政府领导型客户频繁变更需求怎么办?三个步骤解决!

本文探讨了在面对用户需求变化时,如何通过深入理解需求本质、直接沟通确认方案及妥善处理遗留问题,来有效管理需求变更,减少项目风险。

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一、用户的本质需求到底变没变,先把自己的问题排除掉

遇到这样的问题,第一步要做的就是自我检讨,到底用户需求是不是真的变了?

这时我们最容易遇到的一个问题就是没能把握住用户最本质的需求,错把用户的表层需求或者解决方案当成了用户需求。

解决这个问题的最好办法就是why之剑,多问为什么,为什么用户提这个需求,多问几次就能追根溯源到用户最本质的需求,把握本质需求,加上采用高保真原型确认方案,才能尽量减少需求变更。

比如领导提了一个综合展示的需求,可以利用系统数据定期生成图表,展示几个关键业务指标。

领导可能还会要求某个指标应该用折线图或者饼图,这个需求的本质是要通过系统看关键业务指标,具体是用饼图还是柱图展示,是具体的呈现方案;所以应该把需求分析的重点工作放到指标分析上,确保领导提的业务指标都能统计,不能有遗漏。

二、和领导直接沟通需求、确认方案

我们如果有机会和领导直接对话,一定要抓住机会,避免空对空。

第一次沟通,即便我们只知道领导的一个大概想法,我们也应该准备一汇报的材料,把我们对需求的理解、大致的方案思路和待探讨的问题大概写一下,最好是一个PPT,这样沟通的效果会更好。

有了这个PPT的材料,和领导沟通需求就变成了汇报,通过汇报的方式确定需求,也避免了领导提需求过分发散,可以聚焦到PPT的框架内。

把握了领导的业务需求,下一步就是给出解决方案并和领导确认,我建议和领导确认方案最好采用高保真的系统原型。

现在高效的原型设计工具,做出高保真原型的成本很低,采用高保真原型和领导沟通效果会非常好,和领导汇报原型的关键点就是要讲明白你的设计方案,为什么原型要设计成这样?

三、遗留问题统一谈,及时止损

以上步骤都做了,用户的需求还是变来变去,上个星期谈好的需求上线了,下周就说这个功能不需要了,需要变方向,遇到这种领导只能自认倒霉了。

这个时候还有一招,就是要把销售抬出来了,让他找用户去谈,找一些变更费用,弥补一些损失,很多政府的项目每年都有一定费用的成本开支预算,争取一下可能还是会有的。

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