企业为什么需要文档管理-CSDN博客

企业为什么需要文档管理

文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

文档存储，管理困难

企业经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，特别是知识型企业。并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。

文档存储结构难以规划

企业在发展过程中，没有科学的方法针对企业形成的文档进行合理地进行规划，公司、部门、个人不同组织层级的文档如何存储。

文档查找缓慢，效率低下

文档查找是一件效率很低的工作，每天需要花大量的时间去查找文档资料。传统的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢。即使在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作，且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。

文档版本管理混乱

由于工作文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本，但是这种情况下，一旦用户需要恢复老版本时，已经很难找回来，造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。

文档安全缺乏保障

由于大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。

文档无法有效协作共享

目前，除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外，大多数电子文档属于某个员工的“私产”，难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式（合同、解决方案等)，造成文档共享协作不方便，导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。