敏捷实践:比每日会议更疯狂的半日会议!



由“每周例会”说起

每天项目例会的话,频率太高了,可能会浪费时间,如果每月一次,似乎时间太长了,于是我们往往会“每周例会”。
有一次我参加了某项目的每周例会,开会的时间是周五,会上其中一位项目成员反应了一个问题。
我问:该问题什么时候发现的。
答曰:周一。
我问:周一为什么不说这个问题?
……
这是真实个案,有问题为什么不立刻反馈,要等到例会才说?担心例会上没有东西可以说吗?

如果你们公司实施年度绩效考核,12月你的领导找你谈话,进行绩效考核,你的领导说:小X啊,你1月份做得那个事情不对啊,然后2月份到11月份你每个月都重复犯类似的错误啊!你的领导之前一直没有跟你说过此事,直到绩效考核才跟你说,你会有什么反应?如果因为这样,你的绩效成绩很差,导致你得不到年终奖,你会不会有冲动去掐死你的领导?

绩效考核这个案例是虚构的(尽管是虚构,其实有很多类似的真实个案),但道理和“每周例会”其实差不多,开会到底是为了啥?其实我很反感“例会”的这个“例”字,一旦带上这个字,就很容易认为这是例行要做的事情,这样就很容易导致我们走形式,而忘记了为什么要开会?
不过话说回来,前面提到的“每周例会”个案已经不算很差的了,一些项目的每周例会说的事情是:本周干了啥,下周准备干啥。变成了工作汇报会议!如果遇到这样的会议,我会直接开骂:你这项目经理干什么吃的?大家干了啥你平时不知道吗?下周要干啥,你事先没有规划吗?

为了避免走形式,下面开始我不会用“例会”这个词,为了让你们的会议效率更好,建议不要用“例会”这个词,你甚至可以考虑将会议室改名为“War Room”!每一次会议都是一场战斗,是需要解决问题的!一位同事曾经形容过会议给她的感觉,只有四个字:刀光剑影!会上所有与会者都会投入进来,为了项目的成功各抒己见、据理力争。没错,咱们要的就是这个效果!


每日会议是这样开的吗?


极限编程有每日站立会议,SCRUM有每日晨会,那是不是每天开一次会就是敏捷呢?
有朋友提到他们也实践每日会议,但没啥效果。
我问:你们每天开会是不是说一下最近一天干了啥,接下来了一天打算干啥呢?
答曰:是滴……
那自然没啥效果了,这样就变成工作汇报会了,而且更严重的问题是:敏捷开发是今天计划今天的事情,见一步走一步的吗?
极限编程中的小版本发布,以及SCRUM中的Sprint(冲刺),其实就是一次迭代。在某一次迭代中的工作应该是事先规划好的,绝对不是见一步走一步的。每日会议完全没有必要说那些大家都知道的事情,说废话可不是敏捷的初衷。



每日会议应该怎样开?

每日会议应该重点说以下有价值的内容:
1.有什么问题、困难、风险影响你当前的工作,以致不能按照既定计划进行。
2.有什么问题、困难、风险会影响当前迭代的成功?
3.有什么问题、困难、风险会影响项目的成功?
4.当前计划是不是已经或者可能不合时宜了,需要立刻更新或改进?
5.有什么做法或建议可以让项目更加成功?
简单说,每日会议主要是用来让你提出问题、困难和风险的。

每日会议可以让问题隐藏不会超过24小时,并且可以让你的工作及时获得其他成员的支援!这是“白痴”也懂的道理:问题早一点暴露和解决,将会节省莫大的成本。可惜我们往往是为了节省开会成本,日会变成周会甚至是月会,看上去节省了不少开会时间,但项目的问题就在你的姑息下滋生和蔓延,最后可能会要了项目的命!任何项目都会存在大量的问题,如果说你的项目没有问题,那么你要警惕了,没有问题是最大的问题!不是你的项目真的没有问题,而是你们连发现问题的能力都没有了!质量是需要投资的,每天会议就是一种投资。

敏捷开发绝对不是今天计划明天的工作的,要保证每一次迭代都能成功,那么工作就必须落实到每一天。每日会议是保证计划有力执行的重要手段,将项目的情况每天都可视化地展现在所有项目成员面前,让我们一天一个脚印、踏踏实实地将项目做好。

让项目组全体成员明白为什么要每日会议和如何每日会议,这样每日会议其实很容易做到很有效的。每日会议无论是站着开还是坐着开?是早上开还是下班前开?要用白板还是用投影?等等这些都是形式而已。开门见山,抓住要害,必要时要做书面记录。


