【sdwjian】sharepoint深入学习---文档管理

初步看了用户管理方面后，开始看我最看重的工作流管理与文档管理。

首先开始重点看文档管理方面。

文档管理 主要包括文档存储、excel服务、搜索服务

excel services功能可能是我的sharepoint版本问题，一直没有弄出来

文档存储

可以通过建立文档库（可以建立各种类型的文档库，如word,excel,powerpoint）,然后将文档分类保存进去。

文档可以直接早文档库中创建，也可以上传，还可以通过电子邮件上传。向库中添加文件有多种方法，具体取决于是要在库中创建新的文件，还是向库中添加某个现有的文件，抑或是一次性添加多个文件。如果您的管理员已将库设置为接收电子邮件，您甚至可以通过以电子邮件附件的形式发送文件来向库中添加文件。

您要做什么？

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• 在库中创建文件

     注意，创建文件需要安装跟sharepoint兼容的程序，比如要sharepoint2007的

          兼容程序是office2007，否则只能通过上传方式。

• 向库中添加一个文件

• 向库中添加多个文件

• 通过发送电子邮件向库中添加文件

 

先看搜索功能

索引和搜索服务

    在很多组织中，重要文档都以不同的格式存储在多个不同的位置。很多服务器基础结构不允许跨多个信息源进行搜索且常常仅限于文本搜索。即使 搜索的信息包括在搜索结果列表中，快速地判断出它是否是您所期望的文档也会是相当困难的。而 SharePoint Portal Server 则提供 了多种功能，能使搜索更快、更成功。

为了使信息查找更容易，SharePoint Portal Server 提供了：
* 用于搜索存储在多个不同位置的信息的单一位置
* 对文档全文和文档属性进行搜索的关键字搜索
* 按主题（类别）进行浏览来查找信息的功能
* 文档自动分类
* 对与搜索高度相关的文档进行最佳匹配分类
* 订阅功能，使您始终拥有最新的第一手资料

    无论是查找特定信息，还是仅浏览一组相关文档，SharePoint Portal Server 都使之比以往更轻松简单。

内容源

    SharePoint Portal Server 允许您同时在多个信息源中进行搜索，从而大大提高了搜索效率。组织将信息保存在多个 地方，例如 Web 站点、文件系统、邮件服务器和数据库。通过使用向导添加内容源，可以标识将来被搜索的内容的位置，从而将该内容链接到仪表板站点。然 后，SharePoint Portal Server 会对每个内容源的信息进行索引编制，以便从仪表板站点对其进行快速搜索。随着内容源的增多，不管 要查找的信息在什么位置或是何种格式，仪表板站点都是最容易查找到信息的地方。

全文搜索

    仪表板站点提供了全文搜索功能以从文档文本和文档属性中搜索所输入的关键字。SharePoint Portal Server 将查找 所有与搜索匹配的文档，并返回一个结果列表。要进行更为特定的搜索，可以使用高级搜索功能将文档属性（如作者）添加到搜索条件中。也可以通过指定搜索范围 仅搜索一组特定的文档，例如，新闻发布文件夹或提供商的 Web 站点。  

类别

    可以通过使用类别将相似文档分为一组的方式在仪表板站点中组织信息。这样用户就可以按主题来浏览信息。对于不熟悉文档存储位置的用户，类 别可以帮助他们查找所需的信息。类别的另一个优点在于一篇文档可以出现在多个不同类别中。类别既可包含存储在  SharePoint Portal Server 中的文档，又可包含来自其他内容源的信息。

分类助手

    类别是一种行之有效的信息组织方法。但是如果文档数量很大，对它们进行分类也是一项非常耗时的工作。为简化该过程， SharePoint Portal Server 提供了称为 Category Assistant（分类助手）的自动分类工具。为每个类别指定了一 些具有代表性的文档之后，分类助手会将那些示例文档与未分类的文档进行比较，然后自动选择最佳匹配的类别。  

最佳匹配

    最佳匹配通过引导用户找到最符合他们的搜索条件的文档而大大提高了搜索效率，并为用户提供了指导。最佳匹配是作为某个类别或特定关键字的最佳建议而选出的文档。SharePoint Portal Sever 在搜索结果列表的最上面显示最佳匹配。

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