想提高办公效率和质量的系统都有哪些?

我们这一波人是幸运的，从毕业后参加工作就开始接触到各种的办公软件，第一次让我觉得神奇且实用的就是office，可以根据场景进行不同的分类使用。

后来又有电子邮件、门户网站、聊天工具、财务软件、智能手机等不同的电子化工具陆续出现...而进化到今天，上述工具仿佛又满足不了综合办公了，一体化的办公系统又称为主流趋势。

看了题主的发问，颇有些同龄人的通感。我们毕业的时候还靠写信呢，是不是感觉很古老。而爸爸妈妈办公的时候，甚至还依赖着算盘。

时代确实是发展得太快了，我们小时候流行的一句话：不懂驾驶、不懂英语、不懂电脑就是文盲。进入21世纪以来，虽然没有那么夸张，但也已经无限接近了。

特别是手机进入智能化以来，人们的生活乃至办公都发生了巨大的改变和革新。人们正逐渐地从生活上的便捷延伸至工作上的提效，办公系统就应运而生了。

我记得第一次看到专门的办公系统，应该就是单机版的某碟财务软件，装在财务领导的电脑上，而远程的聊天用的还是MSN，一款所谓高逼格的线上聊天工具。

随着公司的发展，工作的调动和更换，以及软件系统的不断进化，我们也亲身地经历过不少的系统软件和管理功能。借着机会来分享一下自己的使用心得和体会。

一、适不适合是第一要素

在手机‘软件商店’里可以看到，现在的软件多如牛毛，分类也细化地难以想象，而办公系统也是同理。不同的行业、不同的企业、不同的发展阶段、不同的管理习惯，只有适合自己，才有可能用起来。

二、用着贵不贵领导最关心

自从各行业进入差异化服务以来，免费的东西就越来越少了。为知识付费，为技术付费也越来越成为人们的共同意识。很多办公软件系统使用成本也水涨船高，特别是一些所谓大品牌，费用都是天文数字。

三、数据信息安全不能出事

个人信息的泄露可能会让人倾家荡产，那么企业信息数据的泄露也可能会让一个企业风光不再，比如说产品配方、设计图纸、工艺流程、销售渠道、采购价格等，泄密风险会带来不可估量的经济损失。

四、主要管理的三个方面（人事、合同、财务）

日常办公中，虽然行业细分很多，团队规模不同，但也有几个共性，管人+管事人+管钱。也就是从人员方面、从业务方面、从财务方面进行相融合的管理管控。比如我们自己就正在使用的系统：

1、业务合同管理

极效管理系统（合同助手）是针对合同业务流程的管理软件，主要服务于业务部门，以采购和销售合同为核心基础，将销售部、采购部、仓库、财务等各业务串联，也包含了财务的收付款和发票管理。

主要功能有客户管理、商机立项管理、合同管理、预算管理、项目管理、库存管理等、工单服务管理等，以及业务角度的各类报表，对日常的业务进度和结果有直观的反馈和呈现。

优势：

A. 有长期的免费功能，比如合同基础信息管理、查询、提醒、收付款发票管理等；

B. 功能可以按照需求进行定制和调整，使软件更符合业务流程，并且能本地部署；

C. 跟钉钉做了对接，实现手机端的查看和操作，特别是让管理层更加方便快捷审批。

劣势：

A. 跟知名的管理软件比，属于新兴企业，跟其商务经理经过沟通，了解到他们也做过不少的国企央企、上市公司等大型的、典型的项目案例，价格也不算太夸张；

B. 主要是做合同、生产、工程、贸易等方面的管理管理功能，财务、人事方面做的少；

C. 项目实施时需有专门的负责人来进行业务梳理和协调，需要定时反馈需求落实情况；

2、项目协同协作平台-Worktile

国内市场占有率最高的项目管理软件之一，被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

核心功能：具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力，能够配置数据报表以及模板市场。

优势：

A. 自定义能力强，可以搭建适合团队的项目模板和管理流程,开箱即用，上手简单；

B. 能够同时满足项目、OKR、网盘、OA等需求；

C. 为10人以下团队提供基础的免费版本；

劣势：

A. 在软件项目管理的专业度上不如 PingCode 等垂直领域的产品；

B. 有些功能点在管理方面相对较浅，没有有效的关联和统计逻辑；

C. 使用的费用不算低，以我们30人为例，专业版费用1.5W/年；

3、在线表格SeaTable

它不同于常见的管理系统软件，或者说就不能定义为管理系统，它是一款新型的在线协同表格和信息管理工具，以表格的形式来组织和管理各类信息，可以利用脚本和插件进行扩展，接入API实现数据处理和业务流程的自动化，通过用户自主搭建管理模块和工作流，整合形成数据汇总。

用 Excel 管理信息时，一般只局限于记录文本、数字、日期这类基础类型的信息，使得数据管理既枯燥又缺乏完整性，比如像长文本、图片、文件、标签等类型的信息就无法方便地组织到表格里。而 SeaTable可以实现，对客户、订单、项目信息数据的记录管理等销售为主的行业比较适用。

优势；

A.可以自定义表格类型，搭建管理框架，多表格可以关联互通；

B.数据汇总方式多种多样，表格展现图表相对丰富，更直观；

C.脚本运行自动化，有 Python脚本、API、自动化提醒、按钮等自动化功能；

劣势

A.表格功能多，用户需要花更多的时间了解基本操作、数据类型、功能串联等，特别是函数。

B.通常情况下提供的是线上版的使用，也有私有化的部署版本，但又一定的限制条件；

C.使用费用方面：私有化部署企业版年费起步2万，50人，SaaS版云部署的每人约300元/年；

五、综述

在十几年的工作过程中，见识过也使用过不少的软件系统，有的是徒有虚名，有的是生搬硬套，有的则还只是停留在概念阶段，总之是鱼龙混杂，难免眼花。以上几个则是我们经过使用和总结的几个相对实用性、性价比较高的系统，当然也有其他的系统，也不能在此一一列举。

若想真正提升工作质量和效率，除了软件系统要适合行业、适合业务流以外，还要注意以下几点：

1、功能是否可以定制：因为市场一直在变，团队也一直在变，业务的调整就需要系统的对应调整，如果功能是固定的，就需要花费大量的学习时间和适应时间，甚至放过来改变业务，那就得不偿失了；

2、售前售后的服务要到位：在软件安装使用过程中，最好需要有技术工程师的加入，很多功能的问题销售人员都搞不清楚，沟通起来很费劲，问题是解决不了的，需要通过技术入群的方式进行售后维护；

3、软件的使用成本费用也很关键，有的需要初始费用很高，有的需要叠加费用很高，而如果想要定制功能或升级更是贵到离谱，只买对的，不买贵的，相信品牌但不迷信品牌，适合自己的才是最好的选择。