工具系列之邮件--浅谈工具如何改变你的工作效率

关于提高个人工作效率有很多方法，如计划工作、时间意识；集中精力、避免并行；简化工作、任务分解；回顾反省、总结经验；劳逸结合、健康体魄等等。本文以日常工作过程中人人都在用的邮件为出发点，从工具辅助、改善习惯的角度看待个人工作效率与工具使用方式上的关联，试图找出使用邮件的最佳实践。

通常，针对重复性或耗时过长的工作，我们利用工具来改善过程；针对自身能力或工作上存在的弱点，我们利用工具进行弥补。邮件作为最典型的一个职场工具，其在具体软件和操作上有丰富的表现形式，文中提到的邮件相关知识和使用方式主要都是面向初级用户，但工具使用的习惯有时候一旦形成，如果使用方式不当反而比较难以融入到团队统一的方式中去，所以也推荐中高级用户可以参考一下。本文强调团队协作模式下工具的使用场景、策略和原则，不以工具的具体操作方式、步骤和不常用功能为重点。

一.  关于邮件

关于邮件，第一个问题是我们什么时候使用邮件？个人觉得在需要多方协作且时效性不强、需要明确细节、追踪状态、安排事情、需要历史记录备份时使用邮件是合适的。邮件是沟通模式中典型的“推模式”，受众明确但不适合版本信息管理。那使用邮件有什么好处呢？邮件为我们提供了过程记录、冗余备份、有效的信息传递手段和丰富的内容检索方式。

本文要回答的问题是我们应该如何使用邮件来提高自身的工作效率，下文主要从两大方面对这个问题进行展开：写邮件和管理邮件。

二.  写邮件

我们首先来看两个场景分析：

场景一：

下面的这两封邮件来自Scott Berkun的《Making Things Happen: Mastering ProjectManagement》，其中一封写得好，一封写的不好。这是第一封：

过去四周以来，我们之中有很多人想知道，我们重新设计的程序代码签入流程，什么时候可以最终完成。我知道我们花了很长时间在门厅和会议室里讨论，想找出正确的方法来决策，但却没有了解新流程的实质设计。挑选委员会成员对我来说也不容易，很多人都知道，花的时间要比预期多。我为此感到道歉，但这些事还是发生了。
所以，首先，我想让你们知道新提案的一些重点，避免有人错过了我们的周会讨论，或者这两周没有和我谈过情况：
1.签入程序非常重要。它们决定我们到底在构建什么。
2.每个人都有意见。我们都听过Randy和Bob各自的详细描述，解释他们认为当前系统这么糟糕的原因。
3.没有简单的答案。我们讨论过的多数修改都有缺点。所以，当我们最后达成结论时，在转换时期会有一些粗糙之处，而且可能会持续不断。
得出这些结论后，现在我想让你们知道，本周剩下的时间我会给你们发去修改过的提案。请注意我发的下一封电子邮件，应该很快就会发了。

这是第二封：

新的签入程序流程的最终提案已完成，放在网站上：http://intman/proc/checkin/。
因为这是一个有争议的问题，我已经和团队中的多数人一对一地讨论过这个提案，整合了每个人的反馈意见。如果其中没包括你的，而你有强烈意见，请尽快发给我。
但要注意：关于这些即将到来的改变，这是第二次公开声明。目前修改的机会很小，今后会更小。请现在就采取行动，不然就保持沉默。
周五下午五点，是针对上述提案和我联络以提出反馈意见的截止时间。在那之前，我会考虑和回应任何问题或意见（和适当的人共同研究）；否则，这件事就这样，并在下周开始生效。

大家对比两封邮件，不难得出结论：第二封邮件写得好。那第一封邮件的问题出在哪里呢？个人认为第一封邮件看起来写的很不错，但实际上存在很多让人分心、难以把握邮件重点的内容，而且有些描述摸棱两可。反观第二封邮件所有的描述都是面向行动，让接收方明白自己该做什么以及在什么时候做，这样邮件的价值就体现出来，通过该邮件起到的协调和沟通作用也在无形中提高了所有人的工作效率。

场景二：

场景二由三封邮件组成，这是第一封，由发信方发给客户：

According to the schedule of shipping, the boards should have been received. Do you get them? 
As agreed before, boards will be tested and paid within 20 days after received. 
Well, after ready,