Excel基础操作（三）

一、条件格式自动标记数据

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

订购日期	凭证号数	部门	科目划分	发生额
2018/3/3	记 - 0028	销售 1 部	出差费	1,755.00
2018/3/5	记 - 0003	一车间	办公用品	18
2018/4/10	记 - 0026	销售 1 部	出差费	2,220.00
2018/4/10	记 - 0043	经理室	招待费	2,561.00
2018/5/10	记 - 0072	经理室	招待费	52
2018/5/13	记 - 0023	销售 2 部	出差费	2,977.90
2018/5/13	记 - 0081	经理室	招待费	60
2018/5/26	记 - 0030	销售 2 部	出差费	3,048.40
2018/5/26	记 - 0023	财务部	独子费	65
2018/6/28	记 - 0006	二车间	误餐费	3,600.00
2018/6/28	记 - 0021	销售 1 部	出差费	78
2018/8/27	记 - 0032	销售 2 部	出差费	6,058.90
2018/8/27	记 - 0002	经理室	招待费	80
2018/9/6	记 - 0011	销售 1 部	出差费	36
2018/10/1	记 - 0008	财务部	公积金	###
2018/10/1	记 - 0009	二车间	其他	95
2018/11/2	记 - 0020	一车间	抵税运费	###
2018/11/2	记 - 0004	销售 1 部	出差费	108

学生名单	已参加体检人员名单
吴雪洁	王少楠
王晓东	孟雪鹏
王李平	马艳茹
李江涛	吴雪洁
武淑敏	王兵
苏雪梅	王海洋
赵聪	冯鹏飞
王少楠	张琪
宁琴	徐瑞鹤
史雪丹	李乐梅
赵晶	宋亚丽
李志敏	李俊峰
马艳茹	李鹏
马年
孟雪鹏
李雪刚
武少东
王科
徐高翔
王兵
宋强
李棒棒
王海洋
冯鹏飞
张琪
徐瑞鹤
李乐梅
宋亚丽
李俊峰
李鹏
杨叶明
王少鹏

问题一：数值阈值高亮与表头排错

场景需求：

在财务数据表中，需要快速识别大额支出。具体要求是将“发生额”列中大于3,000的金额自动标记为红色背景。同时，需要解决因Excel逻辑中“文本大于任何数字”而导致表头文字（如“发生额”）被错误标记的问题。

操作步骤：

（1）选中数据表中的金额列（即 E列）。点击【开始】选项卡，在“样式”组中点击【条件格式】>【突出显示单元格规则】>【大于】。

（2） 在弹出的对话框中，左侧数值框输入3000。右侧格式下拉菜单中选择【自定义格式】，在“填充”选项卡下选择红色，点击【确定】。 此时会发现，表头“发生额”也被标记为了红色（因为在Excel逻辑中，文本默认大于数值）。

（3） 单独选中表头单元格（E1），点击【条件格式】>【清除规则】>【清除所选单元格的规则】。

效果： E列中所有大于3,000的数值单元格背景变为红色，且表头保持原有格式，不受干扰。

问题二：修改现有的条件格式规则

场景需求：

假设表中已经存在多重规则（如：大于3,000显示红色，小于100显示绿色）。现因报表视觉规范调整，需要将“小于100显示绿色”的规则更改为“蓝色”，而不重新创建规则。

操作步骤：

（1）选中包含条件格式的区域（E列）。点击【开始】 选项卡下的【条件格式】，选择最下方的【管理规则】。

（2） 在“条件格式规则管理器”对话框中，找到“单元格值<100”的规则，选中该行，点击上方的【编辑规则】 按钮。

（3） 在弹出的“编辑格式规则”窗口中，点击【格式】 按钮。进入“填充”选项卡，将背景色由绿色更改为 蓝色，连续点击【确定】 保存设置并关闭所有对话框。

效果：表中原本背景为绿色的（小于100的）数值，自动批量变更为蓝色背景，其他规则保持不变。

问题三：双向名单核对与筛选

场景需求：

现有一份“学生总名单”和一份“已参加体检人员名单”。需要通过比对，快速筛选出哪些学生尚未参加体检。

操作步骤：

（1）按住Ctrl键，同时选中“学生名单”所在列和“已参加体检人员名单”所在列的数据区域。

（2）点击【开始】选项卡>【条件格式】>【突出显示单元格规则】>【重复值】。

（3）在弹出的对话框中，保持默认选择“重复”，将设置为【浅黄色填充深黄色文本】（或自定义为黄色填充），点击【确定】。

效果：被标记为黄色的姓名：表示在两列中都出现过，即该学生已参加体检。未被标记（白色背景）的姓名：表示仅在“学生名单”中出现，即该学生未参加体检。通过颜色即可直观区分未体检人员。

二、用数据条增加数据可读性

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

订购日期	彩盒	宠物用品	服装	警告标	暖靴	睡袋	总计
1 月	382003.8747	364203.5503		82190.39376	57118.23382	189184.4518	1074700.504
2 月	222520.2486	181175.6692	20040.63812	77177.71716	282039.7023	230894.9037	1013848.879
3 月	507390.6605	867964.0934	44997.78212	274581.5766	267860.3368	508658.6024	2471461.052
4 月	582538.536	115303.3646	35606.62897	216350.2623	152184.7394	69751.88652	2836458.391
5 月	401726.3802	381435.6997	235823.4623	347903.0727	392195.9283	597640.0219	2365724.565
6 月	334359.9054	309793.1806	8160.0915	406920.5244	257433.083	430721.239	1747388.024
7 月	510110.9527	580041.422	64489.94945	347489.6722	234712.9598	676990.2393	2413803.191
8 月	220138.0858	150589.9635	22627.69304	462957.1016	193999.3078	326199.4073	1580149.5
9 月	373503.1957	408638.3207	33218.53406	415761.6214	336451.7741	102458.3894	2630137.811
10 月	439424.082	305883.1226	32330.43089	307138.7517	2780499.7218	1037285.71	2400561.819
11 月	428661.5598	194589.0871	5667.24212	560053.1334	786852.41	2683300.031	4659123.463
12 月	692964.7098	111893.0487	103866.765	513013.9283	1019700.945	1261816.392	3703255.789
总计	5095342.191	5009241.822	810580.7904	4011537.756	4259049.172	9701861.256	28887612.99

