什么是文件管理软件？你为什么需要它？

什么是文件管理软件？你为什么需要它？

无论什么行业的企业，都以数字和纸质形式处理大量文档。 事实上，仅美国上班族平均每年就使用 10,000 张纸。 将此统计数据应用于拥有 100 甚至 500 名员工的企业，您很快就会开始了解在企业中移动的文档量。

当这些企业可以使用自动化流程快速高效地处理文档，没有繁琐的手动工作流程或难以找到信息的麻烦时，它们通常表现最佳。

您的企业可能也一样。 您可能已经认识到管理所有文件的效率低下，繁琐的手动流程正在影响生产力。 您可能还承认必须有更好的方法。 如果您还没有为您的企业考虑过文档管理 - 或者您希望为您的公司从文档管理解决方案中获得更多收益 - 从今天开始了解更多关于这项技术的信息。

什么是文件管理软件？
文档管理软件 (DMS) 是一种数字解决方案，可帮助组织处理、捕获、存储、管理和跟踪文档。 通过严格管理您的关键业务信息，您可以开发以稳定、可预测、可衡量的方式启动、执行和完成的流程。 如果没有功能齐全的文档管理软件，几乎不可能设计和实施可靠的业务流程和数字工作流程。

文档管理软件的一些组件包括：

文档存储库。 这是存储文档和相关数据的地方。 根据您选择设置文档管理系统的方式，存储库可能驻留在云端或本地。 尽管某些行业的法规遵从性要求可能要求将文档存储在内部服务器上，但云选项通常更具可扩展性且成本更低。

文档查看器。 这是用户界面的主要组成部分之一。 人们可以在这里查看计算机或移动设备上的文档和图像。 最好的文档管理软件可以显示 PDF、JPG、TIF、CAD 图纸和其他图像版本，以及以原始格式显示电子文档。

工作流工具。 工作流工具将文档发送给公司内部的员工或团队，或者发送给公司外部的客户或业务合作伙伴。 最好的文档管理解决方案提供了优化和自动化工作流程的选项，以节省时间和金钱。

索引功能强大的搜索。 索引数据对文档进行分类并识别文档类型。 索引使您能够通过适当的工作流程移动文档并在以后找到它们。例如，您可能需要查找 2020 年 7 月发送给史密斯先生的发票。如果文档按类型、帐号和日期进行索引，您可以搜索当年 7 月 1 日至 7 月 31 日期间包含史密斯先生帐号的所有发票文档。

OCR 功能。 OCR 代表光学字符识别。 这是一种将文本从图像转换为商业软件可以使用的数据的技术。 例如，OCR 工具可能会从简历中提取所有相关信息并将其加载到申请人跟踪系统中。

搜索工具。 搜索工具可让您的员工缩小结果范围以找到他们需要的文档。 根据您的标准和软件的设置方式，您可以按文档类型、索引值、关键字和全文进行搜索。

集成选项。 集成选项让您可以将文档管理系统与会计软件、ERP 或其他解决方案结合使用。 例如，DocuWare 已与 500 多个应用程序集成，包括 QuickBooks、SAGE、Outlook 和 SAP。

云中的文档管理
许多公司正在从旧的本地系统过渡到基于云的软件即服务 (SaaS)。 这种转变只会继续下去。 云的“轻量级”正在推动这一趋势。 与需要实施、升级和定期维护的本地系统相比，云软件部署迅速，并且需要最少的内部 IT 支持。

这种“轻量级”提供了许多其他好处，包括随着业务的增长轻松扩展的能力以及更好的运营灵活性。 结果呢？ 提高效率、生产力和敏捷性——所有这些都有助于您为业务设定新的步伐。

云的成本低于本地
云软件通常可以按月或按年订阅。 但它没有前期许可成本，并且内置了支持和维护。本地软件需要大量的软件许可前期投资，以及应用程序、IT 支持和硬件的成本。考虑到年度支持和维护费用以及新硬件的典型三年周期，云的总体成本低于同等的本地部署。 订阅服务是可操作的，而不是资本支出，并且仅在公司需要它们以实现可预测的预算规划时才获得。

文档管理术语表
在您开始购买文档管理解决方案之前，请了解您可能会遇到的其他一些常见术语。

文件捕获。 捕获是指将文档放入文档管理系统的过程。 这可以通过多种方式完成，包括扫描、导入、发送电子邮件、直接捕获传真以及将数据输入电子表格。

文档成像。 文档成像是将纸质文档或文件转换为数字文件的过程。 通常，这是通过扫描过程完成的，将这些纸质文档转换为 PDF、JPG、TIF 或其他图像类型。

文档类型。 文档类型是您设置的总体类型，例如“发票”、“客户电子邮件”，甚至是“销售”或“客户服务”。

索引。 通过允许您应用任何识别数据（例如供应商或客户名称、日期、金额和类别）或分配更广泛的术语（例如“发票”、“信件”、“销售”或“客户服务”来组织文档管理系统中的文档 。” 索引词定义了文档的内容。 公司应制定索引规则，以便所有员工使用相同的流程； 您还可以使用智能索引软件自动索引，该软件使用机器学习来立即识别文档中最有价值的信息并将其转换为高度结构化的可用数据。

版本控制。 版本控制是记录文档更改的过程。 如果有人对您系统中的文档进行了更改，版本控制使您能够访问以前的版本并查看更改的时间和人员。

电子签名。 电子签名以数字方式捕获并附加到文档中。 在某些情况下，它是手写签名的数字版本，用手写笔或手指在触摸屏上签名。 在其他情况下，有一个只有指定签名人才能访问的加密密钥，以确保签名是真实的。

