程序员必知必会之 word 篇

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程序员必知必会之 word 篇
网易广州 赖勇浩
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       不可否认,相当多的人仍然编写纯文本格式的文档,并且工作得很好。他们坚持使用纯文本格式的原因主要有这几点:一是信仰;二是为了通用性;三是认为纯文本文档更容易通过版本控制系统(SVN/CVS之类)跟踪变化、方便团队协作;四是认为纯文本文件体积更小,压缩率真更高。对于第一点,我非常尊重个人的信仰自由,决不横加指责;对于第二点,是比较有道理的,但我认为也可以使用 word 编辑文档然后转换为 html、PDF 等跨平台的丰富格式文档来解决;对于第三点,事实上 word 之类的现代字处理系统已经有非常完备的版本控制支持,并且比常见的通用版本控制系统工作得更好,我将在本文的最后一节“协作”中讲述;对于第四点,现在的存储器非常廉价非常可靠(2007年11月400GB的硬盘只价值不到1000元RMB),而 ADSL 宽带也已经进入千家万户,如果你还在意文档的体积,我只能说你的思想还停留在 286 年代,根本没认清当前形势孰轻孰重。
纯文本文档编写者也正在转向使用 AsciiDoc 等工具能够“理解”的格式,并且最终交付给“用户”的并非纯文本文档,而是经过 AsciiDoc 等工具“编译”过的具有丰富格式的 html 、PDF 格式的文档。既然大家都认同具有丰富格式的文档更能够清晰地表达作者的意图和想法,那何必去学习 AsciiDoc 之类的工具繁杂的命令呢?直接使用 WYSIWYG 的 word 无疑是一个非常理想的选择(*nix 爱好者可以选择 OpenOffice 等)。如果今时今日还坚持写纯文本文档,而且坚持不使用 AsciiDoc 之类的工具来增强文档的表达力,我不得不承认他的装逼艺术已经瑧于化境;但如若你有一位正在推广他专有的纯文本格式的上司(其实这还是好事,起码他有自己的标准,最怕那种自己都是想怎么着就怎么着而心里完全没谱儿的),我除了两把同情泪,什么也给不了你。
排版是为了增进文档的表达力,使读者能够快速、有效地理解文档所承载的内容。正如有着适当缩进与空行的代码更容易阅读一样,合适地对文档进行排版能使文档更容易阅读,而且能使读者爽心悦目。什么叫合适地对文档进行排版,怎么才算是合适的,是个很难回答的问题。但对于软件开发行业而言,清晰、简洁,应该是一个不错的答案。具体来说,就是排版绝非浓墨重彩的创作,把文档弄得花里胡哨并非我们程序员的追求;形式应当为内容服务,以内容为主,是必须坚持的原则。
讲什么和不讲什么
       在开篇之前说清楚这个问题是很有必要的。因为 word 如此强大,以致市场上有无数本书籍来讲解、教学;甚至台湾的知名技术作家侯捷先生也专门编写过一本《Word 排版艺术》。以侯捷先生的文笔,耗费近400页的厚度,仍然不能完全讲述 word 使用的方方面面,我这篇短文肯定不可能是面面俱到的百宝书。
所以在这篇文章中,我的重点放在通用的思维方式上,即关注基本的排版概念、审美、样式、图片格式的差异以及团队协作等内容上。它不是面向初学者的教程,它讲述的是怎么让文档看起来美观、大方、实用而又能让你不必在形式花费过多的时间和心思,让您能够在保证文档美观的同时切实地关注内容建设。
这篇文章中不讲的是 word 菜单(工具栏)项的意义、基本的字处理系统操作(如复制、插入表格、插入图片、编辑图形等)、word 中内置的隐晦功能(如使用shift+6 输入省略号、取消首字母自动大写等)以及使用 VBA 开发 word 插件等。
因此本文所说的内容大部也适用于 word 的各个版本,以及部分也适用于金山 WPS 和 OpenOffice 等,但实现功能所须的操作不尽相同,行文以 word 2003 为准。
基本排版
1)    中文文档必须使用全角标点符号,段前缩进两个中文字符,西文字符使用半角字符。行首不能是标点符号(这一点 word 自动帮你解决,使用纯文本时就必须自己注意)。西文文档不能使用全角标点。
2)    调整行间距与段间距来获取较好的视觉效果,决不使用段间空行来增加段与段之间的间隔。
1段落 设置对话框
3)    使用自动编号功能,决不采用手工编号。原则是当在各个条目间增删条目时能够利用 word 自动调整而无须手工更改,另一个好处是可以方便地更换编号风格。
2项目符号和编号 设置对话框