每日会议进阶

在我的项目中经常会每日会议,而且更变态时我会每半天会议!
我为什么要这么变态半天开一次会议呢?
1.每日会议虽然可以让问题存在不会超过1天便暴露,但我仍然觉得1天的时间太长了,我受不了,最多半天我就要发现它!
2.中国教育制度出来的技术性人才,大多是闷头苦干型,有问题喜欢自己解决,有想法不主动提出来。中国教育制度我无法改变,但我必须改变团队成员的这种工作习惯,那么半天会议会比每日会议更加有效。
3.项目的工作是争分夺秒的,我的项目中的工作时间是精确到小时甚至是半小时的。问题如果可以存在一天,那么一天中就很可能至少会有2-3小时的工作时间是浪费的,将来要返工的,如果半天例会一次,这种返工的时间就会缩短到1小时内。

我的项目加班的时间一般不多,很大程度是得益于每日会议甚至是半日会议。其实每半天会议不算什么创举了,只要清楚明白你想要达到怎样的效果,你就可以实践出更多的最佳实践!美剧《24小时反恐》,剧中处理某些突发事件时,那个反恐部甚至是每1小时一次会议!

开发人员需要长时间的独立思考,你可能会质疑:半日会议会打断开发人员的思路,反而降低效率?你也可能会质疑:项目的整个过程都需要半天会议或每天会议吗?
这个问题很好!每日会议或者是每半日会议,并不会在我的整个项目周期中出现,我一般在以下情况才实施每日会议甚至是半日会议:
1.项目初期头绪很多、隐藏问题很多的时候。
2.项目组成员提不出问题,无法迅速进入战斗状态的时候。
3.软件发布阶段,不断地发现bug和解决bug的时候。

除了半日会议这个变态做法外,我还有其他“另类”的做法:

1.突然会议
当我意识到有危机或隐患需要立刻处理时,我会立刻召集项目会议。

2.任何人都可以召集会议
任何项目组成员遇到问题需要其他人支援,或者他预感到有隐患或危机时,不需要得到我同意,可立刻召集项目组全体或部分成员召集会议,他成为这次会议的领导!

其实道理很简单,就是:发挥团队的力量,尽早发现和消灭问题!在萌芽状态就消灭它,而不是等待问题发芽并壮大到不可收拾的地步。更加不是做鸵鸟,将头埋在沙里,对问题视而不见!


回到原点——为什么要开会?

有朋友在群中提到,他们项目基本不需要开会,因为平时就把问题给解决了!
我觉得这实在是太牛了!说到底开会只是一种形式,问题是我们开会的目的是什么?如果不用开会能用更简单有效的办法达到开会的目的,那么开会干嘛?回到这个原点,我们自然就会处理很多项目中的问题,让会议更加有效甚至不需要会议!

当然有些沟通是必须通过会议来进行的,目前可能我们暂时没有办法完全不需要会议,那么必要的会议是必须的!译作会议的英文单词有“meeting”和“conference”,你知道这两个英文单词有什么不同意思吗?
meeting:参与人数不多,参与者聚在一起讨论问题,每个人的发言权力是平等的。
conference:参与人数比较多,说话的人占少数,大部分人是听众。例如你参加什么过程改进年会,我在上面演讲,你在下面听,那种就叫conference。

两个词的意义不同主要在于三点:
1.目的不同:meeting寻求各人的意见来达成共识;conference主要是宣讲某些人的观点。
2.参与人数不同:meeting参与人数不多(我建议不要超过7人,5人以内最有效);conference参与人数可以很多。
3.参与方式不同:meeting人人有均等发言权力;conference中演讲者占主导,其他人是听众。

按照上述的定义,你可以看看你们项目中的会议是meeting还是conference?
如果你要打造自组织的团队,那么就必须赋予小组成员权力,让你的会议是meeting而不是conference!而且在meeting中做到每个人都是主角!


后话:每日会议不会助长懒人歪风?

有朋友提到:他们解决不了的问题都会抛给我,自己也不思考,搞得我频繁救火,感觉很疲惫。
再进一步深挖此问题,发现:这些项目成员是来自不同部门的,项目经理基本上没啥权力了管理他们,不能影响项目组成员的薪金、奖金和职位升降等。
也就是说:这个项目小组全体成员并不在一条船上!项目的成败只与PM有关,与项目组成员基本没有关系,项目组成员当然是能少干就少干,能不干就不干了!

会议中提问题的目的是集合全体智慧来应对这些问题,如果提问题的目的是为了偷懒,那根本就不是这个味了!这个团队建设或者说团队文化就超级有问题,在这样的基础上,其实无法实施任何敏捷实践。曾经在2011广东过程改进年会上,有朋友问到什么东西是最需要首先改进的?我提出的观点是:首先要做好团队建设,否则其他都是虚的;如果团队建设能做好,那么团队就能自觉解决很多问题,也很容易实施各种敏捷实践,甚至打造属于自己自己的最佳实践。

本文关于每日会议及半日会议的实践体会,是基于项目组全体是在一条船上的基础上的。如果目前你的项目组还不能坐在一条船上,那么请参考一下我在CSDN上已经或即将发表的关于团队建设的文章。

