综合电子档案管理系统单机版

1 概述

1.1 系统简介

1.1.1 系统介绍

电子档案管理系统单机版 v2.0（以下简称系统）是专久智能研发的档案管理系统软件。面向政府机关、事业单位和企业，在提供标准的通用档案业务管理模型的基础上，允许用户通过平台化定制满足个性化、多样性的档案管理业务管理需求，适用于小规模档案管理用户或是各行业档案管理信息化初级阶段用户。

系统基于多全宗管理应用模式，以“文档一体化”管理为主要思想，主要包含档案业务管理和系统维护两大功能群。其中，档案业务管理功能群包含文件收集、档案管理和开发利用三部分功能，可以满足档案管理人员进行档案资料的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计八大业务环节的管理应用；系统维护功能群以平台化思想设计，提供了一套完整的档案业务定制工具包，供用户定制符合本单位档案业务管理规范的系统架构，定制内容涵盖全宗、档案类型、著录字段、编辑界面、档案分类、目录报表、标准代码、主题词、整理规则、排序规则、电子文件存储规则、角色和用户等，还提供了日志管理、数据转换、数据库备份与恢复等辅助管理功能。

1.1.2 系统功能模块

1.1.3 系统特点

1. 平台化可定制的系统

系统采用基础平台的设计思想实现，使得用户的业务管理规范与系统低耦合。针对不同用户的档案业务需求，系统提供功能强大的业务定制工具包，允许用户通过业务定制，将本单位的管理理念和业务规范在系统中展现，使系统成为符合自身业务管理需要的档案系统。系统所管理的档案门类、数据库结构、档案分类、整理规范、标准代码、著录界面、目录表单、统计、编研信息库等内容都可以通过系统提供的业务定制功能实现，使得系统具有极强的扩展性。

2. 集成业务面板

系统采用集成式界面设计，使得系统的易用性变得十分强大。系统功能的切换不用退出当前功能模块，可以通过系统左侧的“业务面板”上的功能按钮直接进行切换。“业务面板”直接对应系统的菜单项，不用的时候可以收起，以节省界面空间。

3. 文档一体化的集成体现

系统以“文件收集”为应用起点，可以实现对日常办公文件的收、发管理，以及内部文件资料的管理。在需要归档时，用户可以从“文件库”中选择文件进行文件立卷和归档，从而实现文件档案一体化管理。

4. 目录树管理

系统提供档案目录树管理功能。在档案目录树中，以“全宗单位—分类节点—档案类型—数据节点”多层结构的形式进行档案目录树的展现；同时提供档案类型分类表显示功能，使得用户对同一档案类型，既可以按照数据节点又可以按照分类表两种方式显示数据。

5. 强大的检索功能

系统提供直接检索、模糊检索、组合检索，跨库检索、特殊检索等多种查询方式，为用户查找各种类型的档案数据提供了高效和精确的技术手段。所有检索方式支持在查询结果中再次检索（也称为“递进检索”）。

6. 联机档案扫描

系统内嵌图像扫描和处理模块，支持 TWAIN 接口的扫描仪，可以联机扫描纸质文件并进行图像处理，从而实现纸质文件在档案著录时与电子文件同步归档。联机扫描模块的功能包括：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。

7. 多种报表样式

系统内置报表设计器，可以实现档案案卷封面、脊背、案卷目录、卷内目录、备考表、归档文件目录、移交清单等各种类型报表的设计和打印。用户可以随时根据需

要修改报表样式。目录著录以后，可以进行多次打印和导出成 Excel 等格式，实现“一次输入、反复利用”。

8. 数据导出、导入功能

系统支持离线包导出功能，可以把系统内设置好的数据结构和规范导出成离线包。离线包在配有加密狗的环境下，可以供其他档案人员利用该离线包进行档案的编辑和整理，然后把整理好的数据利用数据导入功能恢复到系统中，实现一套系统多人使用。