文档管理系统的 7 个好处
良好的文档管理提供许多好处，包括提高客户满意度、提高员工士气以及更容易遵守联邦、州和行业法规。 查看以下文档管理系统的七个主要好处，或浏览 DocuWare 案例研究，了解有关各种组织如何使用文档管理产生积极影响的详细信息。

1、减少对纸张存储的依赖
实施 DMS 是创建无纸化办公室和消除纸张成本、不安全性和低效率的最重要步骤。
这些节省的一些原因包括：

• 减少文档档案的空间需求。 当您进行数字化时，您会从充满纸张的文件室转变为办公室中很少或不需要文档存储空间的情况。
• 归档成本更低。 如果您出于合规或其他原因必须保留的纸质档案存放在遥不可及的仓库中，则它们会花费您的钱。 数字档案可以立即访问并且维护成本大大降低。
• 文书工作费用。 当您处理纸张时，工作人员可能会不断地打印或复印文件以完成工作。 当您处理数字时，打印需求会大大减少。
• 劳动力成本。 借助文档管理系统，员工可以快速获取所需的信息。 没有人需要索取文件或沿着大厅走到文件室开始搜索。 由于效率的提高，通常不需要随着业务的增长而增加员工。

2、轻松按需访问文档
按需访问文档不仅可以降低您的劳动力成本。 它可以提高员工士气，减少错误和沟通不畅，并大大提高客户满意度。

借助正确的文档管理系统，员工可以快速找到他们正在寻找的内容，无论他们是在从事研究项目、照顾患者还是与客户就订单进行电话交谈。

3、提高合规性
轻松访问文档以及随之而来的所有内容可帮助您遵守法规遵从性要求。 当您投资于文档管理时，以下只是一些提高合规性的机会：
更好的文档。 当授权的团队成员、客户、审计师和其他人可以访问有关交易或账户的整个故事时，就更容易证明合规性或找出您不小心的地方，这样您就可以在未来解决这些漏洞。
许可访问。 最好的文档管理软件可让您控制谁可以访问文件，甚至可以创建审核日志。 这有助于您确保安全信息在需要知道或保密的基础上真正可用。
版本控制。 版本控制可让您查看谁更改了文档以及他们何时更改。 您可以查看添加、移动或删除文档的方式和时间，有助于确保您的记录准确且合规。

4、增强团队和客户协作
文档管理系统完全支持协作环境，无论员工是在办公室、远程还是在移动中工作。 三分之一的办公室工作人员表示，如果在疫情后 100% 停止远程工作，他们可能会辞职，因此确保协作而不要求人们在同一空间内的系统至关重要。

以下是文档管理软件支持协作的几种方式：
人们可以同时查看文档。 这有助于同事以最有效的方式讨论项目、帐户问题和其他主题，无论他们是通过电话、视频会议还是聊天。
客户和业务合作伙伴可以在获得许可的基础上查看文档。 您可以为外部用户设置有限的访问权限，以便他们可以为项目做出贡献或跟踪正在发生的事情。 这支持沟通和透明度，这两者都非常有助于客户满意度。

5、用于改善工作流程的自动化选项
最好的文档管理软件选项包括自动化。 无论是自动扫描和索引，还是根据预设规则使用工作流程路由文档的能力，这些解决方案都可以加快常见流程，并让您的员工摆脱繁琐的手动任务。 例如，使用 DocuWare，您可以自动化常见的业务流程，包括发票审批、员工入职和记录保留。

6、业务连续性让您高枕无忧
如果您选择基于云的文档管理，您获得的安心可能是巨大的。 顶级文档管理提供商使用冗余数据存储来确保快速和完整的灾难恢复过程。 即使您的企业受到飓风、火灾或其他自然灾害的袭击，您的文件也将是安全的并且可以立即访问。

7、更佳的整体数据安全性
当您投资于安全文档归档时，您可以让应该有权访问它的每个人都更容易获得数据，同时减少不应该看到您的文档的人的机会。

文档管理解决方案成功的 3 个最佳实践
但是，简单地购买文档管理系统并在您的业务中使用它并不能自动为您带来所有这些好处。 确保您与您的供应商合作计划一个强有力的实施，包括为您的员工提供培训和沟通。 您从员工那里获得的支持越多，他们就越有可能使用该软件并帮助推动其中的一些好处。

以下是要考虑的另外三个最佳实践：

1. 创建使用文档管理系统的标准操作程序
   提前计划，决定如何使用您的文档管理系统。 创建标准操作程序和培训材料，各级员工有问题时可以求助。 您的团队在使用软件方面越一致，收益就越大。

2. 尽快抓拍文件
   并非每个组织都可以 100% 无纸化，但是当您将尽可能多的文档转换为数字文档并尽可能靠近“入口点”捕获它们时，可以获得最佳结果。例如，某些类型的邮件应该被打开并立即扫描并作为数字文档发送给适当的人。 工作流程应允许员工将附件直接转发到文档管理系统，而不是要求他们打印文档电子邮件。

3. 不要简单地模仿旧的纸质流程
   文档管理解决方案提供了比纸质流程做得更多的机会。 不要试图创建模仿您对纸张所做的工作流程。 相反，请在您的组织中召集主题专家并设计更好的流程以充分利用数字功能。

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