任务	进度
A	25%
B	75%
C	50%
D
E
F

姓名	考核成绩
汪梅	79
郭磊	67
林涛	58
朱健	89
李明	85
王建国	90
陈玉	59
张华	55
李丽	96
汪成	65
李军	83
王红蕾	65
王华	73
孙传富	96
赵炎	77
张成军	57
郭万平	65
李庆	67
马安玲	63
林钢	71
孙静	98
戚旭国	94
程晓	61
张小清	93
童桂香	86

问题一：大数据量可视化的快速对比

场景需求：

在面对包含大量数值的报表（如各品类每月的销售订购数据）时，单纯依靠肉眼阅读数字很难直观地感知数值的大小差异。我们需要一种能够直接在单元格内展示“数值大小”的视觉工具，以便快速锁定重点数据。

操作步骤：

（1）选中数据区域：选中需要分析的数据单元格区域（例如B2:H13，通常建议避开“总计”行，以免因总计数值过大而压缩了明细数据的显示比例）。

（2）应用数据条：点击【开始】选项卡，在“样式”组中点击【条件格式】。在下拉菜单中选择【数据条】，然后根据视觉偏好选择“实心填充”下的任意颜色（如蓝色）。

效果：单元格内会出现长度不一的彩色条形图，条形的长度与单元格内的数值大小成正比。用户无需阅读具体数字，通过长短即可一眼分辨出哪个月份或哪个品类的数值最大。

问题二：进度条显示的基准校正

场景需求：

在制作项目进度表时，使用数据条来模拟“进度条”效果。默认情况下，Excel会将选中区域内的最大值视为“满格”。这就导致了一个问题：如果当前最高进度只有75%，Excel会将75%显示为填满整个单元格，这会误导用户认为该任务已完成。我们需要将进度条的上限强制设定为100%（即数值1）。

操作步骤：

（1）选中进度百分比所在的列，点击【开始】选项卡 >【条件格式】>【数据条】，先任选一种颜色填充。

（2）保持选中状态，再次点击【条件格式】，选择最下方的【管理规则】。

（3）在规则管理器中选中刚才建立的规则，点击【编辑规则】。在“类型”栏：将“最小值”和“最大值”的类型均由默认的“自动”改为“数字”。在“值”栏：将“最小值”设为0，将“最大值”设为1（注：在Excel中，1即代表100%）。点击【确定】保存设置。

效果： 75%的进度条现在只占据单元格四分之三的长度，满格（100%）才会填满单元格，真实反映了任务的完成度。

进度条75%占满整个单元格

问题三：利用图标集进行成绩等级划分

场景需求：

在处理考核成绩或绩效评分时，需要快速区分三个等级：优秀（大于等于90分）、合格（60至90分之间）和不合格（小于60分）。使用红绿灯图标（图标集）可以直观地进行预警和提示。

操作步骤：

（1）选中“考核成绩”列的数据。点击【开始】选项卡 >【条件格式】>【图标集】，在“形状”分类下选择【三色交通灯（无边框）】。

（2）默认规则是按百分比（前33%、后33%）划分的，不符合按具体分数划分的需求。因此需点击【条件格式】>【管理规则】，选中规则并点击【编辑规则】。

（3） 在编辑窗口中，首先将右侧的“类型”全部由“百分比”更改为“数字”（此步骤至关重要）。

• 绿色图标：设置为>=90。

• 黄色图标：设置为<90且>=60。

• 红色图标：剩余部分（即小于60）自动匹配。

• 点击【确定】完成设置。

效果： 成绩单中，90分及以上的显示绿灯，60-89分的显示黄灯，不及格的自动显示红灯，实现了数据的自动分级预警。

三、排序工具基础用法

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

日期	成员	类型	大类	小类	属性	金额
2019-1-8	成员 B	支出	交通	停车费	非固定支出	8
2019-1-8	成员 B	支出	住宅	日常用品	非固定支出	84.05
2019-1-5	成员 B	支出	交通	停车费	非固定支出	10
2019-1-3	成员 B	支出	医疗	药品	非固定支出	24.8
2019-1-2	成员 B	支出	日常消耗品	清洁用品	非固定支出	29.51
2019-1-4	成员 A	支出	交通	公共交通工具	非固定支出	37
2019-1-6	成员 B	支出	医疗	药品	非固定支出	107.61
2019-1-7	成员 A	支出	医疗	医疗保健	非固定支出	66.93
2019-1-6	成员 B	支出	日常消耗品	厨房用品	非固定支出	12.39
2019-1-8	成员 B	支出	餐饮	食品采购	非固定支出	511.79
2019-1-1	成员 B	支出	住宅	日常用品	非固定支出	54.49
2019-1-7	成员 B	支出	住宅	日常用品	非固定支出	65.08
2019-1-1	成员 A	支出	日常消耗品	清洁用品	非固定支出	9.86
2019-1-5	成员 B	支出	餐饮	外出就餐	非固定支出	819.38
2019-1-1	成员 B	支出	餐饮	酒水饮料	非固定支出	12.18
2019-1-6	成员 C	支出	教育娱乐	娱乐	非固定支出	76.47
2019-1-6	成员 A	支出	交通	公共交通工具	非固定支出	40
2019-1-4	成员 B	支出	交通	停车费	非固定支出	10
2019-1-7	成员 A	支出	日常消耗品	厨房用品	非固定支出	73.35
2019-1-1	成员 B	支出	交通	红包	非固定支出	500
2019-1-2	成员 B	支出	交通	燃油费	非固定支出	246.85
2019-1-4	成员 A	支出	日常消耗品	厨房用品	非固定支出	5.5
2019-1-7	成员 A	支出	教育娱乐	娱乐	非固定支出	348.35
2019-1-2	成员 A	支出	交通	公共交通工具	非固定支出	2
2019-1-8	成员 A	支出	教育娱乐	娱乐	非固定支出	509.15
2019-1-2	成员 A	支出	餐饮	食品采购	非固定支出	408.23
2019-1-8	成员 B	支出	日常消耗品	公共日常用品	非固定支出	75.36

