怎样关联多个 Excel 档工作表（Sheet）中的数据

前不久，有位同事问我有没有办法将两个 Excel 档的数据通过工号整合起来。查阅资料后，得到以下经验，现拿出来与大家一起分享。有人可能要说：“有必要写那么详细吗？” 我认为：大部分使用 Excel 处理数据的人，不象程序员那样能够导入数据库再处理、能够懂得用 SQL 语句的写法，所以每一步我都作了详细图解。

一、         检查 Excel 2003 是否已安装数据库查询功能

菜单栏中点击“数据”→“导入外部数据”→“新建数据库查询”，如图：

如果弹出以下提示则说明，没有说明安装

           在控制面板里找到“添加或删除程序”→找到 Office 2003 → 点击“更改”，如下图

二、        导入数据前的准备

1、如果你的数据格式是有表头的，你先新建一个 Book1.xls，只把部门员工的信息拷贝出来，格式如图

 

                 2、接着把将另一组资料拷贝到 Book1.xls 的 Sheet2工作表，如下图

 

                 3、保存 Book1.xls 到 C 盘根目录，尽量不要存到桌面，以免待会导入的时候不好找。

三、        开始导入数据

1、  现在开始导入数据，为了检验数据的正确性，我们将在 Book1.xls 的 Sheet3 中进行排序，并浏览导入的数据。切换到 Sheet3 ，如图

 

2、  点击“数据”→“导入外部数据”→“新建数据库查询”，如图：

 

 

3、  在弹出的对话框中，选择“Excel Files*”→ 去掉下面“使用查询向导”的复选框（只需要选择一次，再次进入就不会出现勾勾了，系统会自动记住你的设置） → 点击“确定”

 

 

4、  在下面的页面中，找到刚刚保存在 C 盘根目录的 Book1.xls。

 

 

5、  在接下来的画面中，什么也看不到。不要急，点击“选项”（此步也只需选择一次，下次进入时就不需要勾选了，系统会自动记住你的设置）

 

 

6、  勾选“系统表”，如下图

7、  现在可以看到 Sheet1$、Sheet2$、Sheet3$ 了。用鼠标双击“Sheet1$”、“Sheet2$”，待它们出现后，直接点击“关闭”。（注意不要点击“添加”，因为我们要手动建立关联，你若点击“添加”将会出现提示框，然后在数据浏览区将出现“迪卡尔乘积”的记录）

8、  建立数据关联，将 Sheet1 的“工号”与 Sheet2 的“工号”划上等号：鼠标左键点住 Sheet1$ 中的“工号”不放，然后把它拖到 Sheet2$ 中的“工号”上方松开，如图

 

 

你也可以通过以下方法建立连接：点击菜单中的“表”→“连接”，如下

在对话框中选择“Sheet1$.工号”“=”“Sheet2$.工号”→点击“添加”→出现连接后直接关闭对话框，如图

 

 

9、  添加你的字段，查询你要的数据：双击Sheet1$与Sheet2$ 中的部门等字段，在数据浏览区将依照你点击的顺序出现相应的值。

 

 

10、  怎样移除你不要字段：点击字段的标头 → 按下键盘上的“Delete”键即可移除该字段

 

11、  将查询的数据返回Excel ，有两种方法：一是在菜单中的“文件”→点击“将数据返回 Excel”；另一种是直接点击工具栏中的第四个按钮

 

12、  选择地方，正式导入数据

 

四、        结尾——排序处理

执行完以上步骤后，我们将看到：Sheet3与 Sheet1 的员工顺序不同

 

Sheet3 只需要建立新的排序就可达到与 Sheet1 一样的顺序：点中 Sheet3 的“部门”→ 点击 Excel 菜单中的“数据”→ “排序”，如图

 

 

在弹出的对话框中，选择“主要关键字”为“部门”“升序”→ 再选 “次要关键字”为“工号”“升序”→ 点击“确定”

 

最后把 Sheet3 中的“年资”复制到Sheet1 中的“年资”，大功告成！！不容易呀………

 

3、  在弹出的对话框中，选择“Excel Files*”→ 去掉下面“使用查询向导”的复选框（只需要选择一次，再次进入就不会出现勾勾了，系统会自动记住你的设置） → 点击“确定”

 

 

4、  在下面的页面中，找到刚刚保存在 C 盘根目录的 Book1.xls。

 

 

5、  在接下来的画面中，什么也看不到。不要急，点击“选项”（此步也只需选择一次，下次进入时就不需要勾选了，系统会自动记住你的设置）

 

 

6、  勾选“系统表”，如下图

7、  现在可以看到 Sheet1$、Sheet2$、Sheet3$ 了。用鼠标双击“Sheet1$”、“Sheet2$”，待它们出现后，直接点击“关闭”。（注意不要点击“添加”，因为我们要手动建立关联，你若点击“添加”将会出现提示框，然后在数据浏览区将出现“迪卡尔乘积”的记录）

8、  建立数据关联，将 Sheet1 的“工号”与 Sheet2 的“工号”划上等号：鼠标左键点住 Sheet1$ 中的“工号”不放，然后把它拖到 Sheet2$ 中的“工号”上方松开，如图

 

 

你也可以通过以下方法建立连接：点击菜单中的“表”→“连接”，如下

在对话框中选择“Sheet1$.工号”“=”“Sheet2$.工号”→点击“添加”→出现连接后直接关闭对话框，如图

 

 

9、  添加你的字段，查询你要的数据：双击Sheet1$与Sheet2$ 中的部门等字段，在数据浏览区将依照你点击的顺序出现相应的值。

 

 

10、  怎样移除你不要字段：点击字段的标头 → 按下键盘上的“Delete”键即可移除该字段

 

11、  将查询的数据返回Excel ，有两种方法：一是在菜单中的“文件”→点击“将数据返回 Excel”；另一种是直接点击工具栏中的第四个按钮

 

12、  选择地方，正式导入数据

 

四、        结尾——排序处理

执行完以上步骤后，我们将看到：Sheet3与 Sheet1 的员工顺序不同

 

Sheet3 只需要建立新的排序就可达到与 Sheet1 一样的顺序：点中 Sheet3 的“部门”→ 点击 Excel 菜单中的“数据”→ “排序”，如图

 

 

在弹出的对话框中，选择“主要关键字”为“部门”“升序”→ 再选 “次要关键字”为“工号”“升序”→ 点击“确定”

 

最后把 Sheet3 中的“年资”复制到Sheet1 中的“年资”，大功告成！！不容易呀………