Office 中的文档的信息安全

Office系列产品作为世界最常用的办公软件，承载着企业几乎所有文稿的编排与制作。随着企业信息化程度的提高，企业对信息资源的管理越来越严格。如何保护企业文稿资料案例？成为了日常工作中一个非常重要的问题。为解决这一问题，我们为大家准备了以下几种信息安全设置方法，您可根据具体需要选择相应的操作方法。

1．  打开与修改密码：

这种密码设置方式是大家最熟悉的操作方法从OFFICE2000就已经出现了，打开密码主要是指此文稿可以被拥有密码的阅读；修改密码主要是指此文稿可以被拥有密码的打开并可修改文稿内容。具体操作过程：

“工具“->”选项“->”安全性“，在此界面中您可以选择打开或修改密码了。

我们习惯是在此时直接单击”确定“了，注意：此处我们强烈建议，单击密码设置框右边的”高级“按钮，并在弹出的对话框中选择RSA(128位)加密方法。因为此方法比我们的习惯操作方法的安全系数甩指数级增长

2．  保护文档：
此方法比方法1要更为灵活一些，它主要实现对文稿中的某区域由指定人员修改，而指定人员不可操作的功能。

比如在Word编制、填写合同时，经常会由于疏忽，使合同的内容被修改。要是能让合同填写人只在文档的指定位置填写内容

从“工具”菜单选择“保护文档”，在任务窗格里显示相关设置，如图1所示。选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，采用默认选项“未作任何更改”，表示任何人打开文档都是只读状态，不能修改文档内容。现在，需要指定哪些内容允许用户修改。首先，在文档中选中所有允许修改的部分，例如合同中的所有下划线部分（可以按住Ctrl键跳选）。然后，在任务窗格中选中“例外项”下的“每个人”（如果在企业局域网的域里面，还可以单击“更多用户”，指定个别用户的权限，而且当对不同人进行不同设置时，文档中会通过不同的色彩加以区分。）。最后，单击“是，启动强制保护”按钮，显示对话框，如图2所示。设置密码后，单击“确定”。这样，任何人（或指定域用户）打开文档时，都只能在上述指定位置输入或修改内容。

而在EXCEL中更会需要对文档进行保护，比如一份员工绩效考核表，相关人员填写自己的相关填写区。为避免填写错误我们可通过以下操作实现某人只对某区域的拥有编辑权限：

“工具“->”保护“->”充许用户编辑区域“，在如图3所示对话框中单击”新建“->在弹出的对话框中如图4所示，在引用单元格中填入相应的数据区域，如B2，在界面的下方有一个”权限“按钮，单击后弹出权限设置对话框如图5所示，您通过添加按钮，就可增加对此区域拥有编辑权的用户和人员。然后确定。回到图4，再确定，回到图3界面，此时如果还有其他人对其他区域有操作权限，再次重复以上方法。如果没有其它人员设置，则单击图3所示的“保护工作表”按钮，在弹出对话框中，设置相应密码，确定即可实现。

   

图3                                       

    图4

图5

 

3．  IRM

对于直接与 Microsoft Office Professional 2003 版的 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 集成的文档保护系统，可以考虑使用 Microsoft 公司开发的Information Right Management (IRM信息权限管理) 技术。 利用 IRM，您可以设置不同级别的文件权限并且更改特定用户和用户组的级别。 您也可以：

•	限制文件打印，以便减少生成的硬拷贝数
•	限制文件打开的时间范围
•	阻止未经授权的收件人打开转发的文件

此外，即使在电子邮件消息和附件发送出去之后，您也可以利用 IRM 来控制它们。 它可以阻止其他人复制、转发或打印电子邮件消息。 IRM 要求公司服务器必须运行 Windows Server 2003。

IRM 使单个的作者可以为将访问该内容的特定人员创建具有受限权限的文档、工作簿或演示文稿。作者使用“权限”对话框（“文件”|“权限”|“不能分发”或“常用”工具栏 （工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请单击“工具”菜单中的 “自定义”，然后单击 “工具栏”选项卡。）上的“权限” ）来赋予用户“读取”和“更改”权限，以及设置内容的到期日期。例如，晓明可以赋予晓红读取文档但不能对其进行更改的权限。晓明可以接着赋予晓强对文档进行更改的权限，以及允许他保存文档。晓明还可以决定限制晓红和晓强只能在 5 天内访问此文档。只需通过单击“权限”子菜单上的“无限制的访问”或再次单击“常用”工具栏上的“权限”，作者就可以删除文档、工作簿或演示文稿的受限权限。

通过上述对比，我们可以发现这些方法各有特点，并且可满足我们不同的文稿信息安全需要。为保证工作中数据文档的信息安全，我们强烈建议大家对相应文档进行保护。