揭开宏的神秘面纱：什么是宏，为什么使用宏？

揭开宏的神秘面纱：什么是宏，为什么使用宏？ 

您是否曾经在 Microsoft Office 程序中的重复任务上花费了太多的时间？有没有想过可能有更好的办法？也许您需要在一个 Word 长文档中重新设置许多表格的格式，在一个 Excel 工作表中重新组织数据，或对许多相似的 Visio 页或 PowerPoint 幻灯片进行同一种更改。如果您经常需要执行这类操作，那么有必要了解一下有关宏的知识。

您可能在打开 Office 文档时看到过宏警告，因此，说到宏您可能会联想到诸如病毒或编程等等可怕的字眼。事实上，多数宏不仅无害，而且可以为我们节省大量的时间。宏的创建和使用要比您想像的容易得多。

什么是宏？

宏是通过一次单击就可以应用的命令集。它们几乎可以自动完成您在程序中执行的任何操作，甚至还可以执行您认为不可能的任务。

宏是一种编程吗？

宏是编程，但即使您不是开发人员也可以使用它们，您甚至不需要知道任何编程知识。在 Office 程序中可以创建的多数宏都是用一种称为 Microsoft Visual Basic for Applications（通常称为 VBA）的语言编写的。VBA 宏就是本文要讨论的宏类型。

何时使用宏以及为什么使用宏？

宏可以节省时间，并可以扩展日常使用的程序的功能。使用宏可以自动执行重复的文档制作任务，简化繁冗的操作，还可以创建解决方案（例如，自动创建您和您的同事要定期使用的文档）。VBA 高手们可以使用宏创建包括模板、对话框在内的自定义外接程序，甚至可以存储信息以便重复使用。

请看本文提供的示例，该示例说明了如何在 Word 文档中设置多个表格的格式。假设需要在文档中重新设置 50 个表格的格式，即使您是一个非常能干的用户，设置每个表格的格式只需五分钟，那么完成这项任务也要四个多小时。如果您录制一个宏来设置表格的格式，然后编辑该宏，使之在整个文档中重复执行更改，那么完成这项任务就不是几个小时了，只需几分钟就足够了。

如何创建宏？

在许多 Office 程序中，您可以通过录制一系列操作创建宏，也可以直接编写宏。

录制宏

录制宏就像开关录像机那样简单。宏录制器会根据您执行的操作自动编写宏。您可以在 Office 的 Word、Excel、PowerPoint、Visio 和 Project 中录制宏。

举个例子，让我们看一下如何对本文开头提到的第一个任务录制宏 — 在一个 Word 长文档中重新设置多个表格的格式。您可以应用一个表格样式来设置许多表格的格式，不过，您可能还需要应用不属于某种样式的格式，如表格宽度或表格行高。

要录制该宏，请从要设置其格式的第一个表格的插入点开始，执行以下操作：

在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“录制新宏”。
在“录制宏”对话框中（如此处所示），您可以命名该宏，为其指定一个工具栏或键盘快捷方式以便访问，自定义保存宏的位置并添加对宏的描述以便日后参考。或者，如果愿意，现在即可跳过所有这些步骤，只单击“确定”来开始录制宏。

您可以重命名为宏自动分配的数字名称。宏名称可以包括字母和数字，但不能包含空格。
默认情况下，录制的新宏保存在名为 Normal.dot 的全局模板中。还可以将宏保存在活动文档或模板中，或保存在其他自定义模板中。
您可以为宏指定访问方式：通过工具栏或通过键盘快捷方式进行访问。如果跳过此部分，还可以在创建该宏后的任何时间执行这些分配。
宏描述包括录制宏的日期和录制宏的用户的名称。可以根据需要编辑此描述。

单击“确定”后，将打开一个包含以下两个按钮的小工具栏：“停止录制”和“暂停录制” 。

执行设置表格的格式所需的每个步骤。例如，可以应用表格样式、将表格的宽度设置为可用页宽的 50%，选择表格，然后从所有表格行删除行高设置。在应用完所有的格式之后（这些格式对需要设置格式的所有表格都是相同的），单击“停止录制”按钮。
现在可以在文档中的任何表格内单击，然后运行此宏以自动重复您在第一个表格中执行的所有操作。

