学了那么多公式，却依旧用不好Excel（实例讲解）

|本节内容为Excel输出日报（周报、月报）的自动化实例讲解，篇幅较长，文末可获取本节课讲解的数据案例。

涉及知识点：

1、Sum函数求累计

2、插入组合框控件

3、Vlookup函数

4、Match函数

5、Index函数

6、环比&同比

7、If函数嵌套

8、Text函数

9、Concatenate函数

10、offset函数

11、组合公式

12、Excel粘贴为图片

背景：

事情是这样的，小明每天都要进行日报通报，统计每天的全量用户数、消费用户数以及潜在用户数，算出价值用户数占比，且每个数都要与前一日对比，输出一大串文字并生成图片。每天的内容都是一样的，只是数字不一样，之前小明是每天都算出这些数字，然后再从日报中更改相应的部分，这样的工作重复个一两年也是会把人的精气神熬没了的呀。小明问我为什么他学了那么多公式，却依旧用不好Excel？

传统日报：

【5/16日报】

1、截止目前，全量用户数累计XX，环比昨日上升XX；

2、价值用户数占比为XX，环比昨日下降XX

（大段文字，单调枯燥，工作重复）

自动化后的日报：

因此我决定写一篇Excel实例应用的文章，用Excel进行日报自动化。当然本文应该算是半自动化，数据还是要手动录入，若要实现完全的自动化，还需仰仗VBA，这个本章暂不涉及，所以是半自动化。

 

注：本篇文章所用数据为虚构的非真实数据，并无实际意义。

 

一、原始数据区

原始数据是这样的：日期、全量用户数累计、消费用户数（累计）、潜在用户数（累计）

 

二、原始数据计算辅助列

首先我要算出消费用户数的累计占比，用累计消费用户数除以累计全量用户数得到。

潜在用户数的累积占比同理：

还要算出价值用户数累计占比，为消费用户数累计占比加上潜在用户数累计占比

好了，累计的数目全部算好了，下面来算每日的用户数，这个很容易理解，5月2日的全量用户数等于5月2日的累计全量用户数-5月1日的累计全量用户数。

同理，求出消费用户数每日和潜在用户数每日，以及消费用户数每日占比、潜在用户数每日占比和价值用户每日占比。

 

PS：这里插一句题外话，上文是已知累计求每日的数，是用当日减前日，若已知每日求累计，如何求？我们发现用当日的数加上前日的数好像不对了，因为当公式下拉的时候，得到的每一项的值都是当日加前日，就只有两个数据相加，实际上我需要的是当日以前所有的数据相加，这里就要用到sum函数。Sum($I$2:I2)，什么意思呢？$I$2是被绝对引用了，不能变，能变的是没有被引用的I2，第一个单元格不明显，那我们看第三个单元格，从I2加到I4，明白了吧。

 

收~

 

三、数据过渡区

数据源表太宽了，我们新建一张数据过度表，点击开发工具——插入——组合框。当鼠标变为十字的时候在Excel空白区画一个大小得宜的框，右键设置控件格式，在数据源区域选择原始数据中的日期一列，单元格链接随便选一个空白区域，下拉显示项数默认。这样我下拉框选择一个日期，如5月1日，在I1单元格就会出现日期对于的天数，1。

 

好，现在我的需求是每在下拉框中选择一个日期，在左面的数据通报表中便生成当前的数据。其实数据我们都有了，只有用一个vlookup函数就搞定了。

 

复习vlookup函数，=vlookup（找什么单元格，在哪个区域找，找目标区域哪一列的值，模糊/精确）

观察发现，每下拉日期会在I2单元格显示日期的天数，那么我们就以I2单元格为找什么的单元格，那么我们需要在原始数据中新增一列辅助列序号。

当日的数据给大家提供了一个vlookup的思路，那前一日的数据怎么v呢？v不了了，想一下在查找引用里我们还介绍过的其他的函数，match和index，如今派上大用场了。

 

再来回顾一下match函数，match函数主要是用来确定坐标的，Match函数返回指定范围内值所在的序号。

Lookup value：是要查找的值，这里是G26单元格张三

Lookup array：是要查找的范围，张三属于姓名，所以范围是姓名一列

Match type ：同vlookup一样精确匹配0

 

要想实现我们想要的选择日期数据变换的效果，前日的数据的行应该为I1-1，列我们来用match函数选择。

=MATCH(A3,原始数据!C1:I1,0)，要找的是A3单元格全量用户数每日这个字段在原始数据表字段行中是第几个。加上绝对引用下拉公式出来了列的坐标。

 

接下来我们在前日里用index函数来查找match坐标下的值，先来复习一下index，

Array：查找区域，这里的区域是原始数据中数值所在的区域

Row num：第几行，用match函数算出

Column num：第几列，用match函数算出

这样，前日的数据就通过match+index函数得到了。

其实当日的数值也可以用match+index函数得到，可以自己练习一下。

 

接下来求环比，今天的环比=（今天-昨天）/昨天。另外说一下，环比和同比的区别，举个列子，今天和昨天比是环比，今年的5月和4月比也是环比，但今年的5月和去年的5月就是同比，今年的今天和去年的今天是同比，明白意思了哈。

 

累计的数值同样可以用vlookup函数求出，在次就不赘述了。

再把这些环比占比的转化成百分比两位小数

 

在日报生成区输入生成日报的字符串，其中通过环比来判断上升下降的，应用if嵌套条件判断。=IF(D3>0,"上升",IF(D3<0,"下降","持平"))

上升下降的环比数虽然也是引用了数据通报区的数，但最好用text函数转化一下。

 

最后日报生成区的效果是这样的

 

在日报区用concatenate函数连接日报生成区的每一行单元格，连成一句话。

 

看这里，如果在日报生成区没有用text函数处理数值，在日报区就会出现以下效果，是我们不想要的。

日报区的最后效果是这样的，当选择不同的日期时，文字内容自动变化。

 

四、进阶

对自己要求高的人还想要动态地展示前7天的图表，这里用到offset函数，offset函数是以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用，返回的引用可以是一个单元格或区域。

 

首先要框选N2:T8区域，然后插入offset函数，按下图填入公式内容，并按下“ctrl+shift+enter”组合键，完成函数录入。

 

这里涉及到一个数组公式，同时按“ctrl+shift+enter”键，Excel会在公式两边自动加上{}大括号，数组公式是可以同时进行多重计算并返回一种或多种结果的公式。

如此对价值用户占比生成图表，图表便可随下拉控件框日期选择的不同进行前7日数据的变化了。如下动态图所示：

 

最后生成一个每日通报

效果如下动图，随日期的改变通报数字和图表也相应变化。

 

这里再分享一个小技巧，Excel是可以复制粘贴为图片的，所以我们的日报完全可以粘贴为图片发到群里。动态图粘贴为图片

本实例讲解到此结束，完结撒花~

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后台回复：自动化，可得到本案例的原始数据及日报模板

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