姓名	工号	月基本薪	加其它	应付工资	事假扣款	缺勤扣款	应发工资	个人承担	所得税
汪梅	SU1001	6300	47.93	6347.93	0	3884.356	2463.57	0	0
郭磊	SU1002	6300		6300	0	0	6300	0	152.39
林涛	SU1003	600		600	0	0	600	0	0
朱健	SU1004	2400		2400	0	0	2400	100	0
李明	SU1005	2000	32.02	2032.02	0	1233.129	798.89	0	0
王建国	SU1006	3000		3000	0	0	3000	100	0
陈玉	SU1007	4000		4000	1802.147	0	2197.85	100	0
张华	SU1008	1800		1800	0	488.6503	1311.35	0	0
李丽	SU1009	1600		1600	0	0	1600	0	0
汪成	SU1010	3000		3000	0	0	3000	0	0
李军	SU1011	3000		3000	230.0613	1734.663	1035.28	0	0

问题一：防止标题行参与排序

场景需求：

在对“支出明细表”按照金额进行升序或降序排列时，经常遇到表头（如“日期”、“金额”等文字）被当作普通数据跑到了最后一行或中间，破坏了表格结构。我们需要在排序时“锁定”标题行。

操作步骤：

（1）选中数据区域内的任意一个单元格。点击【开始】选项卡，在右侧“编辑”组中点击【排序和筛选】，选择【自定义排序】。

（2）在弹出的“排序”对话框中，务必勾选右上角的“数据包含标题”复选框。这一步告诉Excel第一行是字段名，不参与位置交换。

（3）在“主要关键字”下拉菜单中选择“金额”，在“次序”中选择“升序”或“降序”，最后点击【确定】。

效果： 表格内容严格按照金额大小重新排列，而第一行的表头始终固定在顶部，未受影响。

排序标题也排序进去了

问题二：按单元格颜色排序

场景需求：

有时我们通过手动标色或条件格式将重要数据标记为黄色背景。现在需要将这些黄色背景的行集中显示在表格最上方，以便优先处理。

操作步骤：

（1）点击【开始】选项卡，点击【排序和筛选】，选择【自定义排序】进入设置界面。

（2）在“主要关键字”栏中，选择包含颜色标记的列（例如“大类”列）。

（3）将“排序依据”由默认的“单元格值”更改为【单元格颜色】。

（4）在接下来的“次序”选项中，选择需要置顶的颜色（如黄色），并确保最右侧的选项设置为【在顶端】，点击【确定】。

效果： 所有黄色背景的行瞬间移动到了表格的最上方，其余颜色的行则排列在下方。

问题三：制作工资条（隔行插入表头）

场景需求：

在发放工资时，需要给每位员工剪裁一份包含表头的工资条。已有的一份工资表包含多名员工，我们需要在每一行员工数据上方都插入一行表头。利用排序的“错位原理”可以快速实现。

操作步骤：

（1）复制表格的第一行表头（即“姓名”、“工号”...这一行）。在最后一名员工下方的数据区域，连续粘贴表头。粘贴次数为“员工总人数 - 1”（例如有6名员工，除了自带的第一行表头，还需在下方粘贴5行表头）。

（2）构建辅助列。在表格右侧空白列（假设为K列）建立辅助排序依据。在第一位员工对应的K列单元格（如K2）输入0，按住Ctrl键向下拖动填充柄直到最后一位员工，生成0，1，2，3，4，5的整数序列。

（3）设置表头序号。在下方刚刚粘贴的第一个表头对应的K列单元格（如K8）输入1.5（目的是让它排在序号1和2之间）。按住Ctrl键向下拖动填充柄，生成1.5，2.5，3.5，4.5等小数序列。

（4）选中包含辅助列在内的所有数据区域。点击【开始】选项卡 >【排序和筛选】>【升序】。

（5）排序完成后，删除辅助列K列。

效果与分析： 由于排序逻辑是按数字大小排列，1.5会自动排在1和2之间。因此，原本堆在底部的表头行，会被自动穿插到每一行员工数据之间，形成了“一行表头、一行数据”的工资条格式。

