探索工坊设计与实施实录

    不知不觉中已经来到了2020年,或许你还没来得适应这一组新的数字,但心中一定很早就对全新的一年有了很多想法,团队亦是如此。但是很多想法仅停留在大脑中是无法形成体系的,且难以达成真正的共识,往往也不能很好的和现状建立起连接,以致无法落实到行动,到最后基本都变成了空想,就像那句老话说的:“想法是好的,现实是残酷的”。

    所以,在新年伊始,如何做好团队的未来规划呢?使它既不脱离现状,又可以对未来达成可视化共识,以及在两者之间分解出关键行动(像不像OKR?),并且对风险进行前置分析呢?

    基于以上思考,我设计了一套探索工坊,As is To be的大框架下,嵌套了4CsElevator PitchPre-Mortem3W Matrix这4个引导游戏接下来就让大家来看看我们是怎么玩的。


    工坊的开始,我们一定要明确会议的主题到底是什么,一个没有主题,没有明确目标的会议,一定是失败的。因为那样只会让参会的人员感觉浪费了很多时间,聊了很多乱七八糟的东西,也感觉听到了很多,但却又好像大多数信息都没什么卵用,凌乱不堪,让整个会议陷入一团乱麻。所以,我组织工坊的最开始,永远都是先向大家明确此次工坊的目的到底是什么,能有哪些收益:

    1)对现状有一个清晰的认知;

    2)对未来有个明确的规划;

    3)对风险进行前置分析;

    4)分解关键的行动计划;

    目的明确以后,我们就开始了我们的游戏共创环节。还记得我们所设计的工坊架构吗?不妨看看下面这图,再来回顾一下:

 


1.As is To be

    在咨询行业里很常用的工具,在规划前景的过程中,假如出现现状(As is)理想状态(To be)容易混淆的情况,那么明确并共享成员对未来的预期是非常必要的,且通过现状与理想状态的对比,我们可以很清晰的看到差距,而如何缩小甚至是消除这个差距,这就是我们的当下的目标,而在目标之下,我们又可以进一步分解出很多关键事项,这些事项就是接下来我们要执行的。

2.4Cs(4C Matrix)

    我们要描绘出现状(As is)及理想状态(To be),就需要一套通用的模型,以便将大家的想法系统化输出,更有利于达成共识及相互对比。于是我引入了“4C”游戏,它是基于马修·瑞奇特(Matthew Richter)发表于2014年3月《Thiagi游戏通讯》中的同名游戏而来

    游戏的目的就是采集信息(information-splicing)”,他有意打乱我们常规的破题方法,利用四个通用的关键特性快速收集与议题相关的信息,并加以组织。这4个通用维度,分别是:

    ①组件(Component)是议题的各个组成部分,比如现有系统组件/模块。

    ②特性(Characteristic)是议题具备的各项性能特征,比如响应速度。

    ③挑战(Challenge)是与议题相关的障碍。

    ④人物(Character)是指与议题相关的人员,因为我们是在开发团队进行,所以这里我们主要是指用户群。

    具体怎么玩呢?这个没有标准定义,这里我只说一下我是如何设计玩法的,仅供参考。

    ①全员每次只聚焦于一个象限进行展开;

    ②大家把各自的想法,写到便利贴上,每张便利贴仅写一点,很多时候“说出来”和“写下来”是不同的感受

    ③5min钟后,由写的便利贴数量最少的人开始逐一“出牌”,期间其他人有跟他写的观点一致或相似,即可“跟牌”贴在一起(其实这是一个过程中进行分类的过程,也是检验不同维度大家共识的程度)。以此类推,直至大家都把手中的“牌”出完。

    ④给大家3min分钟时间讨论,进行关键词抽象提炼,并达成共识

    ⑤将达成共识的关键词写在单独一张便利贴上,并粘贴到相应的象限,以达到可视化共享

    这样下来,我们就可以很清晰的得到两份已达成共识的As is 和 To bo的4Cs矩阵图。

    在这里面我们可以很直观的看到一些变化,比如第一个象限Component组建,现状是,很多的是零散的系统,但未来却是一个一体化的全站平台。再比如,用户群,现状是零零碎碎的各种人,未来可能更有针对性的集中输出到某一类业务用户等等。


3.Pre-Mortem

    在4C里面,有个象限叫“挑战(Challenge)”,是与议题相关的障碍,其实这就是在分析潜在的风险。所以,在共创这个象限内容时,我引入一个引导工具,由詹姆斯·马卡拉佛(James Macanufo)发明的,叫“Pre-Mortem”,《Game storming》中文版的书籍里将它翻译成“马前炮”,我觉得这个名字很形象,出自元·无名氏《隔江斗智》第二折:“今日军师升帐,大哥须要计较此事,不要做了马后炮,弄的迟了。”比喻事后才采取措施,但已无济于事

    在项目中,学习的顺序往往被弄颠倒了。团队成员往往是在事情已经铸成大错或者已经脱离轨迹之后,才会聚在一起开“事后总结会”。但令人遗憾的是,很可能这些人在过程中凭经验就早早地看出到了风险的所在。

