电子合同管理系统是什么、功能、10大软件盘点

商业数字化变革贯穿于业务的始终，合同是交易的重要环节，电子合同管理系统让合同更安全、更快捷、更合规。本篇文章将介绍电子合同管理系统的概念、管理阶段、主流功能、10大电子合同管理系统，以及如何选择适合的电子合同管理系统。在文章的最后我们为您推荐了10家优秀电子合同管理软件，希望对您有帮助。

一. 什么是电子合同管理系统？

电子合同管理系统，又称合同生命周期管理软件（CLM），为销售、法律、财务、采购和合同管理团队提供了一套超级方便的集成工具，让大家都能够更高效地管理合同。电子合同管理系统通过自动化和加速合同流程（从谈判到批准），让公司更高效。它为用户提供了一个安全的合同存储库，以确保所有合同相关数据的安全性。

电子合同管理系统的目标是降低合同风险，同时提高效率和速度，确保安全并遵守法规遵从性。

关键要点：

• 电子合同管理系统有两个关键阶段，执行前或授予前以及执行后或授予后。

• 执行后是部署 CLM 解决方案的常见起点。

• 预执行包括涵盖合同整个生命周期的合同草稿、组装、治理和覆盖合同整个生命周期的工作流过程。

• CLM 软件解决方案简化了合同管理执行前和执行后阶段的管理。

二. 电子合同管理阶段有哪些？

如果管理得当，合同是任何组织将法律、财务和品牌风险降至最低的关键要素。但是，如果执行不当，则有可能产生不利影响。

根据国外一项调查，糟糕的合同管理使组织损失了其年总收入的9%以上。这就是为什么先进企业都爱选择电子合同管理系统的原因。电子合同管理软件可帮助公司用数字解决方案取代耗时的手动合同管理。

电子合同管理系统为合同相关环节开发一系列集成程序，以支持整个合同生命周期，例如：合同模板、审批、风控、签署、台账、归档、报表、信息系统集成、合同标签化管理、权限管理。

这些软件解决方案与电子合同管理系统的两个主要阶段（执行前和执行后阶段）保持一致。根据您的组织需要，您可以用系统来支持这两个阶段，也可以仅将其用于执行后管理。

1、电子合同管理的阶段

先来看下面这张图，概括了解一下合同管理软件的关键阶段和功能。展开讲讲，首先是预执行阶段：

以下是执行前合同管理的三个核心阶段：

1）挑选适合的模板并起草合同

从模板库中依据合同请求、使用预置的标准语言和条款起草合同。

根据协议的性质，电子合同管理系统中的合同创建以多种方式开始。

可能会有以下创建方式：

• 在系统中完全按照模板创建
• 有限或专门访问权限的工作人员提出的新合同请求
• 添加外部合同文档

请求访问合同创建过程的人可能包括：

• 人力资源
• 新员工
• 销售人员
• 客户
• 法院代理人/律师
• 法律团队
• 合同管理团队成员

在合同管理系统中请求访问权限是很容易的，使用简单的访问请求表单，用户就可以申请到访问权限。这个过程比传统的通过电子邮件或电话申请的方法更安全。

除了请求表单，团队还可以访问预先批准的合同条款和模板库，从而更快地实现文档和合同组装，同时消除标准法律语言的偏差。

2）执行合同，包括谈判、审批和签字

现在，您已使用预先批准的模板或条款创建了合同草稿，下一阶段是执行合同。执行合同草案必须先做到两件事。

首先，有关各方必须审查合同草案，这可能需要也可能不需要谈判。其次，相关人员必须批准该合同文件。使用电子合同管理系统审查和修订合同，可以简化这一过程

被授予权限的内部团队可以直接在电子合同管理系统中同时审阅和修订文档，而不是通过电子邮件或者微信等交换和执行修改意见。当文件准备好时，各方将收到提示。用户可以签署文档并将其转发到合同生命周期的下一阶段。