四、自定义排序次序

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

订购日期	ERPCO 号	所属区域	销售部门	数量	金额	成本
2007年3月21日	C014673-004	苏州	四部	16	19,269.69	18,982.85
2007年4月28日	C014673-005	苏州	二部	40	39,465.17	40,893.08
2007年4月28日	C014673-006	苏州	二部	20	21,015.94	22,294.09
2007年5月31日	C014673-007	苏州	一部	20	23,710.26	24,318.37
2007年6月13日	C014673-008	苏州	三部	16	20,015.07	20,256.69
2007年7月16日	C014673-009	苏州	一部	200	40,014.12	43,537.56
2007年9月14日	C014673-010	苏州	四部	100	21,423.95	22,917.34
2007年10月19日	C014673-011	苏州	五部	200	40,014.12	44,258.36
2007年11月20日	C014673-012	苏州	二部	400	84,271.49	92,391.15
2007年3月21日	C014673-013	常熟	一部	212	48,705.66	51,700.03
2007年4月28日	C014673-014	常熟	二部	224	47,192.03	50,558.50
2007年5月31日	C014673-015	常熟	五部	92	21,136.42	22,115.23
2007年6月13日	C014673-016	常熟	四部	100	27,499.51	30,712.18
2007年7月16日	C014673-019	常熟	二部	140	29,993.53	32,726.66
2007年9月14日	C015084-001	常熟	五部	108	34,682.76	35,738.66
2007年10月19日	C015084-002	常熟	五部	72	12,492.95	11,098.92
2007年11月20日	C014673-001	常熟	一部	32	30,449.31	29,398.00
2007年10月25日	C014673-002	常熟	三部	12	12,125.30	11,641.51

问题一：中文文本的非逻辑排序修正

场景需求：

在销售报表中，我们需要将数据按照“销售部门”进行排序，理想的顺序是“一部、二部、三部、四部、五部”。然而，Excel默认的升序/降序是基于汉字的拼音首字母或笔画数进行的。直接排序会导致“二部”（笔画少）排在“一部”之前，或者其他混乱的顺序，无法体现部门的行政逻辑。

操作步骤：

（1）建立自定义序列规则。点击【文件】选项卡，选择左下角的【选项】。

（2）在弹出的“Excel 选项”窗口左侧点击【高级】。拖动右侧滚动条直至最底部，在“常规”区域找到并点击【编辑自定义列表】按钮。

（3）在“自定义序列”对话框中，点击右侧的“输入序列”文本框。依次输入部门名称（建议每输入一个名称按回车键换行，或者用英文逗号隔开）： 一部 二部 三部 四部 五部，点击【添加】按钮，待左侧“自定义序列”列表中出现该组内容后，点击【确定】关闭当前及上一级窗口。

（4）应用自定义排序。回到工作表，选中数据区域内的任意单元格。点击【开始】选项卡，在“编辑”组中点击【排序和筛选】，选择【自定义排序】。

（5）在排序对话框中，将“主要关键字”设置为“销售部门”。在“次序”下拉菜单中，不要选择升序或降序，而是选择最底部的【自定义序列】。

（6）在弹出的“自定义序列”选择框中，选中刚才添加的“一部, 二部, 三部...”，点击【确定】完成设置，再次点击【确定】执行排序。

效果： 表格中的数据不再按照汉字笔画排列，而是严格按照我们预设的“一部、二部、三部…”的行政逻辑顺序进行了重新排列，原本杂乱的部门数据变得井井有条。

五、筛选工具基础用法

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

订购日期	发票号	销售部门	销售人员	工单号	ERPCO 号	所属区域	产品类别	数量	金额	成本
2007/1/1	I80012754	一科	赵温江	B12-081	CD1528-001	苏州	彩盒	198	7,667.22	6,409.09
2007/1/1	I80012892	三科	张明	C02-045	CD1574-001	无锡	彩盒	360	13,673.35	9,725.41
2007/1/3	I80012372	三科	郑总	D12-0439-004	CD1569-002	苏州	睡袋	156	2,268.21	1,787.60
2007/1/3	I80012372	三科	刘辉	CD1546-001	C01-031	无锡	暖靴	60	12,462.69	8,455.69
2007/1/4	I80012391	四科	冯文	C01-0014	CD1418-001	无锡	暖靴	100	11,527.98	8,436.30
2007/1/4	I80012890	三科	张明	CD1616-003	C01-110	无锡	暖靴	175	3,102.01	3,612.86
2007/1/4	I80012899	三科	张明	A12-218	CD1578-001	昆山	彩盒	24	7,604.02	7,438.09
2007/1/4	I80012892	三科	张明	C02-045	CD1574-001	无锡	暖靴	32	4,583.86	3,218.58
2007/1/5	I80012391	三科	刘辉	A12-042	CD1460-010	常熟	睡袋	30	9,547.31	9,937.93
2007/1/5	I80012372	三科	郑总	C12-146	CD1539-004	常熟	睡袋	765	10,725.70	9,291.77
2007/1/5	I80012372	三科	张明	C01-130	CD1549-001	昆山	宠物用品	30	2,959.89	2,922.39
2007/1/5	I80012810	三科	龚浪	C01-0301	CD15962-006	苏州	警告标	100	111.27	98.98
2007/1/6	I80012799	三科	刘辉	A12-091	CD1463-009	苏州	宠物用品	200	40,014.12	43,537.56
2007/1/6	I80012845	三科	张明	C02-024	CD1516-001	无锡	警告标	50	5,875.27	6,486.56
2007/1/6	I80012815	三科	张明	A01-204	CD1574-001	无锡	睡袋	42	18,859.18	17,168.32
2007/1/6	I80012799	三科	刘辉	A12-074	CD1639-001	常熟	宠物用品	30	2,959.89	2,922.39
2007/1/6	I80012871	三科	张明	Z01-006	CD1503-001	无锡	警告标	100	111.27	98.98
2007/1/7	I80012355	三科	张明	C02-088	CD1514-001	常熟	宠物用品	200	40,014.12	43,537.56
2007/1/7	I80012874	三科	张明	C01-092	CD1531-001	苏州	警告标	50	5,875.27	6,486.56
2007/1/7	I80012925	四科	张牧	CD3-029-001	B04-003	常熟	睡袋	42	18,859.18	17,168.32
2007/1/7	I80013038	三科	张明	C01-057-001	CD1545-001	南京	宠物用品	8	5,026.62	4,666.41
2007/1/8	I80012928	三科	张明	D01-041	CD1576-003	常熟	睡袋	600	4,298.79	4,622.78
2007/1/8	I80012845	四科	冯文	C03-038	CD1529-002	无锡	彩盒	90	7,083.70	5,560.08
2007/1/8	I80012815	三科	张明	C01-050	CD1604-001	昆山	警告标	30	3,364.93	3,756.33
2007/1/8	I80012788	三科	张明	A12-184	CD1530-001	昆山	暖靴	42	4,991.63	4,227.14
2007/1/8	I80012897	三科	张明	A01-064	CD1537-001	昆山	睡袋	200	27,096.19	20,494.54
2007/1/8	I80012859	四科	冯文	A01-199	CD1531-001	常熟	警告标	147	13,358.44	9,365.30
2007/1/8	I80012990	三科	张明	C016112-001	C03-104	南京	彩盒	150	2,147.59	1,877.75
2007/1/9	I80012372	一科	赵温江	B11-055	CD1521-002	昆山	警告标	20	360.13	401.15
2007/1/9	I80012372	一科	蒋波	C01-042	CD1507-001	常熟	睡袋	402	48,012.49	44,429.38
2007/1/9	I80012372	三科	张明	A12-138	CD1503-001	常熟	宠物用品	30	2,959.89	2,922.39
2007/1/10	I80012845	四科	冯文	B12-031	CD1519-001	常熟	警告标	100	111.27	98.98
2007/1/10	I80012815	一科	蒋波	D12-007	CD1568-001	常熟	宠物用品	200	40,014.12	43,537.56
2007/1/10	I80012789	一科	赵温江	C01-014	CD1474-001	无锡	警告标	50	5,875.27	6,486.56
2007/1/10	I80012372	四科	冯文	A12-015	CD1452-005	常熟	睡袋	42	18,859.18	17,168.32
2007/1/10	I80012892	三科	张明	A01-090	CD1533-010	常熟	宠物用品	8	5,026.62	4,666.41
2007/1/11	I80012810	三科	张明	C01-131	CD1540-001	苏州	睡袋	600	4,298.79	4,622.78

