RPA进阶(一)RPA工具Uipath入门基础知识

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RPA可以通过让机器人执行制定好的流程,释放人力资源,提高工作效率。

RPA适合做有规则、高度手工及重复、成熟稳定、高频率的业务流程。

RPA能够打破信息孤岛,将业务流程串接,形成业务闭环,以较高的效率、较低的出错率完成业务。在不断增长的IT需求和有限的IT资源投入面前,RPA能够以较少的投入、更快的部署上线脱颖而出。RPA解决了业务上的痛点,而且后续应用的修改和运维工作也相当便捷。同样的业务如果换成传统的开发模式进行,开发周期会成倍数的增加。

希望各位业务同事能围绕工作中的痛点、难点,发掘场景,将重复性的工作交给机器人,释放自己,让我们的工作变得更加具有创造性,更加令人心动。

RPA概念

RPA全称为:Robotic Process Automation,即机器人流程自动化。我们分析下这三个关键的英文单词,首先是Robotic ,也就是机器人,这里的机器人是一个虚拟的概念,并不是需要一个实体的机器人,它只是我们流程的执行体,或者说执行单元。

接着是Process ,也就是我们的流程,它对应的就是我们的业务逻辑,我们将业务需求梳理成一个可以被执行的流程,然后通过我们的“机器人”来执行我们定制的一些流程,比如我们熟知的网络爬虫,就是RPA的一个很好的例子,我们通过写好相应的爬虫脚本,然后通过脚本程序我们就能自动获取到我们想要的信息了。

最后的这个Automation,自动化,也就很好理解了,前面的“机器人”和“流程”就是为了实现自动化的目的,通过机器人来执行我们定制好的流程,这个流程也可以理解为一项任务,如果任务足够复杂,需要的人力成本很高,那通过机器人来代替人工自动化的完成我们的任务,就可以大大提高工作效率,解放劳动力,减少人力成本。

RPA适用条件

事实上,并不是所有的业务流程都适合RPA来实现,要选择RPA来实现是有一定的条件的,它适合于重复的、有规则的、稳定少变的流程。,下面我们看下需要哪些条件:

1.重复
RPA适合的流程必须是高重复性,因为本身开发一个流程就需要相当的时间和成本,如果一个流程只是一次性的或者使用频率极低,那原本的人工成本那些也就显得不太重要了,相反,如果一个流程是高重复性的,那原本的时间成本和人工成本就显得非常重要了,而且这个RPA发挥的重要也就更加明显了。另外这样也可以在最短时间内搜集足量的测试数据,缩短我们的开发周期。

2.有规则的
RPA适合的流程必须是有一定的规则的,如果一个流程毫无规则,散乱,需要人为进行主观判断操作的,那它本身是不适合RPA实现的,因为我们机器人做不到主观判断,当然,目前通过借助AI技术,我们确实可以实现一部分的判断,像ocr识别纸质文档,语音识别,人脸识别等,但是对于大部分情况,我们还是需要一个规则的流程。

3.稳定的
RPA最常操作的就是各种软件,客户端或者浏览器(某个网站),我们需要页面的元素去点位到我们要操作的组件,如果用户界面经常发生改变,那我们流程也就要跟着改变了,这样就会加大我们流程的维护成本,或者如果一个流程本身的业务流程也是经常改变的,那它同样不适合RPA实现。

RPA 能做什么?

RPA可以按照事先约定好的规则,对软件进行鼠标点击、敲击键盘、数据处理等操作。原理就是借助一些能够自动执行的脚本完成一系列原来需要人工完成的工作。这些脚本可能是某些工具生成。它可以应用在多个领域,下面举几个例子:

  1. 财务机器人
    例如说对于会计部门来说,员工每月都有交通费,差旅费,宴请费等等各种单据需要报销,会计部门需要对这些费用进行整理,收集,精算甚至登录到公司的管理系统,还要把汇总结果登录到税务部门的系统上去,或者还有和工资明细等等进行合并,工作繁琐且容易出错。

    如果使用RPA软件及方案,就可以自动识别单据类型,费用,特定员工信息,自动输入公司的管理系统,税务系统,减少人工错误、确保零失误、提高效率、大幅度降低运营成本。

  2. 跨系统业务报表
    自动生成,自动发送:RPA机器人以非侵入的方式采集跨平台跨系统数据(包括网银交易系统,网银系统后台数据库、运行计算机性能数据和其他业务系统),定制化生成报表报告,所需数据一目了然。