4)    使用题注。题注即是对图像、图表、表格等页面元素的标题性质的注解。如上一条目中的:图 1 项目符号和编号 设置对话框 。使用题注的好处跟使用项目符号和编号相同。
3 题注对话框
5)    使用交叉引用。所谓交叉引用即是在某个文档对象中对其它对象的引用,如很多书籍中觉见的:如图2-11 什么什么的图。这应该使用交叉引用的功能实现,交叉引用的好处是能够在被引用对象(如题注)改变时自动改变,无需手动编辑。
4交叉引用对话框
6)    使用脚注与尾注。脚注出面在页面最底部分,尾注出现在文档最后部分。它们能够根据插入位置的变化而变化。如在第6页中插入的脚注,后来编辑时插入点移动到第7页,则脚注会自动从第6页底部移动到第7页底部。
5脚注和尾注对话框
7)    正确设置页眉与页脚。页眉是指页面顶部的留白,上面可以写上文档或章节的标题等;页脚是指页面底部的留白,一般写上页码等信息。
8)    使用样式,而不是逐个指定字体、字号等。样式不仅能够使作者从复杂的字体、字号海洋中解放出来,而且有利于形成统一风格;另一个重要的作用是样式能够用来制作目录,实现目录的半自动更新。关于样式的进一步描述请见下节。
9)    制作目录。目录能够让读者快速了解文档的主要内容,有助于清晰地理解文档结构;另外一个作用是能让读者快速选择、定位自己需要的信息。关于目录的制作,可以先对文档应用样式,然后在索引和目录对话框中选定合适的目录格式即可。
6索引和目录对话框
10)使用边框和底纹突出显示特殊对象。作为程序员,在文档中引用代码是常见的。如何表达代码与内文的不同,可以考虑使用不同的边框和底纹。如我就经常使用浅青绿的底纹来标识这一段文字是代码。
7边框和底纹对话框
11)使用分隔符和分节符。它们用以实现文档的分块,分隔符比较容易理解,分节符能够把文档分为若干节(这个节跟章节的节不同,不是逻辑上的,而是物理上的),分节符能实现每一章在奇数页开始等功能。
样式
       所谓样式,是指某一个或者一系列对象的样貌形式;通常包括但不限于字体、字号、缩进、位置、斜体、粗体、行距、段间距、边框、底纹、制表位等诸多属性。总之,非常复杂,如果人工记忆这些属性的多种组合,然后逐一应用,是非常痛苦的事。word 对这些属性进行抽象后统称为样式,并且内置了多种不同的合适的样式让我们非常方便地使用。
       那么为什么要使用样式呢?答案当然不是因为 word 提供了这些。使用样式的理由是使文档更加清晰、有条理。就像纯文本文档编写者会在大标题下加上一串=”字符,丰富格式文本可以使用不同的字体(如黑体)、字号(如比正文大的字号)来表达这一意图,通常情况下丰富格式文本能够做得更好,可以达到一目了然的效果。
8 word 2003 支持的所有样式
       在这么多样式中,我们最常使用的是标题1、标题2、标题3等样式。通常我们用标题1样式来装饰我们的文章标题、标题2装饰章名,标题3样式装饰节名。还有标题4、标题5……标题9,以及一些表格样式、副标题、列表样式等。在本文中,我使用了标题2来装饰文档标题,标题3用以装饰节名。
       内置样式可以修改,可以在样式和格式列表中选中想要修改的样式,然后在其右侧的下拉菜单中选择“修改…”即可打开如下对话框:
9修改样式 对话框
       除了能够使用内置样式外,还可以自定义样式。在样式和格式列表中点击新样式…按钮,即可打开如下对话框:
10新建样式对话框
如图 10 新建样式对话框就是我在上文提到的使用浅青绿底纹来标识代码的所用的样式,定义样式后能够快速地应用固定的属性,不必一再打开对话框设置,加大效率,减少出错。
图片
       在 word 中插入图片是谁都会的功能,但使用什么样的图片却大有文章可作。所以我在这里主要是讲述如何利用合适的图片格式,使它更清晰、体积更小。
       讲到图片格式,最为人熟悉的是 jpg 格式了。大家都知道 jpg 格式的图片体积较小,所以很多人把它当成了保存图片的首选。其实并非如此,jpg 格式并非体积最小的,甚至在很多情况下也不是相同体积下图像最清晰的。下面用实例来比较一下吧:
11 24位真彩色BMP
上图是屏幕抓图的部分,主体为 Windows Media Player 的播放界面,背景为编辑中的 Word 。
12 256色图片
可以看到转为256色之后,所有的渐变色都化为一个个并列的色块(注意播放器左下角和中间的特效)。
13 16色位图
相比256色位图,16色位图的色块更大,过渡更少。注意播放器左下角的windows logo,已经丢失了绿色和蓝色。题外话:这是一个不好的 logo 设计,好的设计应该能够在不同的色深环境下都能大体上保持不变。