问题一：基础筛选与清除筛选

场景需求：

在查看销售记录时，我们需要同时满足两个条件的记录：销售部门为“一科”且所属区域为“苏州”。查看完毕后，需要快速恢复显示所有数据。

操作步骤：

（1）点击【开始】选项卡，在“编辑”组中点击【排序和筛选】，选择【筛选】。此时，第一行表头的每个单元格右下角会出现一个灰色倒三角按钮。

（2）点击“销售部门”列（C列）的倒三角按钮，取消勾选“全选”，然后单独勾选“一科”，点击【确定】。

（3）点击“所属区域”列（G列）的倒三角按钮，同样取消“全选”，勾选“苏州”，点击【确定】。此时表格仅显示同时满足这两个条件的数据。

（4）如需恢复全部数据，点击【开始】选项卡 >【排序和筛选】，点击【清除】按钮。

效果： 表格根据筛选条件精准显示数据，清除后迅速恢复原始状态。

问题二：文本筛选（开头字符匹配）

场景需求：

需要查找所有“工单号”以字符“C01”开头的订单记录，忽略后续字符的内容。

操作步骤：

（1）点击“工单号”列（E列）表头的倒三角按钮。

（2）将鼠标悬停在【文本筛选】上，在子菜单中选择【开头是】。

（3）在弹出的对话框中输入C01，点击【确定】。

效果： 所有工单号以C01开头的记录（如C01-031, C01-0014等）均被筛选出来。

问题三：使用通配符精确筛选字符长度

场景需求：

现在需要更精确的筛选：找出以“C01”开头，且后面紧跟且仅有4个字符的工单号（例如“C01-110”符合，而“C01-0301”因后面有5个字符故不符合）。

操作步骤：

（1）点击“工单号”列（E列）的倒三角按钮，选择【文本筛选】，点击【等于】（注意：此处必须选“等于”，不能选“开头是”）。

（2）在输入框中输入C01????（注意：问号?必须在英文输入法状态下输入）。在Excel中，一个问号代表任意一个字符。

（3）点击【确定】。

常见错误解析：

如果在上述操作中选择了【开头是】C01????，Excel的逻辑是“只要前几位匹配C01????即可，后面还有内容也无所谓”。这将导致位数更长的数据（如 C01-0301）也被错误地筛选进来，无法实现“精确限定位数”的目的。

效果： 筛选结果仅包含“C01”后严格跟随4位字符的工单（如 C01-110, C01-092），位数不符的记录被排除。

等于C01????

开头是C01????