3）合同创建和执行自动化工作流

电子合同管理系统的工作流功能主要关注的是在合同生命周期中，控制和管理合同请求的流程，从执行到管理各个阶段。用简单的话说，就是这个软件帮我们在合同从开始到结束的全过程中，管理和指导合同的所有请求和步骤。构建自动化工作流程，消除手动跟踪，并简化管理合同所需的每个阶段。

合同工作流可以根据类型、角色和合同记录数据而变化。还可以关联到微信通知和手机日历提醒等功能，以加快组织的工作流程。

使用业务规则和流程在合同生命周期的每个阶段构建工作流，供员工遵循。这样做将确保整个合同生命周期的治理和合规性。

您的团队将能够看到每个工作流程阶段。使用此数据可以根据公司工作流程的每个步骤的长度跟踪关键绩效指标(KPI)。定位流程改进，优化操作，并基于特定基准设定预期时间线。

2、合同管理的执行后阶段

执行后阶段代表合同生命周期的后半部分。以下是执行后合同管理的三个核心阶段：

1）将合同、组织、联系人和文档集中在一个安全的存储库中

使用传统的手动合同管理方法的组织，在存储合同时采用分布式方法。例如，一些合同文件可能存在员工的硬盘上，而其他合同文件则在共享文件夹中。

这种方法存在一些固有的风险。合同可能会丢失，重要的文书工作可能会被忽略，或者没有权限的人可能会访问机密文件。更不用说查找不在集中位置的合同文件所花费的时间。

电子合同管理系统允许您的团队为所有合同和文档存储建立一个电子存储库。这是合同管理流程数字化转型的第一阶段。该软件使您能够实现数据安全和隐私的数字解决方案，保持最高的数据安全标准。

2）管理合同、文件、组织、联系人以及关键日期和条款

一旦合同集中且可访问，您的下一步就是对其进行持续管理。使用电子表格等工具手动执行此过程不仅非常困难，还会对您的业务构成风险，包括：

• 合同条款不合规
• 错过最后期限和合同义务
• 自动续订管理不善
• 由于缺少文件和审计跟踪而导致审核失败

您可以使用电子合同管理系统来降低这些风险。系统中的工具改进了执行后的合规性和管理流程。它还可以最大化组织管理的合同的价值。

例如可以配置电子邮件或微信、日历等提醒您在截止日期之前启动操作；随时访问存档合同；进行更有效的合同管理和审计，并自定义待办事项列表。

3）通过搜索、报告和仪表板访问和分析合同数据

一般的合同存储库包含大量合约数据，包括名称、日期、数字和其他值。不幸的是，使用电子表格和共享文件夹的传统合同管理实践，使数据无法访问，也不能让数据可视化地产生有意义的业务见解。

电子合同管理系统可利用和构建合同数据，您可以轻松搜索合同，并把合同放置在有用的报告和仪表盘中。此外，在将现有合同添加到电子合同管理系统时，系统支持光学字符识别（OCR）技术尤为重要。

OCR 会自动扫描文档内容，以确保各方可以轻松找到所有合同内容，以便您执行任何搜索。

能够搜索内容、生成报告和开发仪表板，就能大概率做到：

• 快速解除潜在的合同风险
• 提高流程效率和合同有效性
• 快速响应与合同相关的查询

此外，对合同数据的有效治理还能帮助组织降低风险，例如避免忽略合同的续订和到期日期、及时发现合规性的不足和违反合同义务的情况。

三. 电子合同管理系统的功能

以E签宝智能合同SaaS组件为例，介绍电子合同管理系统的具体功能如下：

1、智能模板

自动识别合同模板中需要填充的区域，匹配上表单控件，自动添加字段，方便快捷。提供身份证、图片、单选、多选、多行文本等多种业务组件，满足不同场景收集多种信息需求。

2、智能审批

自定义审批流灵活配置，降低合同履约时条款纠纷事项。

3、智能风控

签署前对合作方进行全面的“尽职调查”，企业的工商信息、司法纠纷、行政处罚、舆情在线查。签署后可对合作的相对方企业进行监控，如果发生了风险如工商变更、司法诉讼、行政触发等风险会第一时间进行推送。

