苏州市天灵中药饮片ERP案例

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企业简介

【规模】 
苏州市天灵中药饮片有限公司成立于2002年,为苏州首家中药饮片GMP认证企业。公司品牌“李良济”首创于1914年民国初,祖传三代,为中华老字号企业。目前,公司经营主要分为三大块:中药饮片、健康参茸滋补品、以及中药代煎服务中心。


公司现注册资金2500万,占地面积为40000平方米,拥有员工500余人,中药的品种与规格达4000余种。天灵中药的厂房设计严格按照GMP的各项规定,建造了现代化的仓储物流。拥有原药材仓库,中间体仓库,成品仓库总计面积达到25000多平方米,全天采用阴凉库管理,全天温度控制在16—25℃,湿度低于60%;生产设备方面,拥有蒸、煮、炒、炙、煅、切、粉碎、干燥、自动包装机等机械百余台(套);质检从性状鉴别、理化鉴别到含量测定,共配备高效液相色谱仪、气相色谱仪、水分测定仪等30余台,确保了产品的质量。

【工厂图】

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产品

产品主要分为健康产品和中药饮片以及中药代煎服务等。

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设备

【重点设备清单】

车间

设备名称

描述

煎制中心

煎药机

 

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工艺

【重点工艺图】

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实施过程

上线过程

天灵ERP项目,自2014年9月1日开始实施。经过了大概5个月左右的时间逐渐将ERP操作融入至日常工作中并慢慢稳定下来,期间项目在执行过程中,可以分为五个阶段:操作培训阶段、基础数据准备阶段、试运行阶段、正式运行阶段、总结调整阶段,在运行阶段结合天灵的实际情况也做出了一些重要的定制化开发,包括:医院处方信息的接入,销售发货单快速录入界面的开发,财务资金模块对接,价格体系的建立等,后期维护提升阶段又陆续实施了天灵GMP表单、EMS。


08/01 至8/31,完成了ERP上线前的工作,包括:调研、流程确认、系统改制、操作培训。


2014/09/01 至2015/02/28,正式上线的5个月期间,发现了很多问题,最主要的是销售发货操作无法满足天灵这种销售单据多且录入节奏快的情况,经过双方的沟通后,针对这一情况进行了快速录入的定制开发。但销售发货单据操作还需要去查询其价格后进行录入价格,这也成为了一个头疼的问题,于是让天灵总结物料价格规律后,价格体系应运而生,天灵方面只要根据规则维护基础资料包括价格清单、特殊价格、自定义价格的价格及折扣等,做单的时候选择物料后便会自动跳出对应的价格,大大方便了天灵的业务部的工作。另外天灵又提出需要和医院建立联系,能够从医院直接获取处方需求,通过和技术部、医院的沟通,医院和我们系统都开放了接口并形成了数据通道,天灵能够从医院获取处方等信息,医院能够从天灵获取发货、发票明细等他们需求的信息。上线期间由于制药企业很注重质量及批次跟踪,故又在天灵实施了批次管理、条码管理、工序登记管理。


财务方面主要给他们制作了生成应收账款工具能够汇总销售发货数据并EDI形成应收账款,并根据应收账款进行开票,制定了应收款未清汇总表跟踪每个业务员的未清收款。除了这些主要的问题,期间也做了很多双方的沟通并做了很多改进及限制等工作,保证了系统在经过4、5个月的实施后逐渐平稳并符合客户的需求,为15、16年的提升打下了坚实的基础并搭建了一个及时、准确、稳定的数据平台以便进行深层次的数据挖掘与分析。


提升过程

2014/09/01 至2014/09/30,完善了销售、车间、现场、采购、仓库、财务等各职能部门的ERP操作及流程


2015/10~至今 ,天灵GMP一期和二期的实施,现在主要是日常维护。


2015/03-2016/02,天灵价格体系根据需求的持续改进 。


2015/12~至今,天灵EMS需求调研,产品部进行定制,实施测试、培训、实施。


2014/09/30 ~至今 ,天灵提报问题的处理、库存提升准确性特别是煎制中心仓的库存等系统优化工作。


实施成果

改进企业工作流

使用普实ERP以后,操作人员只要做好日常的收发登记工作且登记工作变得简单快速,报表统计由系统来完成,大大提高了办公效率。


示例:

1.业务部制作销售发货单使用快速录入后,能够快速开每天的单据,并配套了一系列报表来辅助日常工作,如客户销售汇总(按社区)、业务员销售单大类查询、地区销售单大类查询等

2.和医院建立接口连接后能够方便的获取到医院的处方单并进行安排工单等后续一系列操作

通过条码和批次管理的使用方便了工作流转和跟踪。

建立了稳定的帐务处理平台且ERP内信息共享、查询方便,为企业内部节省了大量的人力资源。


  • 加强了对企业流程的规范和监控

在系统实施和使用了GMP后,天灵整个流程中涉及到的文件都进入了系统进行记录和管理,帮助天灵发现生产中的问题及对流程进行监控,保证产品生产的质量。


  • 加强了企业物流的管理

实现了天灵和EMS的接口对接,加强了对物流的管理,天灵能够根据选择发运方式直接传输数据给EMS,EMS回传数据并能够及时到天灵拿物流发运,天灵能够获取跟踪物流情况。


重点流程及数据采集

天灵GMP:
GMP(GOOD MANUFACTURING PRACTICES)是一套适用于制药、食品等行业的强制性标准,要求企业从原料、人员、设施设备、生产过程、包装运输、质量控制等方面按国家有关法规达到卫生质量要求,形成一套可操作的作业规范帮助企业改善企业卫生环境,及时发现生产过程中存在的问题,加以改善。简要的说,GMP要求制药、食品等生产企业应具备良好的生产设备,合理的生产过程,完善的质量管理和严格的检测系统,确保最终产品质量(包括食品安全卫生)符合法规要求。


目前天灵中药接受GMP复审,本项目的目标为在AIO7系统中按照GMP要求的标准实现相关内容的信息化。之前天灵中药GMP相关文件的制作都是word文档进行记录及管理的,在使用了AIO7系统后,对于生产、质检相关的内容可以方便的在系统中进行记录,大大提升了工作效率以及信息化程度。(详情可见附件PJM6030(天灵GMP)及GMP系统单据操作说明文件 )

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天灵价格体系:主要为了实现业务做发货单能够自动根据规则出来价格。

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天灵处方管理:

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天灵EMS:

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提高改善

天灵自我管理的加强

天灵拥有很好的信息部及管理员,需继续加强培训,使信息部能够成为我们的左膀右臂,承担起天灵系统的管理工作,以及和我们的对接沟通工作。

天灵需优化查询速率,数据量大导致会经常有超时出现。
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