问题四：数值范围筛选

场景需求：

需要快速找出所有“金额”大于或等于 20,000 的大额订单。

操作步骤：

（1）点击“金额”列（J列）表头的倒三角按钮。

（2）选择【数字筛选】，在子菜单中点击【大于或等于】。

（3）在弹出的对话框右侧输入框中输入20000，点击【确定】。

效果： 表格中所有金额小于2万的记录被隐藏，仅保留大额订单数据。

六、分类汇总统计数据

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

订购日期	所属区域	产品类别	数量	金额
2007-3-21	苏州	宠物用品	16	19,269.69
2007-4-28	苏州	宠物用品	40	39,465.17
2007-4-28	苏州	宠物用品	20	21,015.94
2007-5-31	苏州	宠物用品	20	23,710.26
2007-6-13	苏州	宠物用品	16	20,015.07
2007-7-16	苏州	宠物用品	200	40,014.12
2007-9-14	苏州	宠物用品	100	21,423.95
2007-10-19	苏州	宠物用品	200	40,014.12
2007-11-20	苏州	宠物用品	400	84,271.49
2007-3-21	常熟	宠物用品	212	48,705.66
2007-4-28	常熟	宠物用品	224	47,192.03
2007-4-28	常熟	宠物用品	92	21,136.42
2007-5-31	常熟	宠物用品	100	27,499.51
2007-6-13	常熟	宠物用品	140	29,993.53
2007-7-16	常熟	宠物用品	108	34,682.76
2007-9-14	常熟	宠物用品	72	12,492.95
2007-10-19	常熟	宠物用品	32	30,449.31
2007-11-20	常熟	宠物用品	12	12,125.30
2007-3-23	苏州	宠物用品	20	22,920.96
2007-9-24	苏州	服装	60	17,794.93
2007-3-23	常州	服装	20	8,325.07
2007-4-28	苏州	宠物用品	4000	67,654.58
2007-5-31	苏州	宠物用品	100	20,199.94
2007-6-13	苏州	宠物用品	42	5,455.54
2007-7-16	苏州	宠物用品	120	14,260.87
2007-9-14	苏州	宠物用品	30	3,872.33
2007-10-19	苏州	宠物用品	60	5,470.23
2007-11-20	苏州	宠物用品	30	3,108.99
2007-9-24	常熟	服装	150	12,373.67
2007-11-30	苏州	彩盒	40	982.18
2007-11-30	苏州	彩盒	640	5,364.89

问题一：单层分类汇总（先排序后汇总）

场景需求：

需要计算出每个“所属区域”（如苏州、常熟）的销售“金额”总和。

常见错误：

直接点击分类汇总，导致相同区域的数据因为没有连续排列，被Excel拆分成了多个碎片化的汇总项（例如出现了多个“苏州汇总”）。核心原则：在使用分类汇总前，必须先对分类字段进行排序。

操作步骤：

（1）选中“所属区域”列（B列）的任意单元格。点击【开始】选项卡，在“编辑”组中点击【排序和筛选】，选择【升序】。此时相同区域的数据会排列在一起。

（2）点击【数据】选项卡，在“分级显示”组中点击【分类汇总】。

（3）在弹出的对话框中设置参数：“分类字段”选择：所属区域、“汇总方式”选择：求和、“选定汇总项”勾选：金额 、点击【确定】。

效果： 表格自动按区域插入了汇总行（如“常熟 汇总”）。同时，表格左侧出现了1、2、3 分级显示按钮：

• 点击1：仅显示总计。

• 点击2：显示各区域的汇总金额。

• 点击3：显示所有明细数据。

分类汇总错误示范

分类汇总正确操作

问题二：清除分类汇总

场景需求：

分析完成后，需要撤销汇总状态，将表格恢复为原始的明细数据清单。

操作步骤：

（1）选中数据区域内的任意一个单元格。

（2）点击【数据】选项卡，点击【分类汇总】。

（3）在弹出的对话框左下角，点击【全部删除】按钮。

效果： 所有自动生成的汇总行和左侧的分级按钮全部消失，数据恢复原状。

问题三：多层级分类汇总（区域+类别）

场景需求：

需要更细致的分析，不仅要知道每个区域的总金额，还要知道该区域下每种“产品类别”的金额（例如：苏州的宠物用品卖了多少，苏州的服装卖了多少）。

操作步骤：

（1）双重排序。选中数据区域，点击【开始】选项卡 >【排序和筛选】>【自定义排序】。设置“主要关键字”为“所属区域”（升序），点击【添加条件】，设置“次要关键字”为“产品类别”（升序），点击【确定】。

（2）第一层汇总（区域）。点击【数据】选项卡 >【分类汇总】。设置分类字段为“所属区域”，汇总方式为“求和”，汇总项为“金额”。确保勾选“替换当前分类汇总”，点击【确定】。

（3）第二层汇总（类别）。再次点击【数据】选项卡 >【分类汇总】。将“分类字段”更改为：产品类别 ，保持汇总方式和汇总项不变。关键步骤：取消勾选“替换当前分类汇总”（这允许新汇总叠加在旧汇总之上）。点击【确定】。

效果： 表格实现了嵌套汇总：在每个区域的汇总结果之下，进一步细分了该区域内各产品类别的汇总数据。

问题四：仅复制可见的汇总数据

场景需求：

当我们在左侧点击级别2或3仅显示汇总结果时，如果直接复制粘贴到新表中，Excel默认会将隐藏在背后的明细行一并粘贴过去。我们需要只粘贴眼前看到的汇总行。

操作步骤：

（1）通过左侧分级按钮调整显示级别（例如点击2只显示区域汇总）。选中需要复制的数据区域。

（2）点击【开始】选项卡，在“编辑”组点击【查找和选择】，选择【定位条件】。

（3）在弹出的对话框中，勾选【可见单元格】，点击【确定】。（此时可以看到选中区域内有白色的间隔线，表示仅选中了可见行）。

（4）按Ctrl+C复制，切换到新的工作表，按Ctrl+V粘贴。

效果： 新表中仅粘贴了汇总数据，没有任何隐藏的明细数据，数据表格干净整洁。

分类汇总数据复制粘贴错误示范

分类汇总数据复制粘贴正确操作

七、强大的定位工具

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

订购日期	所属区域	产品类别	金额
2007/3/21	常熟	宠物用品	48,705.66
2007/4/28	常熟	宠物用品	47,192.03
2007/4/28	常熟	宠物用品	21,136.42
2007/5/31	常熟	宠物用品
2007/6/13	常熟	宠物用品	34,682.76
2007/7/16	常熟	宠物用品	30,449.31
2007/9/14	常熟	宠物用品	12,125.30
2007/11/20	常熟	宠物用品
2007/3/23	常熟	服装	12,373.67
2007/4/28	常熟	宠物用品	8,943.46
2007/5/31	常熟	宠物用品	46,040.72
2007/6/13	常熟	宠物用品
2007/7/16	常熟	宠物用品	16,824.63
2007/10/19	常熟	宠物用品	6,894.54
2007/11/20	常熟	宠物用品
2007/11/30	常熟	彩盒	3,646.23
2007/11/30	常熟	彩盒	14,020.52
2007/11/30	常熟	彩盒
2007/11/30	常熟	彩盒	4,237.31
2007/11/30	常熟	彩盒	3,856.01
2007/11/30	常熟	暖靴	2,106.79
2007/11/30	常熟	睡袋	1,495.52
2007/11/30	常熟	睡袋
2007/11/30	常熟	睡袋	10,929.33
2007/11/30	常熟	睡袋	8,022.41
2007/11/30	常熟	睡袋	3,627.53

