在EXCEL下用VBA编程提高人事数据的管理效率

一、概述

人力资源部承载着企业人员劳资、人事、培训、社保、档案及文件的大量数据信息，而且信息量随时间不断积累，不断地做阶段“积分”工作——汇总统计、存档，有时做“微分”工作——特定信息查找、整理及出据报表，对于大中型企业人力资源管理，日常信息及数据处理工作量是相当大的。

如今，电脑在人事管理、办公应用已经相当普及了，几乎每个办公电脑都装有微软的Office软件，绝大多数人都会使用Word和Excel，特别是Excel在日常数据处理的应用相当多，Excel代替的以往的手工表格，能够快捷、直观、高效地管理简单的数据库。然而，面对人事大量重复性的、繁琐的、流水式的作业，要提高工作的效率，必需编程，使数据相互关联，使事务数据处理自动化。

通过近几年对人事工资、社保、教培应用软件的编程实践，感受到，对诸如人事琐碎、易变数据的编程管理，从程序的易用性，到编程的效率，以及快捷地掌握编程的方法，Excel下的VBA编程是最佳选择。

二、Excel下VBA程序的特点

1、              程序代码（宏）封装在电子文档中，以Office下的EXCEL为应用平台，数据和程序可保存在同一Excel文档中，也可把程序保存在一个Excel文档中，去调用另一个或多个Excel文档中的工作表数据，或者调用其他数据库中的数据。

2、              VBA编写的程序无需编译，无库文件，程序是“绿色”的。电子文档运行时，提示是否运行“宏”来决定是否运行程序，通过“数字签名”来确认程序开发者，保障程序的安全性，利用“工程保护”密码来保障设计者的程序不被修改和查看。

3、              VBA（Visual Basic for Application）是由Visual Basic发展而来的。Basic语言许多人曾经学习过，其语法符合人的常规思维习惯，学习起来容易掌握。VBA以其面向对象的程序设计方法，一方面提供了强大的功能，同时也便于学习掌握。对于一般用户，它允许用户通过宏记录器记录用户的各种操作，将其转换为VBA代码，从而使用户很容易地将日常琐碎的工作自动化，大大提高工作效率。对于程序设计人员，由于VBA可以直接应用Office软件的各项强大功能，支持应用程序的开发和应用，因而它使应用程序的设计和开发更加简便、快捷。

三、Excel下VBA数据库编程的一些实现方法

1、              数据库的要求及数据库指针的实现方法

通常，我们把特定的数据集合存放在工作表（sheet）形成数据表，列代表字段，行代表记录，在程序中要控制这一矩形块中的每个单元格中的数据，必需引入“记录指针”，才能进行数据库的插入、删除、修改、记录跳转、首尾记录的判定的操作。VBA没有提供这方面的控件或组件，因此，要把工作表当编程管理，必需作相应的限定，通过编写代码来实现。

首先，建立sheet数据表时必需充分考虑所需的字段，起始“行”是人为固定的，编写程序后字段（列）不得随意增减，起始“行”位置不能更改，否则要重新修改程序。

编程控制工作表中的数据，记录指针就是该条记录的行号（rows），首记录是固定的，尾记录的行号由程序来自动判定，得出数据行号的最大值，记录指针取值只能在首记录（最小值）到尾记录（最大值）之间。示例如下：

Dim Record as integer ‘定义记录指针为整数

Dim Recordmin as integer‘定义首记录为整数

Dim Recordmax as integer‘定义尾记录为整数

Recordmin=5 ‘首记录在第5行

Recordmax=Recordmin ‘赋初值

‘假定第3列为关键字段，即记录在该列的单元格不能为空

sheets(“sheet1”).select ‘激活或选取sheet1工作表

do until cells(Recordmax,3).value=” ‘判定为空时退出循环

recordmax=recordmax+1

loop  ‘循环结束得到尾记录行号

Record=Recordmin ‘跳到首记录

Record=Recordmax ‘跳到尾记录

Record=Record+1 ‘记录指向下一行

If Record>Recordmax then Record=Recordmax ‘避免超过尾记录

Record=Record-1 ‘记录指向上一行

If Record<Recordmin then Record=Recordmin‘避免小于首记录

2、              数据库维护的界面实现方法

数据库的维护，可直接在电子表格中处理，但为了程序界面的美观、程序的完整性、减少数据偶然出错、以及提高数据录入效率，通常采用窗体（userform）及控件来进行数据的添加、插入、删除、修改，数据的转入及导出等操作。编程实现的过程简略概括有：

（1）       插入一个用户窗体（userform）;

