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为什么专业服务公司选择ECM?

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OceanX ECM为专业人士提供企业内容管理解决方案,有效组织,搜索和管理客户事务。通过使用审计跟踪,版本控制,访问控制,电子邮件管理,法律案件管理和索引等强大功能。它不仅帮助专业人员在分布式团队之间执行以项目为中心的协作,而且还实施其工作实践与政策保持一致。

 

专业服务公司的专业人员每天都需要处理大量的项目文件。如果公司没有实施ECM解决方案,则可能会遇到以下问题:

•   纸本文件夹可能散落在桌面上

•   难以搜索需要的纸本文件,可能会损坏或丢失

•   一次只能有一个人访问项目文件夹

•   电子邮件和电子档文件必须手动打印和归档

•   对正在访问的文档没有审计跟踪

•   在办公室中消耗大量宝贵的存储空间来存储项目文档

 

ECM如何帮助专业服务公司管理项目文档?

•   电子邮件管理 - ECM为专业人员提供了一个管理所有收到的电子邮件的平台,可以轻松地同时发送和存档电子邮件,或者只提交附件。

•   以项目为中心的工作空间(PCW) - ECM通过使用审计追踪,版本控制,访问控制,法律案例管理和索引等ECM功能,为专业人员组织,搜索和管理他们的项目,以提高整个流程和效率。

•   实现地理透明度 - ECM为专业人员提供了一个平台,即使他们位于不同的地理区域,也可以在项目文件夹上进行协作

•   知识管理 - ECM提供了一个管理所有公司知识资产的环境。ECM帮助专业服务公司管理知识资产(例如先例,专有技术和形式),提高绩效和生产力。

•   版本控制 - ECM可以帮助专业人员创建或搜索需要的最新版本的文档,而不用担心会浪费时间在错误的文件或文件夹上。

 •   改善客户服务 - ECM帮助专业人员有效处理所有客户事宜,并获得良好的客户体验和客户服务。

 

OceanX ECM解决方案-针对专业服务公司

法律项目管理 - 您可以管理从查询到实际案件的所有法律案件,并在OceanX ECM法律案件管理工具中创建相关文件夹。

以项目为中心的工作空间 -它提高电子文件的采用率,并降低安全风险,高效管理合同,电子邮件等,提高您的工作效率。

Outlook Add-in- 您可以直接将Outlook文件/附件保存到OceanXECM,系统会建立一个存档位置,一步即可存档电子邮件。以前提交的电子邮件有明确的标记,大大节省邮件管理的时间。

Office Add-in - 您可以将MS Office文件直接打开保存到OceanXECM中,不需要先保存MS Office文件并上传到ECM界面。

撷取项目文件信息- 您可以使用全文OCR,IMR,条形码识别,可搜索的PDF和表格识别等技术通过扫描仪,电子邮件或其他设备将您的项目文件输入到OceanX ECM,您可以轻松地索引和保存项目文件到OceanX ECM。

 

版本控制 -使专业人员能够轻松高效地搜索/创建最新的文件。

审计跟踪 - 对文件的操作跟踪记录,审计跟踪提供详细的记录,列出每个事件文件夹和文件的每个编辑和访问记录。

项目文档索引 - 您可以通过在OceanX ECM中自动索引来更轻松地找到您所需要文件。项目文件索引将被自动继承到文件夹索引中,不需要任何手动输入。

通过OceanX PDFX将文档转换为PDF -將不同文档如Word, Excel转换成PDF.案件结案后,将所有文档转换成PDF,变成有完整目录的案件卷宗。



连宗奇 Jon Lian

 


文章最后发布于: 2018-01-03 16:10:01
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