案例：看OA如何攻克政府公文管理“多、细、繁、急”4大痛楚

摘要：公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系，牵扯到的部门和人员极为广泛，同时，公文的拟稿、审稿是否规范，签收、执行情况如何等，传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的。

【案例背景】公文管理四大痛

曾几何时，“文山会海”四个字似乎概括了政府机关的绝大部分工作，而如今，针对“文山会海”整改行动早已在全国开展起来，但对于政府机关而言，公文和会议仍然是逃不开的两大核心。一个在政府机关工作的朋友告诉我，他所在的单位，一年处理的公文有6万多件次，如果按工作日来算，每天要处理一百六七十件，其重要性可见一斑。

公文处理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程，主要表现在：

 

多：政府机关的公文类型繁多，包括决议、决定、命令、公报、公告、通稿、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等，几乎涉及到日常工作的方方面面，可以说，离开公文，很多政务工作将无法进行。

细：政府机关对公文格式的要求非常严谨，从审批用词到发文的字体字号、线的颜色/粗细都有严格的标准。各个环节都需要严谨仔细。

繁：政府机关每一种发文的文种的审批都有明确的审批路径，并且会涉及到上下级单位之间的流转，规范性强且复杂程度高。

急：政府公文往往对时效性要求非常高，什么时候的事什么时候办，一个文件不可以一办就办个十天半个月甚至更长时间：抗洪抢险的文件等洪水涨得决堤了再办将没有任何意义！

 

政府机关走出“文山会海”，走向高效办公，就好比断奶的过程，是一种必然，但过程需要付出很多的努力。

 

【案例再现】以公文管理为核心的政府工作平台

如何更好、更高效、更规范地落实公文管理呢？

回首2003年，协同OA刚刚开始往办公领域发展的时候，就已经注定了协同OA与政府公文管理的不解之缘。如今，协同OA已经成为全行业适用的组织管理平台，以公文管理为核心的政府工作平台也受到了政府机构的青睐。

 

以公文管理为核心的政府工作平台

 

发文拟稿——

细致落地：文种、公文格式、紧急程度细节全覆盖；

化繁为简：随需触发发文路径，支持复杂流转路径。

 

发文审核：合并文件供领导审阅&移动端推送、实时审批，支持手写签批

 

套红签发

 

发文用印

 

工作门户（上：百度风格通用工作门户、下：领导个性化的虚拟工作桌面）

 

【案例延伸】OA中公文管理的落地难点

公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系，牵扯到的部门和人员极为广泛，同时，公文的拟稿、审稿是否规范，签收、执行情况如何等，传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的。即使通过协同OA落地，也需要多维思考：

 

Ø  拟稿（发文单填写、正文起草、确定是否会签、会签人是谁、确定发送范围）：修改的过程应该有不同正文版本保留修改痕迹

Ø  会签（查看正文、修改正文、提供会签意见）需要版本保留痕迹；有权限的人可以查看痕迹；涉及到手写批注

Ø  审稿（综合会签意见并修改正文确定签发方式、确定签发人是哪位或哪些领导）

Ø  签发（相关领导提供相关签发意见或退回）

Ø  编号（对正式发文进行文件编号）

Ø  盖章：需要电子印章，涉及到印章管理

Ø  套红：必须符合一定的格式

Ø  分发签收：可以知道应阅、已阅、未阅

Ø  查阅（内部收文单位查看正式发文）

Ø  打印：必须能够控制谁可以打印红头文件几份；黑头文件是否需要控制打印

Ø  执行：督办、催办

Ø  公文归档查询：可以很方便按照时间、主题、关键词、发文单位等属性进行检索、归类

Ø  ……