（2）       根据数据库处理字段及实施处理的功能添加控件及命令按钮；

（3）        表单初始化编程，使表单与相应工作簿下电子表格数据关联，设置“数据指针”，控件的初始化并与对应字段（列）数据关联，对命令按钮编程。示例如图1：

 

其中，要实现姓名列表框，只需采用如下语句：

with listbox1

record=recordmin  记录指针到首记录

do until sheets(“基本信息库”).cells(record,3).value=’’

.AddItem sheets(“基本信息库”).cells(record,3).value

record=record+1

Loop

End with

要实现照片图像框，利用图像调入函数（loadpicture）,只需采用如下语句：

on error resume next

 photoname=”./photo/”+gh+”.jpg”  ‘按工号存在photo目录下

If dir(photoname)<>’’ Then ‘若照片文件存在，则调入

Image1.picture=LoadPicture(photoname)

End if

3、              数据库报表输出实现方法

   EXCEL具有强大的报表实现和打印功能，现在许多应用程序编程都把数据转到电子表格下打印，在EXCEL下编程实现数据库的打印是极其简单、容易的，可以利用录制“宏”，改写后在程序中控制打印特定的工作表，也可把多个表中的数据根据要求转入一个新生成的工作表再来打印，从而实现复杂报表输出。

编程实现报表输出的程序设计中，基本上是调用EXCEl内的VBA函数，设置表格，特别其利用报表浏览功能，可根据自己的需求及数据的长度来调整行、列的宽度打印，自己设置打印页面，从而大大降低编程难度，提高报表输出的灵活性。编程实现的过程简略概括有：

（1）       设置工作表的表格线，程序示例如：

  sheets(“sheets1”).select ‘选取工作表

  Range(cells(4,1),cells(2+I,13)).select ‘选取划表线区域

  With selection.Borders(xlEdgeLeft) ‘可用录制宏得到

   .linestyle=xlContinous

   .Weight=xlThin

   .ColorIndex=xlAutomatic

end with……

（2）       设计报表的打印对话窗,实现的示例如图2：

   

在预览中调整设置,如图3，实现预览的语句如下：

Windows(Bm + Nian + "年.xls").Activate ‘选择工作簿

Sheets(“三月”).select  ‘选择工作表

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview ‘浏览选择工作表

实施打印的语句：

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut copies:=TextBox1.Text ‘根据打印份数输出到打印机

4、              程序的封装界面实现方法

利用MenuBars 建立菜单栏，EXCEL原有的菜单栏则自动删除，利用Menus增加菜单，利用MenuItems增加菜单项，实现的语句示例如下：

Sub SetMenu()

 On Error Resume Next   '忽略错误

Application.Caption = " "

MenuBars("MyMenu").Delete

'′删除自定义选单

MenuBars.Add ("MyMenu")

'自定义选单项

MenuBars("MyMenu").Menus.Add Caption:="工资数据维护"

MenuBars("MyMenu").Menus("工资数据维护").MenuItems.Add Caption:="工资活动项录入", OnAction:="gzlr"

MenuBars("MyMenu").Menus("工资数据维护")_

.MenuItems.BeginGroup = True

MenuBars("MyMenu").Menus("工资数据维护").MenuItems.Add _Caption:="个人所得税处理", OnAction:="sds"

(省略)

End sub

能实现如图4的菜单界面，在程序运行中，无需进入工作表下，保障了程序的完整性。

 四、VBA程序应用的注意问题

1、              列内数据的数据属性

    程序发放给应用人员使用中，通常遇到的问题有：VBA编程下的工作表具有数据库的相关性质，列代表字段，行代表记录，列字段单元格的字符属性是一致的，特别是储存“数值”的列，该列单元格都必需是数值而非字符，输入数据时，切勿把“空格”输入到数值格中，否则，计算时出错。尽量在程序中维护数据，可减少出错。

2、              关键引用名

   在程序应用中，工作簿、工作表、列位置、首行位置，在程序实现中是“绝对地址”引用，不得随意更改，否则程序运行出错。当然，若有必要，也可对工作簿加密，使用户离开程序就无法打开工作簿；工作簿存放在多层子目录下，让别人不能轻易看到。

   笔者近三年用VBA编程设计多个数据库应用程序，编程解决一些小问题，感受到其编程的效率比FOXPRO高得多，特别适用于人事数据的编程管理，掌握编程难度低，建立数据库容易。如果你动心了，书店有大量VBA编程书籍，通过学习，一定会成为你的编程利器，提高工作效率的好帮手。