注意     如果没有为宏分配一个工具栏或键盘快捷方式，则可以通过“宏”对话框访问它。为此，请在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“宏”，从“宏名”列表中选择所需的宏，然后单击“运行”。

编写宏

在可以录制宏的 Office 程序中，以及在 Access、Outlook、FrontPage 和 Publisher 中，您可以编写自己的 VBA 宏。要编写宏，您需要了解一些有关 VBA 的知识。别担心，既然您已经知道了相应程序的操作方法，这学起来非常简单。VBA 就是自动执行您每天使用的功能。例如，在 Word 中，VBA 术语不外乎文档、表格、段落或章节这样的内容。

通过编写一个宏，或者编辑一个已录制的宏，您可以使宏更加强大。例如，对于上面的宏录制示例，可以通过添加一个循环（一个简单的 VBA 代码，可让宏立即将格式应用到文档中的所有表格，而不必对每个表格分别运行宏）来编辑该已录制的宏。

编写或编辑 VBA 宏的最大好处是，只要在一个 Office 程序中学会了编写 VBA 的方法，就可以使用这些知识在其他 Office 程序中编写或编辑宏。虽然不同程序对于特定的功能所使用的术语不同，但构建宏、添加功能（如循环）所需要知道的语言对于使用 VBA 的任何程序都是一样的。

提示     学习 VBA 的最好入门方法是录制宏，然后在 Visual Basic 编辑器中查看该宏。为此，请在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“宏”。从“宏名”列表中选择已录制的宏，然后单击“编辑”。

什么是宏安全性？

事实上，尽管多数宏是无害而且有益的，但宏是一个重要的安全问题。如果有人抱着恶意目的创建宏，这些宏可能包含损害您的文档或系统的破坏性代码。

为保护系统和文件，请不要启用来源未知的宏。如果您希望能够有选择地启用或禁用宏，同时仍可以访问任何需要的宏，请在 Office 程序中将宏的安全性设置为“中”。这样，在任何时候打开包含宏的文件时，您都可以选择启用或禁用宏，同时能运行任何选定的宏。

要在任何提供 VBA 宏的 Office 程序中设置宏安全性，请在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“安全性”。选择您需要的安全级别，然后单击“确定”。注意，建议不要把安全性设置为“低”。

介绍具体产品中的宏

Word

您可以在 Word 中录制或编写宏。

如果您是一位出色的 Word 用户，可以得心应手地录制宏，那么 Word 是一个开始学习如何编辑和编写自己的宏的极佳工具，因为 Word VBA 使用的大量技术您都已了解，而且每天都在使用。

Excel

宏在 Excel 中很常见，因为它们总是可以极大地扩展您使用的功能。从自动执行常规任务到创建自定义功能，都可以使用 Excel 宏。

我们编写了一些精彩的 Excel 宏示例，可直接供您使用，请查看以下两篇 Microsoft 知识库文章：

如果您拥有在 Excel 中录制和使用宏的经验，而且想着手编写和编辑 Excel 宏，请学习以下培训课程。

PowerPoint、Visio 和 Project

与 Word 和 Excel 类似，您可以在 PowerPoint、Visio 和 Project 中录制或编写宏。

Access

宏在 Access 中非常重要，因为它们可以极大地扩展数据库的功能。尽管您无法在 Access 中录制宏，但可以在 Access VBA 中编写代码，或者使用名为“宏生成器”的工具创建宏。Access 提供了多个选项，而 VBA 是唯一一个可以帮您创建所需的自动操作的选项。

FrontPage 和 Publisher

与 Word、Excel、PowerPoint 和 Visio 类似，您可以在 FrontPage 或 Publisher 中编写宏，节省执行重复任务的时间；在 FrontPage 中，还可以创建和使用扩展程序功能的外接程序。

关于作者

Stephanie Krieger 是一位文档制作专家，专门研究如何使用 Microsoft Office 系统创建解决方案，是 Microsoft Office 文档设计器（英文）一书的作者。Stephanie 为多个 Microsoft 网站撰稿，其中包括 Microsoft At Work（英文）和 Office Online，她还常常发表 Office System Web 广播。

原文地址：http://blog.163.com/y_hanj/blog/static/107226954201162452152189/