4、智能签署

支持自动落章，避免经办人重复意愿认证，提高合同签署效率。千级批量发起系统响应迅速稳定，满足企业高效发起需求。

5、智能台账

支持设置规则根据自身需求自动解析合同相关条款内容。支持合同内容AI自动提取（包含模板控件内容、企业名、人名、地址、身份证、邮箱、收集、座机、金额、日期）合同履约时无需再一份份翻阅合同查看。

6、智能归档

可根据发起人、合同类型、关键词等维度自动归档到指定分类、无需人工归档，解放人力。

7、智能报表

自动统计多维度合同数据，实时了解合同进度。合同关键信息支持一键导出，满足企业业务数据统计需求。

8、支持信息系统集成

提供标准Api接口，3-5天即可完成对接，与企业内部系统深度集成，可直接使用系统已有数据发起签署。e签宝官网

四. 10大电子合同管理系统深度盘点

本次盘点挑选出来的10家电子合同管理系统均是国内电子合同领域内知名企业。这里我根据百度指数、App下载量、专业报告（如IDC报告 / 艾瑞咨询 / 艾媒咨询）、官网信息等这些公开可查综合分析得出来的结果。绝对客观！！这些企业有：e签宝、法大大、契约锁、上上签、Agile爱知之星、北京安正通、安心签、腾讯电子签、电子牵。

1、e签宝

地位：根据百度指数、App下载量、IDC报告、艾瑞、艾媒等可知，是国内成立最早、市场份额最大、知名度最高的电子签名管理解决方案提供商。

服务：面向企业、政务、个人提供全领域、全生命周期解决方案。

特点：与主流OA、ERP、CRM产品均可对接。

缺点：目前没有特别的短板，安全和政务方面优势明显。

官网：https://sourl.cn/GnyZLW

2、法大大

地位：成立与2014年，D轮融资，2021年腾讯领投，知名度、份额仅次于e签宝的一家电子合同管理SaaS软件提供商。 

特点：标准化的合同全流程服务和法律服务；与企业微信、主流CRM、SAP合作。

缺点：产品复杂；产品的性能和稳定性上满足不了部分业务需求；价格偏高。

官网：https://www.fadada.com/

3、契约锁

地位：成立于2015年，B轮融资，目前市场份额位居前五之一。专注为中大型组织提供集“数字身份、电子签章、印章管控以及数据存证”于一体的数字可信基础解决方案。

特点：功能齐全、提供合同全生命周期管理；高校类应用案例丰富；无缝集成OA、ERP、CRM、HRM、BPM、SRM等各类业务软件。

缺点：价格较高；与泛微业务系统强绑定；团队年轻，市占率较低

官网：https://www.qiyuesuo.com/

五. 选择合适的电子合同管理系统

是否选择到合适的电子合同管理系统对这一自动化流程的自动化至关重要，在选型时，建议您考虑到以下事项：

• 整个企业的合同数量和价值
• 您希望采用该系统的人数及其地理分布
• 是否需要行业化解决方案，使合同管理系统更快更明显地在您的业务中发挥作用
• 解决方案提供的自动化水平
• 是否需要电子合同管理系统与其他办公系统集成
• 供应商在实施和服务过程中是否能给予优质服务供应商在您的行业和特定用例方面的经验，是否有同行业企业选择他们的系统

六. 总结

电子合同管理系统是端到端管理协议的方法，如果您的组织仍然使用手工方法和分散的系统来完成这些工作，那么它将很难在业务关键领域取得成功，例如可见性、控制力和合规性。这些方面的任何弱点都将使您的业务面临风险，并限制其发挥合同全部价值的能力。

有效的电子合同管理系统可以用“没有意外”来形容。在系统里，与合同相关的每个人都知道他们要完成什么任务及其时限。组织可以通过系统自信地为任何审计做好准备，并且可以随时证明合规性，让组织在规范、安全、权限明晰的合同管理中获得最大价值。