电子邮件的10条规则

 

沟通在工作中的重要性人人皆知。作为现代工作中主要交流手段的电子邮件，我们每个人都在频繁地跟它打交道。以下是一家以英语为主要工作语言的外企介绍的电子邮件的10条规则，虽然有一点语言和文化差异，但其中的一些提示还是值得参考的。

 

 

10 Rules of Email

 

1. Subject

为邮件指定一个标题。

一个简要概括邮件内容的标题能够让收到邮件的人第一眼便抓住这封邮件的主旨。另外，当需要在历史邮件列表中回顾过去的邮件时，标题往往是关键的提示信息。

过去经常遇到一种情况：有些人因为不愿去查找收件人的邮箱地址，便直接在对方前一封发来的邮件基础上回复；结果便是一封标题为“答复：XXXX”的邮件里写的是完全不相干的另一件事情；这多少会引起对方的困扰。

 

2. To & Cc

明确收件人和抄送。

简而言之，收件人是需要处理这封邮件的人，通常你希望得到对方的回复；抄送则主要是让相关上级或同事了解这件事情，并不需要回复。

 

3. Discrimination

在西方国家，歧视是一个严重的问题，包括种族、年龄、性别等方面。因此在邮件中需要小心避免。

 

4. Clear, Concise, To the point.

邮件的内容要清晰、简要、切中要点。

 

5. Do not use all CAPS or lower; Bold, no color.

这一条主要是针对英语邮件的字体风格。

全部大写的句子让人感觉情绪强烈，而且难以辨识；但若是连句首字母和专有词首字母都没有大写，则让人感觉写邮件的人似乎很没精神，或是对正在写的邮件不够重视。

用粗体表示着重，而不是用颜色。这主要是考虑到文化差异，比如红色在中国往往被视为红火、热情、喜庆，而在西方国家则可能被联想到愤怒、激进和攻击性。而且，倘若颜色选用不当，整个邮件可能会变得花花绿绿很刺眼。

 

6. Spelling, Grammar, Punctuation. Don't overuse !.

留意拼写、语法和标点符号。

这里还特别提出一点：不要过多使用感叹号。因为感叹号的句子带有一种强烈的情感和语气，跟工作至上的态度不甚相符。在外企的工作邮件中，可能一年之中也用不到几次感叹号，为数不多的使用则是Happy New Year!和Merry Christmas!。

 

7. Attachment Name.

为附件指定合适的名字，特别是当邮件中包含多个附件的时候。

 

8. Care about Reply to All.

慎重对待全部回复。当收件人和抄送列表中有许多人时，全部回复也将使每个人收到你回复的邮件。

 

9. Business First.

工作优先。

有一个笑话：一个中国人和一个外国人写信谈生意。中国人的信上开篇先是问侯对方的生活称赞对方的文化，接着说咱们有何渊源感情如何深厚，最后说我们那笔生意怎么怎么样；外国人看了信很困惑：他想说什么？相反，外国人的信上是反过来的，先谈生意，然后再交流感情；中国人看了也很不舒服：怎么上来就是生意，一点人情味也没有？

这也是文化差异。

故事总是有点夸张的，而且是多年以前的。在如今的务实态度下，Business First是关于工作邮件（跟信件一样）的共识。

 

10. Thank you. But don't overuse it.

对帮助自己的人说谢谢。但不要太多。

多说谢谢是人际交往的礼节。但如果在工作邮件中总是在说谢谢，可能意味着这个人似乎总是在请别人帮忙。工作需要大家的合作；做好自己的事情，并且跟他人良好的协作，这是每一个工作人的职责所在。

 

 

或许咋看起来这些规则似乎有些过于吹毛求疵了。其实这只是在不同的企业文化下对工作细节的一些观点，仅供参考。

 

关于电子邮件最简单也是最有效的一个规则即是：以点下【发送】键之前重审一下邮件，想想如果自己作为收件人看到这封邮件会有什么问题。尝试着提前把这些问题解决掉。