ISO遇到ERP 企业管理“一个萝卜两个坑”

ISO遇到ERP 企业管理“一个萝卜两个坑”

作者：ELS 来源：IT168 日期：2007-8-2 7:00:00

　　面对国际标准认证，企业应该如何实现信息化?笔者根据自身经验，提出了ERP与ISO体系结合的解决办法，以飨读者。

　　ISO9000系列体系作为针对组织的管理结构、人员、技术能力、各项规章制度、技术文件和内部监督机制等一系列体现组织保证产品及服务质量的管理措施的标准，越来越受到企业管理者的重视，因此越来越多的企业加入了ISO认证的行列。然而，面对国际标准认证，企业应该如何实现信息化?笔者根据自身经验，提出了ERP与ISO体系结合的解决办法，以飨读者。

　　ISO与ERP 实施方法不谋而合

　　ISO有八大管理精神：领导重视，全员参与，说写做一致，权责分明、各尽其责，依实际需要而制定控制文件，以证据证明、按要求落实，预防为主、强调纠正的能力，以PDCA管理循环，持续改善。这些精神在很大程度上与ERP的管理理念都是相通的。

　　ISO项目提倡领导重视，ERP项目也主张“一把手”工程，ISO与ERP都需要一把手的强力支持。只有一把手的推动，项目实施才能成功。

　　说写做一致，强调的是要会议决议形成规章制度，员工操作要按规章制度来。ISO强调这一点，ERP也是如此。业务操作流程要按流程重组活动中确定的流程来走，系统才操作规范也要严格按照先前定义的操作规范来操作，禁止员工耍“小聪明”，任意改变操作方式。无论是流程，又或者是表单、操作说明的改变，即使是细小的改变，都要以文件或制度的形式确认下来，达到说写做一致，这可以防止一些人为的错误。

　　权责分明、各尽其责，ERP项目往往像ISO项目中有严格的权限限制，该支作业谁可以做，谁不可以做，该张单据谁可以审核，谁可以修改，在事先都要明确的定义。这样，每个流程、每支作业，甚至每张表单，都有负责人，从而使得权责分明、各尽其责。

　　预防为主、强调纠正的能力，在这一点上ISO强调未经确认过的原材料严格禁止使用在产品上，ERP也有类似的控制，任何新原材料的使用，都要经过相关人员的确认才能在ERP系统中畅行无阻;ISO还强调，类似的质量问题要采取预防措施，防止下次再次发生，在ERP系统中，可以通过流程、作业、表单的控制，做到这一点。

　　PDCA管理循环，持续改善，这更是ERP的核心思想。ERP与ISO一样，都主张随着项目应用的完善，企业要适当的调整流程，更进一步精简流程，提高生产效率;同时，要不断的加强系统的控制，把原先没有发现的管理盲点逐步落实到系统中去。在ERP系统的后续完善过程中，通过应用PDCA改善机制，可以使得ERP更有效率。

　　如果企业已经上了ISO项目，则在ERP项目实施中则会省很多气力：

　　首先，ISO项目完成后，都会要求企业建立一套质量体系文件，该套文件包括一阶文件(质量手册)、二阶文件(作业程序)、三阶文件(作业指导)、四阶文件(记录表单)。其中二阶文件(作业程序)就是ERP项目中的流程文件，三阶文件(作业指导)就是ERP项目中的操作规范，四阶文件(记录表单)就是ERP项目中的相关表单。可见ISO项目的实施可以为ERP工作的开展做好一些前期工作;

　　其次，无论是ISO还是ERP项目，在项目推进过程中，都要对现有流程进行梳理、规范，对那些不科学的流程要进行重组。区别的只是涉及的范围，ERP涉及到企业各个业务流程，而ISO只涉及到跟质量相关的流程，所以，两者重合部门的流程，相互可以通用。

　　ISO与ERP结合 企业管理“两个坑一个萝卜”

　　如何具体实现ISO与ERP的结合，笔者总结可按照如下步骤进行：

　　过程的监视与测量

　　ISO标准体系非常重视对业务过程的跟踪与监测，防止在业务过程中出现差错。具体要求如下：

　　① 确定明确的作业过程及分过程、明确各个过程的输入、输出;

　　② 分析各过程或分过程影响质量的因素和影响程度;

　　③ 确定监视和测量相应的标准和措施;

　　④ 实施监视和测量;

　　⑤ 对过程进行效果评价。

　　如客户满意度作业中的交货过程评估，若按照ISO的要求，则其作业过程为客户满意度;影响过程的因素为交货评估;设计部门包括销售、仓库、生产、采购等;监视频率为每周一次。则监测方法为：