    所以,“马前炮(Pre-Mortem)”是在行动开始前,给大家提供一个对话空间,让大家直接讨论风险。与正规的风险分析不同,“马前炮”要求小组成员单纯地利用各自经验和直觉指出可能的风险,以便在后续的行动中进行有针对性的规划。


4.3W Matrix

    在大家共创完成4C里面的“挑战(Challenge)”象限后,我会引导大家对风险进行归类,比如是技术层面,团队层面,业务层面等等,然后针对这些挑战,或者叫障碍也好,我们来有针对性的逐一输出行动事件(Key Result。并且对行动事件在时间的维度上进行确认,最终落实到具体由某个人来实施。这里面就用到了戴夫·格雷(Dave Gray)所创建的“3W Matrix (3W 矩阵)

    游戏的目的是,大家在以往的会议中很容易看到这样一个情形:们参加会议,并发表了强烈的意见,但是只要一谈到接下来具体要的事情后,就都开始含糊其辞,躲躲闪闪。所以我是想通过“3W 矩阵”,最终输出一份关于“何人(Who)”“何时(When)”应该做“何事(What)”的承诺计划,从而将大家团结起来

    最理想的情况,大家课程输出一个一段时间内的明确节点计划,且相互监督,最狠的是直接面对面,打开日历,直接新建一个被监督人的日程提醒,用不可挽回的承诺强制你去行动。比如李四作为张三的监督者,直接当着张三的面,打开手机日历,在2月10日建立一条“张三输出第一版系统架构图”,然后到了2月10日那天,手机会自动提醒李四,李四便会将张三的这条信息扔到群里,然后问张三有没有完成,如果没有,可以搞一些小的惩罚,比如发个红包,或者请吃一顿饭。等这个阶段的任务都达成后,大家再聚在一起,定下一阶段的目标,依次往复,来消除自身惰性。


 5.Elevator Pitch

    其实通过以上的各个环节,大家已经对现状和未来都有了一个清晰的可视化共识,并且分析了一些前置风险,同时还分解出了一些落实到每个人身上的具体行动指标。最后一个环节,我觉得仅仅是用4Cs来呈现未来的状态还不够深入,所以,我又引入了在风险投资中最常用的活动“Elevator Pitch(电梯演讲)

    电梯演讲通常是创意过程中最困难的一步,它不但需要相当精简,足以在遐想的电梯上升的短短十几秒内表达清楚,还要生动地描述正在解决的问题为谁解决这个问题,你的想法中与众不同的亮点

    因为前面大家已经通过4Cs模型,共创了一些相似的内容,比如用户群,组建和特性等,所以,在这里我是希望大家能在15min左右的时间内,每一个人都写出一段电梯演讲,并且在15min后,很有仪式感的依次让大家尝试自己的那段讲说

    我为大家提供了一个参考模版,如下:

    为满足 目标客户 ,的 客户需求 ,我们为您提供 产品名称 ,它是 市场类别  竞争对手 不同,该产品拥有 一个关键收益 ,它 独特的亮点 

    在大家各自演讲过后,会给大家20min时间讨论,并且将最终达成共识的文字,贴在墙上事先画好的模版上。这个电梯演讲可以作为未来产品的愿景


6.回顾总结

    在活动的最后,我通常会带着大家重新回顾一下本次工坊的目的,看看是否达到了想要的效果。

    1)我们通过在As is To be框架下,共创了2个4Cs矩阵,达到了对现状及未来的清晰认知

    2)在4Cs矩阵的Challenge象限,我们引入Pre-Mortam,让大家基于以往的经验,达到了对潜在风险的前置分析

    3)针对Pre-Mortam所呈现出的潜在风险,我们有针对性的逐一输出行动事件。并且引入3W Matrix,最终分解出了关于“何人何时应该做何事”的承诺计划。 


    写在最后,对于网易人力资源数据赋能团队,应该算是一个“既新又旧”的初创团队。说它新,是因为在新的一年,大家要面对一个全新的方向领域,去打造一个高效的一体化数据平台。说它旧,是因为初始成员都是从原有的组织架构中分离出来的老搭档们。

    为了让新项目更形象,leo给它起了一个项目名字,叫“飞轮”取自“飞轮效应”指为了使静止的飞轮转动起来,一开始你必须使很大的力气,一圈一圈反复地推,每转一圈都很费力,但是每一圈的努力都不会白费,飞轮会转动得越来越快。达到某一临界点后,飞轮的重力和冲力会成为推动力的一部分。这时,你无须再费更大的力气,飞轮依旧会快速转动,而且不停地转动。这就是“飞轮效应”!

    祝愿这个项目能像“飞轮”一样,所有的努力都不会白费,早日冲破那个临界点,让一切阻力都化成动力的一部分!


文中的观点,仅代表我个人的一些思考,同时欢迎喜欢搞敏捷项目管理的同仁们,加微信多交流!

 

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