Outlook 2010 与 SharePoint 2010同步

最新推荐文章于 2019-08-16 23:11:39 发布

段传涛

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转自与：http://office.microsoft.com/zh-cn/sharepoint-foundation-help/synchronize-sharepoint-2010-content-with-outlook-2010-HA101881295.aspx

您可以使用 Microsoft Outlook 2010 同步 SharePoint 库、联系人列表、任务列表、项目任务列表和特定类型的 SharePoint 列表中外部。因为许多 SharePoint 2010 用户也使用 Outlook 2010 进行协作和坐标的活动和项目，同步这些库和列表功能可以帮助您成为效率更高，尤其是当您脱机工作或 don\rquote t 具有方便地访问到您的 SharePoint 站点所有时间。

本文内容

若要同步内容与 Outlook 2010 SharePoint 2010 简介

您可以使用 Outlook 2010 同步 SharePoint 库、联系人列表、任务列表、项目任务列表和特定类型的 SharePoint 列表中外部。因为许多 SharePoint 2010 用户也使用 Outlook 2010 进行协作和坐标的活动和项目，同步这些库和列表功能可以帮助您成为效率更高，尤其是当您脱机工作并 don\rquote t 具有方便地访问到您的 SharePoint 站点所有时间。

同步这些库和列表，您必须在客户端计算机上安装的 Outlook 2010，您必须具有协作文档库或列表的权限。

查找有关使用 Outlook 2010 SharePoint 2010 中的详细信息 另请参阅 节并在 Outlook 2010 帮助系统。

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使用同步的文档库

您可以同步 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间的 SharePoint 库。一旦同步库，库出现在下在 Outlook 导航窗格中的文件夹作为 SharePoint 列表

您在使用即时搜索时 Outlook 将搜索所有已同步的 SharePoint 文档。Outlook 阅读窗格中的文档预览使您能够轻松地浏览搜索结果。您可能会发现打开，并将更改保存到 SharePoint 文档中，从 Outlook 更快、更方便。您可以再预览、编辑，和管理从 SharePoint 库，在 Outlook 中的文档。您可以也使库脱机、处理库中的 Office 文件、将它们重新联机，然后同步所做的更改。

此同步是单向或单向的 Office 文件。SharePoint 库中的文件所做的更改可以下载到 Outlook，但你不能在 Outlook 中的非办公文件进行更改，并将其上载到 SharePoint 库。如果脱机使用 Outlook，您可以编辑如 Word 文档、 Excel 电子表格和 PowerPoint 演示文稿的 Office 文件。来重新联机时可以将您的更改上载到 SharePoint 库中。然而，Outlook 不会跟踪在 SharePoint 库取得这些 Office 文件所做的更改。为获得最佳的结果签出这些文件首先，如果您打算在 Outlook 中，对他们进行脱机更改。

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使用同步的联系人列表

您可以同步 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间的 SharePoint 联系人列表。这使您能够存储、共享，和管理 SharePoint 更有效地在 Outlook 中的联系人。您可以还使脱机的联系人列表、与该联系人的工作、将它们重新联机，然后将它们从 Outlook 2010 或 SharePoint 2010 同步。

从 Outlook 2010 同步的 SharePoint 联系人列表中工作，就像其他 Outlook 联系人文件夹。您可以查看、编辑、打印，以及甚至使用 Microsoft Office Communicator 调用这些联系人。您可以将其发送电子邮件和会议要求，使用颜色类别，存储多个电话号码和电子邮件地址，并包含联系人的照片、电子名片以及生日和纪念日信息。

此联系人的列表同步是双向或双向。与 SharePoint 联系人列表会自动同步到这些联系人在 Outlook 中所做的更改。SharePoint 联系人列表所做的更改将自动同步 Outlook 中的联系人。

当您在 Outlook 中打开 SharePoint 联系人，或打开联系人列表中，SharePoint 2010 年时，您将看到最新的更改。如果在 Outlook 联系人中进行了更改，打开 SharePoint 联系人列表时，您必须刷新浏览器以查看最新的更改在 SharePoint 列表中。如果 SharePoint 联系人列表中进行了更改，而在 Outlook 中打开该联系人时，您必须使用 发送/接收 命令来查看最新的更改，在 Outlook 联系人中。

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使用同步的任务列表

您可以同步 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间的 SharePoint 任务列表。您可以使用一个标准的任务列表和是类似于一个标准的任务列表，区别在于项目任务列表提供了一个图形的显示名为甘特图视图的任务项目的项目任务列表。您可以还使任务列表脱机、与列表中的任务工作、将它们重新联机，然后从 Outlook 对它们进行同步。

