2008.04.19 读书笔记《管理学》-关于计划

  2008.04.19  读书笔记《管理学》-关于计划

 

一．计划的目的

1.         计划指明了方向
计划建立了协调，给出了管理者和非管理者统一努力的方向。

2.         减少了环境变化的冲击
迫使管理者具有前瞻性来降低不确定性

3.         最小化了浪费和重叠
当工作和活动围绕已经确立的计划进行时，时间和资源浪费以及冗余就会被减少到最低的程度，如果活动通过计划规定得很清晰时，无效的活动或者低效率就会被减少到最小的程度。

4.         设立了控制的标准

 

二．计划和绩效

1.         一般正式的计划通常带来较高的绩效。

2.         计划工作的质量以及实现计划的适当措施，通常要比计划工作本身对绩效的贡献更大。

3.         正式计划并不必然导致高绩效，外部环境的影响通常是更加关键的。

4.         计划与绩效的关系还受到计划的时间结构的影响，一般组织要改进它的绩效，至少需要4年期的系统性的正式计划工作。

三．如何制定计划

计划工作包含2个要素：计划和目标

1.         计划的类型

最常见的方式是按照计划的广度（战略性的相对于运营性的）、时间架构（短期的相对与长期的）、特殊的（方向性的相对于具体的），以及使用频率（一次性的相对于持续使用的）

1)        战略计划是应用于整体组织的计划，其任务在于建立组织的全局目标和寻求组织在环境中的地位，而具体规定如何实现全局目标的细节计划称为运营计划

2)        通常定义长期计划为超过3年的计划，1年或短于1年计划为短期计划

3)        具体计划清晰定义和没有任何解释余地的计划。方向性计划是一种具有灵活性的计划，设立了一般的指导原则。

4)        一次性计划是指为满足特定情况需要而设计（如项目管理计划）。持续性计划包括政策、规则和程序。

2.         设立目标
 通常2种方式：

1)        TOP-DOWN.从上往下分解法:首先设立最高层目标，然后将分解为每一个组织层次的子目标。即每一层的目标是上一层组织的实现目标的手段。
缺点：如果最高层目标过于宽泛，每一个层次上的管理者在制定具体目标时是根据他们对组织目标的理解来规定具体目标的，结果可能导致目标失去清晰性和一致性。所以往下分解时候必须被规定得更加具体，并且要对目标的理解要有清晰认识。

2)        目标管理（MBO）：员工和管理者共同确定具体的绩效目标，然后定期评审实现目标方面的进展情况。包含4个要素：确定目标、参与决策、明确期限和绩效反馈。这种方法强调员工和其上司共同制定目标。目标管理一个关键成功因素是高层管理的参与和承诺。
缺点：在动态变化的环境条件下，它可能失去作用，MBO要求相对稳定的外部环境，使员工能够实现预先设置的目标。

3)        良好的目标特征：SMART化。即以结果导向、可度量、可实现、具有挑战性而又可达到的、有时间限制

4)        目标设置步骤：审视组织的使命à评估可获得的资源à在制定目标时同时考虑相关的因素（SMART化）à目标沟通（和相关干系人）à评估结果判断目标是否达成

3.         开发计划

1)        计划工作的3种权变因素：组织的层次、环境的不确定性，以及未来投入的持续时间。

a)         较低层次的管理者主要制定运营性计划，随着层次升高计划越带有战略导向。

b)        当环境具有较高的不确定性时，计划应当是具体但又是灵活的。管理者必须在计划实施过程中刷新计划。对管理者来说在环境不确定的情况下，坚持推行正式的计划工作是非常重要的。

c)        当前的计划越是影响到未来的承诺和投入，管理者设立的计划时间结构就应当越长。

2)        计划开发的方法

a)         TOP-DOWN。最高层在正式计划部门辅助下制定。
缺点：计划可能容易缺乏可操作性，“为计划而计划”。

b)        吸收更多的组织成员参于计划过程，吸收组织各个层次和各个相关部门的人员共同制定计划，以满足特定需要。

3)        动态环境下有效的计划工作
在不确定的环境下，管理者应当开发的计划是具体又灵活的。计划工作是一个持续的过程。即使环境存在很大的不确定性，正式计划工作仍然很重要，只有坚持计划工作才可能使组织绩效获得重大改进。