9. 光盘制作

系统提供光盘制作功能，可以将系统内的档案数据导出成附带检索功能的光盘数据包。光盘制作功能支持目录数据和电子文件同步导出，支持按不同光盘种类自动分盘。每张数据光盘可以附带独立的浏览程序，提供和系统一样的数据管理界面和检索功能，可以独立于系统使用。光盘制作功能为档案数据的备份和长期保存提供了良好的技术手段。

10. 消息提醒

为方便用户的档案保管和日常借阅管理，系统提供消息提醒功能。用户在登录系统后，可以通过自动弹出的消息提醒窗口获取最新消息，在消息中心中可以查看超期未还档案、保管到期档案的提醒消息。

1.2 系统应用环境要求

1.2.1 硬件环境及配置

系统对客户端计算机硬件没有特定的要求，建议的硬件配置如下表：

1.2.2 软件环境及配置

系统的软件环境及配置要求是使用微软的操作系统（包括 WinXP 中文版、Vista中文版、Windows 7 中文版、Windows 10 版）。此外，用户可以根据自身需要，安装其他软件（例如：Office）。

1.3 系统基础操作

1.3.1 系统登录、注销和退出

1.3.1.1 系统登录

点击桌面上的“电子档案管理系统单机版 v2.0”图标，或者点击操作系统的【开始】菜单，选择【程序】组，在【电子档案管理系统单机版 v2.0】功能组中点选“电子档案管理系统单机版 v2.0”图标，弹出用户登录窗口：输入用户名和密码，点击【登录】按钮，进入系统主页面。

1.3.1.2 注销

注销可以实现登录用户的切换，点击【开始】菜单的【注销】按钮，用户可以更换用户进行重新登录。如下图：

1.3.1.3 锁屏

锁屏可实现登录用户在常时间不使用系统时进行的系统锁定功能，只有输入正确口令后方可重新进入系统，保证了数据的安全性。点击【开始】菜单的【注销】按钮，用户可进行屏幕锁定。如下图：

1.3.1.4 退出系统

点击【开始】菜单的【退出系统】按钮，或是点击系统窗口右上角的关闭按钮 ，可以退出系统。

1.3.2 系统功能选择操作

登录后，显示的系统主界面如下：

系统功能菜单包含：开始、档案管理、档案利用、数据维护、档案设置、系统设置、帮助。通过菜单栏选择功能，点击系统窗口上方的“菜单栏”，将弹出系统功能下拉菜单，如下图：

菜单栏包含了系统所有功能，用户可以通过鼠标点选下拉菜单中的功能进行操作实现菜单选取。

1.3.3 修改个人密码

选择【系统设置】—【修改密码】，打开“更改口令”窗口，在“原口令”栏中填写旧密码在“新口令”栏填写新密码，点击【修改】，完成密码修改。如下图：

1.3.4 参数设置

用户可以设置默认的电子文件存放路径，以方便用户直接进入默认的文件夹进行电子文件挂接。选择【系统设置】—【参数设置】，弹出“参数设置”窗口，在“文件存储目录”

栏选择指定的电子文件存储路径，点击【确定】按钮保存设置。窗口如下：

页号与页数自动生成规则——案卷的页数其实是卷内文件的页数总和，但卷内文件是录入页数还是录入页号呢？这个各家用户不同，大部分是录入页号的，但也有部分是录入页数的。针对这个不统一的情况，我们在业务规则里增加了这项规则，由用户根据自己的录入习惯选择，不管用户录入页数还是页号，我们都可以自动计算出相应的页号和页数，当然也可以选择不自动计算。

2 数据备份和恢复

2.1 数据库备份

数据库备份，用于备份系统中除电子文件实体之外的所有数据。建议定期对系统数据库进行备份，以防止操作系统损坏等问题出现造成数据丢失。如果对系统数据有批量修改，建议提前备份数据库。