　　延迟交货订单率=(实际交货订单数-按时交货订单数)/实际交货订单数*100%可通过周末统计实际交货订单数、按时交货订单数，计算延迟交货订单率;周末导出未按时交货报表，各个部门查找相关原因，并填写“纠正措施表”;周初根据以上资料，开经理例会，商讨改善措施等来执行监测。

　　可见针对该过程，ERP实施与ISO有以下几方面的结合点：

　　① ERP系统可以自动统计延迟交货订单率。ERP系统可以自动根据相关单据统计实际交货订单数、按时交货订单数，并根据相关公式自动计算，避免了员工统计的麻烦;

　　② 能够分析延迟交货的原因，是由于原材料供应不及时，又或是生产计划有问题，或者是因为生产过程中，发生不良品影响交期。ERP可以收集相关单据的信息，分析是由于哪一个环节出错，才会造成定单的延迟。这可以大大减少统计员的工作量;

　　③ 在预防措施上，ERP可以强化巩固预防措施，使得措施对员工更加具有约束力。如采购发现，是由于提前期不准确，导致供料不及时，则可以在系统里进行提前期的控制，可以防止以后做采购计划时，都按预先设置的提前期进行计划。

　　产品的监视与测量

　　产品的监视与测量在ISO中是指在产品的设计、生产、检验过程中，要对产品进行监测。根据ISO关于产品检测的条文，可以做如下理解：

　　① 这里所说的产品不仅包括最终的成品，还包括采购的原材料，生产过程中的半产品;

　　② 产品测量和监控策划;

　　③ 执行监视和测量活动并形成记录;

　　④ 合格的产品，方可放行和交付。

　　以制程检验为例， ISO与ERP可实现如下协同工作：

　　ISO步骤1：设置检验站点。决定在产品生产过程中，要设计哪几个检验点。

　　ERP作业：质量系统中的检验关卡设置。在ERP系统中，跟工序结合起来，可以设置哪几道工序完成后，必须检验，否则，无法进行后面的工序。这就好象设置了一到关卡，员工必须先检验完，才能进行后续的生产。避免了员工的漏检。

　　ISO步骤2：决定抽样方式及频率。检验的方式有多种，有全检，有抽检，有首件检查等等。

　　ISO步骤3：决定检验型态，是自检呢，还是他检;是否是复检;是巡监呢，还是放行检。

　　ERP作业：质量系统中，可以定义是抽签还是全检，若是抽检，还可以设置抽检的比例，系统可以控制，最小的抽检数量，以防止抽检数量的不足。同时，系统也可以设置首件检查制度，既若产品是首次生产，或这该批产品上线后第一个产品，自动要求进行检验。

　　ISO步骤4：决定检检项目、检验标准、判定基准、记录方式、结果判定、及标示方法。(不合格内容规范化)，确定哪些检验项目是关键项目。

　　ERP作业：可以设置检验参数。如对一产品，可以设置颜色、外观、性能、商标等四个检验参数，还可以设置颜色、商标为必须检验参数，同时，在系统中还可以根据预先定义的资料，自动带出该产品检验的参考标准;还可以预先设置结果的打印格式，方便对产品检验结果的标示。

　　ISO步骤5：决定不合格品之处理方式及管制措施。哪些指标不合格，可以返工;哪些指标不合格，必须销毁;哪些指标不合格，退回供应商处理。

　　ERP作业：ERP可以对相关参数进行设置，从而让ERP自动对不良品进出处置。如可以设置若因原材料性能不良，在生产过程中发现，则直接退货给供应商，若跟成本系统关联的话，还可以自动计算赔偿的费用;若是生产过程中发生不良品，若是非关键参数的，则可以设置为重新返工;若已经影响到最终产品的质量，则可以设置为报废。让ERP自动进行控制，可以减少认为的错误，提高产品质量。

　　ISO步骤6：特殊制程认定及管制方式。企业有可能有某些特殊的产品，需要特殊的检验。如有可能对贴牌生产的产品，要加一道对商标检验的程序，对首批生产的产品，则要求进行全检。

　　ERP作业：ERP可以根据企业的需求，进行灵活的设置。ERP有标准检验流程，也有特殊检验流程，可以根据产品类别、客户类别来设置不同的检验程序。保证书面的检验程序落实到实际的操作中去。

　　ISO步骤7：操作人员实施专业训练及考核，持证上岗。

　　ERP作业：系统通过权限的定义与分配，可以让只有通过专业训练并取得证书的员工才能操作检验作业，这样就可以防止没有相应权限的员工，去进行检验作业，同时系统自动记录每次检验的结果，可以自动计算检验的准确率。

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