）的通知，Admin（主管）的通知，某重要人物的离职，来自GM office（总经理室）的公文…… 我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。 七、关于自动回复 这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指out of the office（不在办公室）的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care（负责）你的工作，你几时回来，urgent case（紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。 八、关于签名档 专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。 你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。 每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。 这里顺便再讲一讲给领导写邮件的要点不外乎几种： 汇报工作 总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance（绩效）取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。　 请求批示 写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager（领导），只会反映问题的不过是staff而已。 当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face（面谈）会是更经济的选择。 转发资料 可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。 再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。 所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。 9、驾驭下属的艺术 一、树立威信 年龄固然是个问题，但你怎么做可能更重要。帮下属做事融入他们以求打成一片已经是不合时宜的做法了。从最开始就必须要树立你领导的威信，指挥他做事。人都是有惰性的，慢慢地他就习惯了。你叫他做什么，他就做什么，他会慢慢地养成听话的习惯。这点我已经练就得很纯熟，跑腿的小事随便唤人去干，一次叫不动绝对不能放弃，这次你让了一步，下次就没办法进一步。你是领导，他是下属，一定要记得彼此的身份。 二、沟通 有空的时候单独聊聊，毕竟你比他们见识要广，很多职业发展方向之类的大问题你完全可以给他们意见。这是培养下属信任你的好办法，也是帮助你了解下属的好途径，不论他对事业有没有追求，你都能通过沟通了解到他的需求，知道需求就知道如何激励他。　 三、保持距离 千万不要以为大家是一个部门，关系好就可以无话不谈。永远不要忘记你是上级，他是下属。没有距离就没有空间感，就很难产生权威。引申地说，要跟自己同级别的人多交往，和下属打成一片对你的升迁毫无益处，跟领导打成一片又招人口水。　 四、培训下属 不适用于自己能力欠缺的上司。一个能力强的领导根本不害怕下属更强悍，适当的培训只会使得你多一条臂膀。要知道真正能干的人你培训他与否跟他的升迁相比不过是时间问题。与其如此，不如好好use他几年。而有些人资质有限的，也不必浪费精神培训。 你需要培训的是下属的工作能力，不是把你的所有倾囊相授。教会徒弟饿死师傅是一句古话，现在虽然没那么可怕，但防人之心始终要有一点，却又不可以太明显。 五、部门团队建设 我不是说要打造一个和谐的共同前进的团队，每个人都听你的，而是说要协调好彼此之间的关系，如果他们每个人都很团结对你来说也许是噩梦的开始。永远不要让你的下属过于团结，永远不要太信任其中的一个，必须要让他们彼此的力量互相牵制，你才能控制住局面。还有一点就是——培训或者传授知识也要注意分开来。记住，你才是唯一的通才。他们作为下属如果自己本职工作都没做好却整天乐于学习他分外的事，是个危险的信号。

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