项目 / 订购日期	ERPC0 号
###	014673-004
###	014673-005
###	014673-006
###	014673-007
###	014673-008
###	014673-009
###	014673-010
###	014673-011
###	014673-012
###	014673-013
###	014673-014
###	014673-015
###	014673-016
###	015084-001
###	015084-002
###	014673-001
###	014673-002

问题一：批量删除无效的空白数据行

场景需求：

在整理销售记录时，发现“金额”列存在大量空白单元格。这些没有金额的记录属于无效数据，需要将这些空白单元格所在的整行数据全部删除。如果数据量有几千行，手动一行行删除非常耗时且容易遗漏。

操作步骤：

（1）选中包含空值的关键列。在本例中，选中“金额”列（D列）的数据区域。注意： 建议只选中需要判断空值的列，而不是全选整个表格，以免误删其他列为空但行数据有效的记录。

（2）启动定位功能。点击【开始】选项卡，在右侧“编辑”组中点击【查找和选择】，在下拉菜单中点击【定位条件】。

（3）选择空值。在弹出的对话框中，勾选【空值】，点击【确定】。此时，所有没有数据的空白单元格都被选中变成了灰色。

（4）执行删除行操作。点击【开始】选项卡中的【删除】按钮下方的倒三角，选择【删除工作表行】。

效果： 所有“金额”为空的行瞬间消失，剩下的都是有效数据的连续行。

问题二：一键清除网页复制带来的图片与对象

场景需求：

当我们从网页或其他系统直接复制数据粘贴到Excel时，往往会“夹带私货”，粘贴进来许多看不见的透明按钮、图标、图片或复选框。

常见错误：

习惯性地全选所有单元格按Delete键。这只能清除单元格内的文字和数字，无法删除悬浮在单元格上方的图片或控件对象。

操作步骤：

（1）无需选中特定单元格，直接点击【开始】选项卡。

（2）点击【查找和选择】，选择【定位条件】。

（3）在对话框中勾选【对象】。知识点：在Excel中，图片、文本框、图表、按钮控件等悬浮元素统称为“对象”。

（4）点击【确定】。此时，表中所有图片和控件（无论大小、无论是否透明）都会被选中（显示出边框锚点）。

（5）按键盘上的Delete键。

效果： 所有干扰排版的图片、按钮和图标瞬间被清理干净，只保留纯净的表格数据。

删除多余元素错误示范

删除多余元素正确操作

八、用分组工具让报表更简洁

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

销售一部
到货日期	番茄酱	鸡	酱油	总计
1 月	1669	686	1460.5	3815.5
2 月	2264.8	1209.54	1209.69	4684.03
3 月	2175.2	515.9	1971.71	4662.81
4 月	3436.3	1382.76	228	5047.06
5 月	877.2		497.325	1374.525
6 月	691.3125	35	593.3	1319.6125
7 月	3277.4	980.1	912	5169.5
8 月	3137.775	438.6	2497.735	6074.11
9 月	697.5		333	1030.5
10 月	236	265.15	2891.2275	3392.3775
11 月	1872.4	1517.95	2177.88	5568.23
12 月	423.5	772.16	733.5525	1929.2125
总计	20758.39	7803.16	15505.92	44067.47

销售二部
到货日期	番茄酱	鸡	酱油	总计
1 月	1434.4	827.76	3356.05	5618.21
2 月	633.75	402.7	1241.675	2278.125
3 月	4123	1947.005	3438.15	9508.155
4 月	45	544.6	1268.25	1857.85
5 月	405	665		1070
6 月		542.38	188.46	730.84
7 月	420		2034.825	2454.825
8 月	136.95	346.56	471.15	954.66
9 月	1194	1612.765	6315.375	9122.14
10 月	676	3191.5	248.115	4115.615
11 月	777.8125	961.884	2753.6	4493.2965
12 月	1950.8	2023.484	1952	5926.284
总计	11796.71	13065.64	23267.65	48130

销售三部
到货日期	番茄酱	鸡	酱油	总计
1 月	1176	1610.55	925	3711.55
2 月	910.8	904.5	1626.8825	3442.1825
3 月	8243.6	648.3	2381.305	11273.205
4 月	3019	1247	2886.55	7152.55
5 月		969	1359.55	2328.55
6 月	289.3875	142.5	835.2	1267.0875
7 月	1094	163.2		1257.2
8 月	2529.6	2165.8	1262.1	5957.5
9 月	2845.6	4476.2	191.35	7513.15
10 月	758	16	738.12	1512.12
11 月	785	141.6	380.1	1306.7
12 月	1078	1505.53	2120.59	4704.12
总计	22729	13990.18	14706.75	51425.92

问题一：手动创建数据层级（折叠/展开）

场景需求：

现有一份包含“销售一部”、“销售二部”和“销售三部”的长报表。在进行会议汇报时，若要逐个介绍部门情况或对比各部门总计，频繁上下滚动鼠标寻找位置非常不便。我们需要将每个部门的月度明细数据暂时“收纳”起来，只保留部门标题和总计行，待讲到具体部门时再展开，或者将所有部门折叠起来直接对比总计金额。