同步的任务列表的内容出现在导航窗格中的其他任务下，并合并待办事项栏中。跟踪状态、进度和历史记录的项目，团队成员可以创建、分配、更新、响应，和在各自的 Outlook 文件夹中工作时删除任务。

您还可以应用标志和类别可在同步的任务与您的 Outlook 任务一样。标志和类别不会出现在 SharePoint 网站上，但在使用您在 Outlook 中的同步任务时，标志和类别都可用。与任务和日历中，也完全集成 SharePoint 任务通知，您可以选择设置以自动生成电子邮件通知和提醒。

此任务列表同步是双向或双向。这些任务要在 Outlook 中所做的更改将自动同步与 SharePoint 任务列表或项目任务列表中。SharePoint 任务列表或项目任务列表中所做的更改将自动同步，与在 Outlook 中的任务。当在 Outlook 中中, 打开该任务，或打开 SharePoint 任务列表或项目任务列表中，SharePoint 2010 年时，您将看到最新的更改。

如果在 Outlook 任务中进行了更改，打开 SharePoint 任务列表时，您必须刷新浏览器以查看该列表中的最新更改。如果 SharePoint 任务列表中进行了更改，而在 Outlook 中打开该任务时，您必须使用 发送/接收 命令来查看最新的更改在 Outlook 任务。

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使用同步的外部列表

您可以同步 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间外部 SharePoint 列表。SharePoint 的外部列表通过 SharePoint 设计器 2010 年，使用业务连接服务（BCS）创建的并可以包含读/写访问的业务线数据值，如 SQL Server 或 SAP 的数据源。

在 SharePoint 设计器 2010 年中创建一个外部的内容类型时你使外部数据的外观和行为就像在 Outlook 联系人或任务的项目可以将其映射到本机的办公室项目类型，如联系人或任务。就例如假定您的外部数据为客户的列表，您要在 Outlook 中显示该外部数据。因为客户数据相似在 Outlook 中的联系人，您可以将该外部的内容类型映射到在 Outlook 中的联系人项目。通过使用连接到 Outlook 命令连接到 Outlook 的外部列表后，您可以创建、更新，和直接从 Outlook 中删除外部数据，正如您将创建并更新您的 Outlook 联系人和任务。

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其他集成点

outlook 2010 SharePoint 2010 包括下列与具有其他集成点：

参加联机讨论通过使用电子邮件
显示 SharePoint 2010 和 Outlook 2010 日历--并排
管理 SharePoint 警报和 RSS 源
创建会议工作区
例如对于 SharePoint 2010 年，以使用 Outlook Web 部件显示的 Outlook 邮件
从您的同事管理社交源使用的 Outlook 社会连接器加载项。

在 Outlook 2010 和 SharePoint 帮助系统中找到有关这些额外的集成点的详细信息。

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与 Outlook 2010 同步 SharePoint 库

在您的浏览器导航到包含您想要同步的库的 SharePoint 网站。
单击快速启动上库的名称，或单击 网站操作 ，请单击 查看所有网站内容 ，然后在相应的库部分单击到的库名称

注释 A SharePoint 网站可以显著修改在外观和导航。如果您找不到命令、按钮或链接，如的选项与 SharePoint 管理员联系。

在功能区上库选项卡中将 连接和导出 组中，单击 连接到 Outlook
当系统提示您打开您的计算机上的程序，请单击允许
如果系统提示您确认操作，请单击是

在 Outlook，库添加到导航窗格中，在 SharePoint 列表 在库中的文件的行为类似于电子邮件。对于 Office 文件单击以预览该文件在阅读窗格中的，或双击文件打开它。用鼠标右键单击该文件的更多的选项。

注释

如果库有子文件夹，并且您希望有权访问的所有文件在 Outlook 中查看在其顶层库，然后将其连接到 Outlook。默认状态下，如果您是一个的库的一个子文件夹中，然后将库连接到 Outlook，只有该文件夹的内容进行连接。
若要进行只在 Outlook 中的单个文件夹的内容有两个选项。如果您想要在 Outlook 中访问的文件所在的文件夹未打开，指向文件夹中，单击 打开菜单 箭头的显示，然后再单击 连接到 Outlook 如果您要连接该文件夹已被打开，步骤连接库。
将库连接到 Outlook 后，您可以邀请其他团队成员连接到库。用鼠标右键单击在 Outlook 中，库名称，然后单击 共享此文件夹

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