成功实施ERP的规范流程

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为了加强公司ERP项目的管理,保证ERP项目实施工作的顺利进行,发挥ERP项目所能达到的最佳效益,根据相关的公司政策,制度出ERP项目实施管理制度。

领导与组织

实施ERP是一项项目管理工作,为了实现规定的目标,必须明确项目的范围与工作内容,合理利用各种资源,在规定的时间和预算内完成项目的实施。值得提一下的是在项目小组内的成员,不论其在企业内现有岗位的职务职称或级别高低,在一个实施项目中,都应当尊重和接受项目组长(经理)的领导,这是项目管理工作所要求的,每一位项目成员都应当正确理解这个特点,也需要总经理支持和反复强调,以利工作正常进行。
实施ERP系统有大量的工作要做;管理改革也要配合进行。为了保证项目按计划进度顺利实施,首先要组织落实。根据公司实际情况,具体组织结构如下所示。
项目推进委员会成员
项目执行委员会成员
项目实施技术小组
部门业务骨干
顾问小组

项目推进委员会成员

项目推进委员会成员简称领导小组,由总经理主持,领导小组的主要工作是:
①制定方针策略,指导项目小组;
②设定项目目标、范围及评价考核标准;
③批准项目计划,监控项目进程;
④调配人力和资金;推动培训工作;
⑤解决项目小组不能解决的问题;
⑥研究企业管理改革措施;
⑦研究企业工作流程的调整与机构重组;
⑧审批软件二次开发方案并验收;
⑨审批新系统的工作准则与工作规程,保证项目能够正常进行;
领导小组至少每两周举行一次例会,但是领导小组组长(总经理)需要经常关心、参与和指导实施工作,及时处理各种问题;在ERP项目中,领导关注的重点可以概括地说是:人、企业文化、改革和效益。实施ERP系统,是一种对人的投资,可以把关注的重点放在以下几方面:
①抓培训效果和人员素质的提高。
②明确职责,树立尊重、信任、合作的团队精神。检查工作成果,赏罚分明。
③监督数据的准确性,改革不利于数据准确的各种因素。
④转变职工的管理观念,推进企业管理深化改革。
⑤把ERP系统用于实处,解决企业实际的业务问题,实现企业目标效益。

项目执行委员会和项目实施技术小组

项目实施小组的协同工作在公司范围内实施ERP软件,有可能会使组织、业务流程与功能发生变化,因此成立一个由企业最高管理层、各个业务部门人员及信息部组成的项目实施小组显得尤为重要,而不是单纯由信息部去实施整个过程。项目实施小组通称项目小组, 项目小组的成员包括各主要业务部门的主管或业务骨干,这些人员不仅熟悉本部门的工作,也了解其他相关部门的情况及相互关系。他们中间一部分还可兼任有关职能组组长的工作,他们应当是热心管理改革并能为实施ERP系统而勤奋工作的人员。
项目执行委员会和项目实施技术小组对项目推进委员会负责,主要的工作是:
①制定实施计划,保证计划的实现;
②指导、组织和推动职能组的工作;
③负责数据准备,保证录入数据的准确、及时和完善;
④负责组织原型测试和模拟运行,对管理改革的问题提出解决方案和建议;
⑤组织和开展企业内部的培训,担负起教员的工作;
⑥主持制定新的工作准则和工作规程;
⑦提交个阶段的工作成果报告
项目小组每周至少有1-2次例会,必要时每天召开短时间的碰头会。

职能组及专题组

职能组:与企业实施的ERP系统有关的部门,指定几名骨干组成职能组,在部门主管指导下,研究本部门实施ERP系统的方法和步骤,掌握与本部门有关的软件功能,准备并录入数据,学会应用各种报表提供的信息,培训本部门的使用人员,参加制定工作准则与工作规程,做好新旧管理模式的切换,运行新系统。职能组要随时研究工作,并对项目小组负责。
专题组:在研究一个专题时,如确定物料编码,有项目组长会同有关部门,组成专题组,在短期内完成某个专题研究。专题组的人数根据需要而定;工作完成后,专题组可以解散。

实施方项目组主要成员及职能描述

(1)项目负责人
与企业用户讨论并确定最终项目范围和实施方法
负责制订具体的项目计划,包括培训计划
把握项目各方面的进程
指导业务流程重组和项目变更
检查及调控项目实施范围
向公司汇报项目状况,提出建议及改进措施
负责项目阶段质量
其它项目经理所应该负责的项目管理工作
(2)技术工程师
对项目实施按项目实施计划提供技术支持
协助项目经理定义项目的范围及目标
参与讨论、制定项目计划
按项目实施计划提供系统技术培训
制订指导系统管理策略和方案
制订数据管理策略和方案
进行客户化开发的设计、开发和测试
负责系统安装、提供设备选型参数
对系统整体性能提出意见
根据以往的实施经验提供设计及集成方面的建议
完成数据转换和系统切换工作,保证系统启动运行
负责单元、系统及整体性测试
负责汇编用户手册并对最终用户进行培训和指导
负责其它必要的技术工作
(3)实施顾问
调研用户需要,设计解决方案
对项目实施按项目实施计划提供实施支持 中国ERP软件:http://www.cerp.cn
协助项目经理定义项目的范围及目标
参与讨论、制定项目计划
按项目实施计划提供系统功能培训
制订指导系统详细实施计划和进度方案
制订数据转换格式和方案
进行系统的客户化
协助技术人员进行系统安装及技术维护
对系统整体性能提出意见
根据以往的实施经验提供实施风险及防范方面的建议
完成系统阶段实施目标,保证系统按期顺利运行
协助技术人员进行单元、系统及整体性能测试
协助项目经理进行阶段验收和系统验收
其它必要的实施工作
(4)客户代表
负责与企业用户方面的关系协调和沟通
负责资料收集和信息传递
根据项目的需要,负责其它必要的项目工作。

基础工作整理

1.做好手工会计业务数据规范化工作
(1) 重新核对各类凭证,帐簿,做到帐证,帐帐,帐实相符。对其中的 混乱,历史遗留问题,差异,调整到最低水平。
(2)清理往来帐户和银行帐户。对串户,未达帐项,呆帐和坏帐及时核销或冲销。
2.做好各类帐证表资料格式规范化工作
(1)划分保留和修改的内容;
(2)对部分会计资料格式重新设计或修改;
(3)记帐凭证摘要栏进一步规范,简明扼要。
3.将会计核算程序化
(1)事先确定录入,审核,记帐等数据传递次序;
(2)规定操作员执行数据传递次序的时间责任。
4.其他需要重新确定的工作
(1)各种会计核算方法;
(2)成本核算方法;
(3)折旧计提方法;
(4)工资提取与发放办法
5.制度调整
在电算化后,会计核算制度应作调整:
会计科目保留汉字会计科目名称,一级会计科目编码符合会计准则要求:
出纳员,程序员不得兼任凭证录入工作,不得进行系统操作;
现金,银行日记帐可用活页式帐页,并按天打印;
一般帐簿可根据工作需要,按月,季,年度打印,业务量较少的帐簿可满面页打印;
在所有记帐凭证数据已存于电脑条件下,用总分类帐户本期发生额对照表替代总分类帐;
在记帐后如发生凭证录入错误,应使用“红字”冲帐法予以纠正,编制补充登记或负数冲销凭证,重新修改。
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