14 jpeg 格式图片
上图是图 11 24位真彩色BMP 的 jpeg 格式,可以看到 jpeg 格式能够很好的保证丰富的渐变,不足之处是文字周围出现了毛边,字符变得模糊。
15 PNG 格式图片
可以看到 PNG 格式除了能够像 jpeg 格式那样完美地保证丰富的渐变外,还不会导致文字产生毛边,字符边缘仍然非常锋利。看起来一切都比 jpeg 格式更好,唯一的坏处是 PNG 格式的体积是 jpeg 格式 2 倍。这在网络传输上,是致命的,便随着 ADSL 的普及,PNG 格式正在受到更多关注。特别是 PNG 格式支持 256 色的图片,能大幅减少体积。
16 256色的PNG 图片
从上图看,256色的 PNG 图片几乎没有比真彩色的图片差多少,仍然拥有完美的渐变和锐利的文本,但体积却只比 jpeg 格式稍大一点点,极具实用价值。
17 gif格式图片
gif 格式是另一种常见的网络格式,它只使用256色调色板。从上图可以看到 gif 格式图片中出现了许多燥点,这是 gif 用来冲淡颜色而增加的。gif 基本上能够保持渐变,文本也较为锐利,但会出现色偏,适合没有渐变色且内大量色块构成的图片,如饼图。它的最大优势是体积小,比 jpeg 格式还要小。
格式
体积
渐变
文本
文档中的使用建议
24位真彩BMP
1020 KB
完美
锐利
体积大,不可用
256色BMP
351 KB
色块
锐利
偏色,体积大,不可用
16色BMP
175 KB
更大的色块
锐利
严重偏色,不可用
JPEG
62 KB
完美
模糊
相片、游戏或视频截图的最好选择
PNG
137 KB
完美
锐利
图片和文字同样重要的时候的最佳选择
256色PNG
75 KB
近乎完美
锐利
除质量外,还在意体积时的最佳选择
GIF
55 KB
较差
税利
简单构成的图片的最佳选择,如饼图、柱状图、K线图等
图表 1图片格式选择参考
根据上表,你就能够在自己的文档中使用合适的图片格式来制作又漂亮、体积又小的图片了。
协作
18 Word中对协作的支持
从上图可以看到 Word 对协作的支持非常丰富,根据我们常用的功能可以分为三类:多人协作(共享工作区)、版本控制(修订与比较合并文档)和权限设定(保护文档)。
多人协作
19共享工作区的界面
共享工作区的界面很简洁,六个 TabCtrl 提供的功能分别是:状态、成员、任务、文档、链接和文档信息。
共享工作区提供以下功能:
1) 文档库  在文档库中,可以存储共享工作区的所有成员都可以访问的文档。“共享工作区”任务窗格会显示存储当前打开的文档的库。
2) “任务”列表  在“任务”列表中,可以将待办项目及截止日期分配给共享工作区的成员。如果另一位成员已将任务分配给您,则您可以在“任务”列表中核对它。当其他工作组成员在“共享工作区”任务窗格中打开“任务”列表时,他们可以看到您已完成了该任务。
3) “链接”列表  在“链接”列表中,可以添加指向共享工作区的成员感兴趣的资源或信息的超链接。
4) “成员”列表  “成员”列表显示共享工作区成员的用户名。在“共享工作区”任务窗格中,也包含联系人信息(如闲或忙状态、电话号码和电子邮件地址)和其他属性,因此成员之间可以很容易地彼此保持联系。
5) 电子邮件通知  可以使用电子邮件通知来接收对共享工作区中的列表、特定项目(如任务状态)或文档的更改的通知。
版本控制
       Word 对版本控制提供了内置的支持,但必须通过编辑人员主动启用才能进行工作。启用的方式是[工具]->[修订]菜单打开“修订”功能,Word 即会忠实地记录每一个改变,而且下一个审阅者可以接受(或不接受)前者的修订。
       使用修订功能进行编辑的文档,可以使用[工具]菜单下的[比较并合并文档]功能来 merge 不同的版本。
       这些都是一用就会的功能,在这里就不举例,不抓图了。
权限设定
20保护文档
       对文档的权限设置在[工具]菜单下的[保护文档]菜单项中,我们可以设置文档可用样式的限置。也可以编辑限制:修订、批注、填写窗体和未作任何更改(只读)等。还可以指定有编辑权限的成员等功能。
小结
       这篇文章到这里就告一段落了,希望本文能够帮助您形成良好的 Word 排版技能和意识,制作出精美的文档。Word 还有很多功能可以发掘,您可以参考专业人员编写的书籍。
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