企业信息化:用IT解决沟通

最近在某公司的OA系统理念的启发下,对于企业内部的沟通进行了深入的分析。感觉十分有意义。这里做详细的阐述。

如果你需要进行规划企业内的基础系统,您一定非常关注你需要哪些系统,而且哪些系统体现什么作用。

首先,对于企业来讲,从根本上来讲,是解决的人和事之间的事。管理也是如此。主要就是人和人、人和事、事和人、事和事之间的沟通。当管理需要IT手段来辅助的时候,IT的产品也就越来越丰富。下面是一张沟通分析表。

IM

Mail

Voice

Video

SMS

全文检索

Calendar

Task

Project

Blog

Alert

RSS

知识管理

工作流

系统监控

上面表格中列出的是一些我们曾经听到过或者看到的工具或者一个个功能。但这些确实帮助我们更好地工作。

更关键的是,这些系统之间是有关系的。这是我们规划企业中沟通系统的重中之重。这和规划其他系统一样,整合是第一位的!

企业以盈利为目的,盈利必须做事。如果采用管理五环来分析一件事情的全过程,并因此而分析工具的具体用处,那就会得到一张更加清晰的表格。

事理

活动

工具

协同需求

目标管理

TOP会议

BI

计划

项目策划

计划

KPI指标

Project

Calendar

Task

Yes

执行

计划执行

Alert

Task

Yes

过程督导

KPI跟踪

FLASH会议

Blog

RSS

结果考评

KPI考核

上面这张表,需要解释一下。所谓协同,是指针对同一件事,多个人在不同地点需要同时工作。有协同的需求,要求工具必须可以同时操作。

下面我通过描述一个场景,来说明各软件是如何发挥作用的,而且软件和软件之间的关系的整合方向。

针对计划的工作,我们一般需要将目标进行分解,并细化到具体的资源(责任人)和时间。这里使用project(不一定是微软的Project软件),进行WBS分解,并进行时间安排,分配到各相关责任人。在计划的过程中,多个负责人有可能需要协同编辑、细化任务。

分解后的任务项,会作为任务和日历分发到责任人的工作桌面(IM)上。这样就过渡到执行阶段。在执行的过程中,系统以Alert的方式,提醒责任人需要完成的任务。责任人每完成一个Task,就会更新Project中的一个任务。这样项目负责人,就可以很方便地了解项目整体完成情况。

在项目过程中,相关责任人有任何工作总结、反思。提交到Blog系统中。相关责任人和关注者,使用RSS阅读Blog的更新。并在Blog中给予反馈。

最后,所有关于此项目的信息,作为知识进行沉积。便于以后的检索。

上面是针对完整的事情来讲的。实际上,我们平时的很多工作,可能在某些方面都会弱化。

根据GTD的理论,对于事情,我们是可以归类的。一些事务性的,使用Calendar管理,一些小事,使用Task管理,一些文档,备案作为知识管理,一些大的事情,使用Project进行分解计划,计划后又分解为Calendar和Task。

很多事情在工作过程中,会出现资源冲突。这种冲突可能会演化为事情和人的冲突。这就需要系统监控。而事件驱动事件的方式,在没有IT的年代,是通过事件通知人,人通知事件的方式进行沟通。而有了IT,可以通过工作流,使得事件可以驱动事件。这样就减少了人参与的沟通。

总体来说,解决沟通的问题,涉及到很多产品和技术。IT形式下的沟通方式应该如何进行,需要进行系统的规划。不管如何,这是一个好的开始。

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