操作步骤：

（1）选中销售一部下方的明细数据行（即“1月”至“12月”所在的整行）。注意：建议保留“总计”行不选，这样在折叠明细后，依然能看到该部门的年度汇总数据。

（2）点击【数据】选项卡，在“分级显示”组中点击【组合】（在旧版本中可能显示为【创建组】）。此时，表格左侧页边距会出现一条带有减号【-】的括号线。

（3）按照同样的方法，分别选中“销售二部”和“销售三部”对应的明细行（1月-12月），并分别点击【组合】。

（4）使用分级显示工具进行查看： 点击左侧的减号【-】按钮：该部门明细被隐藏，仅留下一行汇总，方便宏观查看。点击左侧的加号【+】按钮：该部门明细被展开，方便深入分析。点击左上角的数字按钮（如【1】）：一键折叠所有部门。点击左上角的数字按钮（如【2】）：一键展开所有部门。

效果： 原本冗长的报表变得简洁明了。汇报时，您可以根据观众的关注点，灵活地“指哪打哪”，既展示了总览视角，又能随时深入细节，还能将三个部门折叠后直接放在同一屏幕内进行横向比对。

九、设置数据有效性工具

问题一：限制数值输入范围

场景需求：

在录入“金额”列（B列）时，规定单笔金额必须在 200 到 1000 之间，且必须为整数。任何超出此范围或非整数的输入都应被禁止，以防止录入异常数据。

操作步骤：

（1）选中需要限制的单元格区域（例如B列的金额数据区域）。

（2）点击【数据】选项卡，在“数据工具”组中点击【数据验证】按钮。

（3）在弹出的对话框中，保持在“设置”选项卡。在“允许”下拉菜单中选择【整数】。在“数据”下拉菜单中保持【介于】。在“最小值”框中输入200。在“最大值”框中输入1000。点击【确定】。

效果： 此时，如果您在B列尝试输入1200 或 150，Excel会弹出错误警告框，禁止该数据录入。

问题二：调整错误警告级别（由禁止改为警告）

场景需求：

默认情况下，不符合规则的数据会被“停止”样式完全阻挡，无法录入。但在某些特殊情况下（如确实存在特批的超额数据），我们希望Excel仅提示用户“数据异常”，但如果用户确认无误，依然允许录入。

操作步骤：

（1）再次选中B列数据区域，点击【数据】选项卡>【数据验证】。

（2）切换到【出错警告】选项卡。

（3）将“样式”由默认的【停止】更改为【警告】。您可以选填“标题”和“错误信息”来自定义提示语（例如标题写“金额确认”，内容写“金额超出标准范围，请确认是否继续？”）。点击【确定】。

效果： 此时若输入1500，Excel会弹出一个带有黄色感叹号的警告框。用户点击【是】即可强制录入该数据，点击【否】则重新编辑。

问题三：限制文本字符长度

场景需求：

“工单号”（A列）有严格的编码规范，必须且只能是8位字符。为了防止用户少输或多输一位，需要对字符长度进行锁定。

操作步骤：

（1）选中“工单号”列（A列）的数据区域。

（2）点击【数据】选项卡>【数据验证】。

（3）在“设置”选项卡中进行如下配置：“允许”选择：【文本长度】，“数据”选择：【等于】，“长度”输入：8 ，点击【确定】。

效果： 在A列输入12345678（8位）可以通过验证；输入123456789（9位）或123（3位）时，Excel会弹出错误提示框并阻止录入。

十、制作下拉列表

练习数据（直接复制到Excel后操作）：

工单号	付款方式
B12-081
C02-045
D12-039
C01645-004
C01-004
C01618-003
A12-218
C02-042
A12-061
C12-196
C01-130

问题一：直接输入法制作下拉列表（适用于选项较少且固定）

场景需求：

在“付款方式”列（B列），我们希望录入者只能从“现金”、“转账”、“支票”这三种方式中选择一种，不允许手动输入其他内容。由于选项很少且几乎不会变动，我们可以直接手动设置。

操作步骤：

（1）选中需要添加下拉列表的单元格区域（例如B2:B12，即“付款方式”下面的数据区域）。

（2）点击【数据】选项卡，在“数据工具”组中点击【数据验证】。

（3）在“设置”选项卡的“验证条件”下，将“允许”设置为【序列】。

（4）在“来源”下方的文本框中，手动输入选项内容：现金,转账,支票。 重要提示：多个选项之间必须使用英文半角逗号,进行分隔（部分中文版Excel也支持中文逗号，但建议使用英文逗号以保证兼容性）。

（5）点击【确定】。

效果： 点击B列的任意单元格，右侧会出现一个倒三角箭头，点击即可展开列表选择“现金”、“转账”或“支票”。

方法一

问题二：引用单元格法制作下拉列表（适用于选项较多或需经常修改）

场景需求：

如果选项非常多（例如50个省市名称），或者选项内容经常变化（例如员工名单），直接在对话框里打字非常不便且难以维护。此时，我们可以将选项预先写在表格的其他区域，然后进行引用。

操作步骤：

（1）准备数据源。在表格的空白区域（例如E列或单独的工作表）纵向输入好所有的付款方式列表。

（2）选中需要添加下拉列表的目标区域（B列）。

（3）点击【数据】选项卡 >【数据验证】。

（4）同样将“允许”设置为【序列】。

（5）点击“来源”输入框右侧的【折叠箭头】（或直接点击输入框使其获取焦点）。

（6）用鼠标框选步骤（1）中准备好的选项单元格区域。

（7）点击【确定】。

效果： 下拉列表的效果与方法一相同。但优势在于，如果未来需要修改选项（例如将“支票”改为“汇票”），只需修改源单元格的内容，下拉列表会自动同步更新，无需重新设置数据验证。

方法二