  3. 企业数据挖掘
    每个行业随着消费者多样化的消费需求,对数据精细化挖掘的需求也变得愈加强烈。数据挖掘动则上万、十万、甚至百万级的数据需要去收集。收集的数据来源多种多样,有内部的,也有外部的,且没有标准API可以调用。
    使用RPA机器人,可通过自动化操作网页、应用,抓取相关信息。为数据挖掘提供了大量的输入。帮助企业更及时、精准的决策。

  4. 总账
    银行必须确保其总分类账更新所有重要信息,如财务报表、资产、负债、收入和支出。该信息用于编制银行的财务报表,然后由公众,媒体和其他利益相关者访问。考虑到从不同系统创建财务报表所需的大量详细信息,确保总分类账没有任何错误非常重要。RPA的应用有助于从不同系统收集信息,验证信息并在系统中进行更新而不会出现任何错误。

  5. 报告自动化
    作为合规的一部分,银行必须准备一份关于其各种流程的报告,并将其提交给董事会和其他利益相关者,以显示银行的业绩。考虑到报告对银行声誉的重要性,确保没有错误非常重要。RPA可以从不同来源收集信息,验证信息,以可理解的格式安排信息,帮助银行准备数据准确的报告。

  6. 账户关闭流程
    银行每月都会收到关闭账户的请求。有时,如果客户未提供操作账户所需的证明,也可以关闭账户。考虑到银行每个月需处理大量的数据以及他们需要遵守的清单,人为错误的范围也会扩大。银行可以使用RPA向客户发送自动提醒,要求他们提供所需的证明。RPA机器人可以在短时间内以100%的准确度基于设置规则处理队列中的账户关闭请求。

RPA的优势

RPA在多领域正在发挥者它的重要作用,包括财务流程自动化、办公自动化、工业控制自动化、网站数据自动抓取,电商的订单自动处理等等,总结下列,主要有以下的优点:

1.将信息孤岛变成信息通衢
随着企业经营业务的多元化和复杂化,业务流程变得越来越复杂,在企业内部信息孤岛随处可见,RPA的出现可以整合各个相关业务流,通过自动化的手段将业务流程的上下游串接起来,形成小规模的业务闭环。同时,通过机器人将不同信息孤岛里的数据来回传输,建立一整套基于数据流转的信息通衢,可以大大提升各业务线的执行效能。

2.提升业务流程的执行效率
RPA允许公司内部的单独业务部门定制解决方案,以快速构建数字化流程,在短时间内提供显著和可持续的价值,同时较大程度上降低总体风险。通过在部门层面构建和部署,管理人员可以快速处理重复性高且繁琐的业务流程,从而实现效率和成本的节约,同时尽量保持灵活性。

同时,企业员工由于自身的特点,诸如疲倦、外界干扰、情绪等影响,有时人工操作效率比较低下,而采用RPA机器人执行既定的流程,机器人的操作速度可以达到人工处理的N倍(一般是2-3倍),并可实现24x7的全天候工作,不会犯错。RPA机器人能够模仿大多数人类用户的行为, 比如可以登录应用程序,移动文件和文件夹,复制和粘贴数据,填写表单,从文档中提取结构化和半结构化数据,抓取并执行浏览器控件等等。

3.出错率低
基于明确的规则操作,无差别化,尽可能消除人为因素产生的错误。

4.周期短,见效快,快速开发和高效运维
正常情况下,除去前期的服务器部署、环境安装等工作(大约需要半天时间),一个熟悉业务流程的人员开发一个中等难度的RPA应用只需要2-3天时间,然后就可以上线运行,不仅大大提升了流程的处理效率,解决了业务上的痛点,而且后续应用的修改和运维工作也相当便捷。同样的业务如果换成传统的开发模式进行(比如Java,C#等),开发周期会成倍数的增加。

有些流程自动化通过改造现有企业办公系统,让多套系统提供API接口,然后基于SOA的架构也能完成。但这需要耗费巨大的财力和较长的周期才能完成这样的整合。相比起来,RPA的自动化可以通过自动化脚本快速搭建自动化流程,在短期内产生效益。