但要提到的一点是,项目组必须是相对独立和有一定的权力,项目经理应该有一定的权力。至于SCRUM中提到的ScrumMaster有点项目经理的意思,但他是没有行政权力的,仅是充当教练的角色。问题是:这样的角色在国外可能适用,但在国内如果你没有任何权力,仅靠人格魅力来带动团队,那要看你的RP了,看看你带领的团队成员是不是都是人格高尚的了。


如果你对敏捷感兴趣,欢迎关注我的“敏捷学堂”系列网络直播课程:(免费滴)
http://www.duobei.com/room/2805475316



作者:张传波

创新工场创业课堂讲师

华为某团队高级顾问

《火球——UML大战需求分析》作者

www.umlonline.org 创办人


张传波 CSDN认证博客专家 大大大火球
软件研发及管理分享大师,《火球-UML大战需求分析》作者,创新工场敏捷课程讲师,豆芽儿-软件研发人才成长社区(www.douya2.com)创始人,豆芽儿公众号原创作者
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包含以下内容: 第一部分 基础篇 001 第一个C程序 002 运行多个源文件 003 求整数之积 004 比较实数大小 005 字符的输出 006 显示变量所占字节数 007 自增/自减运算 008 数列求和 009 乘法口诀表 010 猜数字游戏 011 模拟ATM(自动柜员机)界面 012 用一维数组统计学生成绩 013 用二维数组实现矩阵转置 014 求解二维数组的最大/最小元素 015 利用数组求前n个质数 016 编制万年历 017 对数组元素排序 018 任意进制数的转换 019 判断回文数 020 求数组前n元素之和 021 求解钢材切割的最佳订单 022 通过指针比较整数大小 023 指向数组的指针 024 寻找指定元素的指针 025 寻找相同元素的指针 026 阿拉伯数字转换为罗马数字 027 字符替换 028 从键盘读入实数 029 字符行排版 030 字符排列 031 判断字符串是否回文 032 通讯录的输入输出 033 扑克牌的结构表示 034 用“结构”统计学生成绩 035 报数游戏 036 模拟社会关系 037 统计文件的字符数 038 同时显示两个文件的内容 039 简单的文本编辑器 040 文件的字数统计程序 041 学生成绩管理程序 第二部分 数据结构篇 042 插入排序 043 希尔排序 044 冒泡排序 045 快速排序 046 选择排序 047 堆排序 048 归并排序 049 基数排序 050 二叉搜索树操作 051 二项式系数递归 052 背包问题 053 顺序表插入和删除 054 链表操作(1) 055 链表操作(2) 056 单链表就地逆置 057 运动会分数统计 058 双链表 059 约瑟夫环 060 记录个人资料 061 二叉树遍利 062 浮点数转换为字符串 063 汉诺塔问题 064 哈夫曼编码 065 图的深度优先遍利 066 图的广度优先遍利 067 求解最优交通路径 068 八皇后问题 069 骑士巡游 070 用栈设置密码 071 魔王语言翻译 072 火车车厢重排 073 队列实例 074 K阶斐波那契序列 第三部分 数值计算与趣味数学篇 075 绘制余弦曲线和直线的迭加 076 计算高次方数的尾数 077 打鱼还是晒网 078 怎样存钱以获取最大利息 079 阿姆斯特朗数 080 亲密数 081 自守数 082 具有abcd=(ab+cd)2性质的数 083 验证歌德巴赫猜想 084 素数幻方 085 百钱百鸡问题 086 爱因斯坦的数学题 087 三色球问题 088 马克思手稿中的数学题 089 配对新郎和新娘 090 约瑟夫问题 091 邮票组合 092 分糖果 093 波瓦松的分酒趣题 094 求π的近似值 095 奇数平方的有趣性质 096 角谷猜想 097 四方定理 098 卡布列克常数 099 尼科彻斯定理 100 扑克牌自动发牌 101 常胜将军 102 搬山游戏 103 兔子产子(菲波那契数列) 104 数字移动 105 多项式乘法 106 产生随机数 107 堆栈四则运算 108 递归整数四则运算 109 复平面作图 110 绘制彩色抛物线 111 绘制正态分布曲线 112 求解非线性方程 113 实矩阵乘法运算 114 求解线性方程 115 n阶方阵求逆 116 复矩阵乘法 117 求定积分 118 求满足特异条件的数列 119 超长正整数的加法 第四部分 图形篇 120 绘制直线 121 绘制圆 122 绘制圆弧 123 绘制椭圆 124 设置背景色和前景色 125 设置线条类型 126 设置填充类型和填充颜色 127 图形文本的输出 128 金刚石图案 129 飘带图案 130 圆环图案 131 肾形图案 132 心脏形图案 133 渔网图案 134 沙丘图案 135 设置图形方式下的文本类型 136 绘制正多边形 137 正六边形螺旋图案 138 正方形螺旋拼块图案 139 图形法绘制圆 140 递归法绘制三角形图案 141 图形法绘制椭圆 142 抛物样条曲线 14
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