有效的客户信息管理至关重要的 6 个原因

有效的客户信息管理至关重要的 6 个原因

大多数公司都有客户关系管理 (CRM) 系统。在开始时，CRM 解决方案可以管理有关潜在客户、销售电话和提案的数据。一旦潜在买家成为客户，该解决方案就会跟踪联系人、合同、续订日期和客户互动等信息。当公司实施 CRM 解决方案时，他们经常忽略一个关键问题——如何管理和组织与 CRM 交易相关的客户文档。

有效的客户信息管理始于健全的文档管理实践。文档管理策略是有效管理客户数据并最终改善客户体验的关键第一步。

为什么您的公司除了 CRM 软件之外还需要文档管理？

1、如果没有文档管理，大部分最重要的客户信息都不容易访问。CRM 解决方案旨在管理结构化数据，例如公司名称和地址、订单号以及支持问题及其解决方案。这个客户数据只能告诉你这么多。真正有深度的见解来自于将其与相关文档中包含的信息相结合，如提案、合同、通信和电子邮件，这些文档提供了该数据的上下文。

2、销售和客户服务代表响应客户询问的速度是客户体验的一个关键因素。如果中央数据库中没有完整的客户数据和随附文档的历史记录，那么提供的服务质量就会受到影响，员工的响应速度会较慢，并且他们对客户问题的回答可能不完整。借助文档管理，跟进变得更快、更高效，因为所有授权的团队成员都可以轻松获得所需的信息。在您的 CRM 和文档管理系统之间创建无缝集成还可以消除重复的数据输入。信息只需要输入一次，而且可以共享。

3、客户可以通过多种渠道与您的公司联系，并期望获得相同水平的服务，无论他们是通过电子邮件、网络表单、聊天机器人还是移动设备与您联系。当他们的信息分散在多个不连接的系统中时，客户会因延迟而感到沮丧。想想你上一次联系公司，在你的问题得到解决之前需要从一个部门转到另一个部门。当无法立即找到他们的信息时，他们也可能产生信息安全的担忧。

4、客户信息管理不善的风险正在迅速增加。侵犯隐私和安全漏洞的消息司空见惯。此外，联邦和州政府正在制定有关客户信息的新法规。在没有文档管理的情况下处理这些新的且经常相互冲突的需求是一种失败的提议做法。

5、如果他们对您提供的服务不满意，客户可以立刻通过社交媒体和同行评审平台发泄他们的不满。公司达不到客户期望的推文或同行评议只需一条，即可损害其声誉，直接影响利润。

6、客户信息的数量和种类不断增加。根据分析公司 IDC 发布的预测，2020 年至 2024 年间创建的数据量将超过过去 30 年创建的数据量。如果你现在不开始制定策略来管理这种增长，你想什么时候才开始呢？

集成可以很简单且回报大

集成过程不必复杂。DocuWare Smart Connect 功能可以直接从您的 CRM 界面读取术语并使用它们来搜索相关文档。

通过单击或组合键，用户可以立即在屏幕上看到所有相关文档——包括订单、发票、合同、电子邮件、收据、报表以及与项目、交易或客户相关的任何其他文档。

员工从一个界面获取信息，而不必在两个窗口之间切换来确认信息。当您的公司使用 Smart Connect 功能 DocuWare 与和您的 CRM 集成时，它可以有效地连接系统来移动和同步信息，实现流程完整性。

DocuWare 文档管理解决方案可以保证直接从 Microsoft Dynamics 365 或任何其他 CRM 系统高效访问信息，完全符合数据保护准则。这一点很重要，因为查看完整的客户信息，从识别潜在客户到购买、履行和客户保留，需要跨流程提供关键客户信息。

重要的文档和内容需要被这些流程找出和使用，并以协调和结构化的方式进行管理。这就是文档管理与您的 CRM 集成所提供的强大连接。