三点思考

1.关于人的集成

过去的二十年经历的是ERP(企业资源计划)由高速发展走向成熟的过程,也是ERP由奢侈品变成必需品的过程(举个例子:2008年前后,国家电网SAP项目基本上都是由国际咨询公司负责实施的,且顾问难求;10年之后的今天,国内的SAP实施厂商已经有非常成熟的实施能力了,一些中型的企业甚至可以不用建机房也同样可以使用SAP/Oracle的ERP产品服务)。

这个过程中,人和信息系统发生了非常紧密的集成。也许10年前,我们可以说信息水平比较高的部门是财务部门和HR部门,而现在已经没有人会提哪个部门信息化水平比较高了(因为大家的信息化水平都很高了)。

当人使用信息系统由稀缺变成普遍,大家一定会追求:如何能够更加体现人的价值?如何能够让人和信息系统有更高效的集成?

所以我们就会分析,哪些人和机器的交互是必要的、高附加值的、有创造性的?而哪些交互是机械的、低附加值的、可以让机器完成的?

在这样的大背景下,RPA就变得非常有价值。(如果ERP没有完成普及,RPA便不会有如此的紧迫性)

2.关于信息系统的集成

虽然ERP已经“飞入寻常百姓家”,但系统间的集成一直是很多企业讳莫如深的痛点。
为了解决这个问题,我们提出了很多的概念(非IT人员请忽略后面的英文缩写):ESB、WebService、OLTP/OLAP、数据仓库、MDM、BPM等等,试图从多个抽象层面(技术接口、数据、流程等角度)解决这个问题。

涉及到部门之间信息交互时,这个场景/结论出现的频率依旧是最频繁的:“这个需求挺急的,IT开发这个需求的周期也挺长的,要不我每月/每天导出固定格式的Excel文件发给你吧!”

这个问题可总结为两个主要矛盾:

  • 矛盾1:企业日益增长的对IT系统的需求与IT系统有限的资源投入之间的矛盾。

  • 矛盾2:企业对业务变更迅速响应需求的与IT系统建设需遵循固有周期之间的矛盾。

关于矛盾1的关键字是:成本

提升信息系统群对业务的可扩展性,便意味着设计复杂度的增加,同时也意味着投资成本的增加;而信息系统的建设从来都是需求与成本的权衡。俗话说:“一分耕耘一分收获”、“一文价钱一文货”。

RPA在解决现有信息系统间的交互问题上,具有得天独厚的优势。

从业务人员的角度看,RPA解决系统集成的问题方式和人处理的方式非常类似。

从IT人员的角度看,RPA解决系统集成的问题方式非常符合软件工程中“高内聚,低耦合”的原则。

关于矛盾2的关键字是:速度

业务部门有需求变更时,最不想得到的答复是:“IT需要排期”。IT部门最痛苦的莫过于人手本来不足,各个业务部门报需求的紧迫性都是“非常高”。这个矛盾不仅短期存在,而且未来相当长的时间内都会存在。

RPA项目实施周期短(后续关于实施策略的文章会分析),见效快(后续关于RPA投资回报率的文章会分析)的特点,能够非常有效的缓解业务部门和IT部门之间的矛盾。

3.关于未来的集成

都说“未来已来”,都在讨论“机器会不会替代人”,不过这些问题都不是我们短期做IT规划需要重点考虑的问题(主要是当前可行性不太够,毕竟企业门口栓一条“阿尔法狗”来看家护院,投入和产出明显不划算)。

要展望未来,也要脚踏实地,RPA可以是一个很好的连接点。

为什么说RPA可以让AI离我们近一些?

RPA是流程自动化机器人;如果是机器“人”,就需要有眼睛、有耳朵、有嘴巴、有手、有脑袋。

其中:

  • 眼睛=OCR、图像识别、语义识别等
  • 耳朵=语音识别
  • 嘴巴=语音合成
  • 手=初级阶段的RPA、机械手臂
  • 脑袋=统计分析、机器学习等

这些单项的技术已经相对成熟,RPA可以将这些散落的珍珠串成美丽的项链,戴在企业的脖子上,使其以更加优雅的姿态参与日益严酷的市场竞争。

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