如何在Excel中标识处理重复值

首先，我们这是讨论单列的重复值标识、筛选、删除等处理方法，多列的重复值需要其他技巧或者函数公式，暂不在此讨论。而在这里，我们主要用的COUNTIF函数，其他人有用MATCH的，但那有点绕所以没必要也不讲。

 

先来看看比较典型的数据和一般初学者都会问到的处理要求：

 

 

 

如果你是吃惯快餐的人，那可以挑与你要求一致的查看。

当然，不一定能吃饱，而能全部仔细看完的话，你肯定更能运用自如……

 

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1. 将重复值全部高亮标识出来；

 

这种要求比较简单，而一般的“高亮标识”，其实基本上就意味站你要用“条件格式”来实现。

先简单科普一下“条件格式”是一种什么样的概念，条件格式就是Excel根据你指定或者选择的判断条件，让满足这些条件的数据用指定的特别显示方式来突出显示，比如说你想把显示“不及格”的数据都变成红色，那就可以使用条件格式，因此在Exce中，只要你有规律性的“条件”，那就一定可以让满足条件的突出显示出来。

新版本的“条件格式”按钮在开始工具栏的中间，如下，而03版的命令则在“格式”菜单下；

 

 

 

我们先讲03版的操作过程：

1. 选中要标识重复的数据列，如下的B2:B13区域；

2. “格式” →  “条件格式”

3. 在弹出对话框中，选择“公式”，右侧输入下面公式：

    =COUNTIF(B$2:B$13,B2)>1

4. 选择需要高亮显示的背景色或其他格式，确定。

 

03版的设置需要手动定义条件格式公式的方法，有点复杂，而条件格式里公式的写法，我们需要稍微科普一下： 

1. 公式只需要针对“活动单元格”书写就行了；

2. 公式能保证向下“复制”正确性。

满足上面的两个条件，也就能完成所选区域的全部条件设置，就尤如我们在单元区域下拉填充公式的原理是一样的，因此不要在公式里想当然地写能对应整个区域的公式，其实那是错误的。

 

03版的设置虽然麻烦了一点，但这是通用式，你会设置条件格式，也同样会用来筛选。而07版以后来处理同样的问题，就太简单了，直接选择区域，“条件格式” →  “突出显示单元格规则”  →   “重复值”

 

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2. 标识后面出现重复的值（第一次出现不标识）；

从上面的操作我们知道，要把重复值全部标识出来其实太简单了，但如果我们只想标识后面重复的项目呢？

这个就没有直接的方式了，而需要自定义函数公式来判断是否是第一次出现还是多次重复，因为我们更多的时候是要把后面重复的删除掉：

1. 选中需要高亮显示重复值的数据区域，如下的B2:B13区域；

2. 条件格式 →  新建规则  →  使用公式确定要设置格式的单元格

3. 输入如下公式：

    =COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

4. 设置高亮格式， 确定

这个问题的重点，还是在于“公式”……我们每次都使用COUNTIF函数，这个到底是什么一回事呢？

 

COUNTIF 函数是对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。
COUNTIF(range, criteria)

上面是帮助文件中的话，其实很明了地告诉我们：

1. COUNTIF是一个单条件计数函数，只有两个必需参数；

2. range表示要统计的区域，ciriteria表示要统计的条件；

B$2:B2 是什么样一个概念呢？其实这是一个从B2单元格开始的区域，只是从一开始，这个区域里只有B2一个单元格，随着公式下拉填充，其下限区域不断扩大……

 

第一个单元格就是计算B2在B$2:B2区域里相同的个数，然后判断个数是否大于1；

第二个单元格将计算B3在B$2:B3区域里相同的个数，然后判断个数是否大于1；

第三个单元格计算B4在B$2:B4区域内相同的个数，判断个数是否大于1；

……依此类推……

到了第六个单元格，是计算B7在B$2:B7区域内相同的个数，这时候B$2:B7内有两个John，所以结果为2，也就是大于1，因此这个就可以判断为已经重复的值。

 

初学的一般没办法马上理解，一步一脚印慢慢分析……

 

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3. 提取不重复值；

这个问题比较简单也可以很直接，我们只需要使用“高级筛选”功能即可，如下：

这里有两个问题要注意一下：

 

1. 第一步选择的筛选区域，只能选择要判断的字段，比如说这里只能选择B列的“NAME”，不能整个区域选择，如果选择整个数据区域，那将是各个字段都进行重复与否的判断；

2. 高级筛选不能处理大于15位的文本型数值，因此需要借助COUNTIF加辅助列进行筛选处理，只需要将问题二的公式稍微修改一下就行了。

 

 

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4. 删除重复值；（直接 / 间接）

 

这里有直接方法和间接方法，其实就是03版与其他新版的区别，因为新版有专用功能，而且非常强大，虽然WPS也抄了这个功能，但只是形像而神不像，能处理的情况是天壤之别。

 

 

那间接方法呢？其实就是用我们上面添加条件格式的判断公式，放到单元格里，产生的结果就可以用来筛选并且删除数据了：

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