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在word文档中长文档排版处理方法探究

在word文档中长文档排版处理方法探究 　　摘 要：随着信息技术的迅速发展，利用office办公软件来进行日常办公越来越广泛，word作为office办公软件中的核心套件之一，无处不在发挥着它强大的功能，但在长文档的处理过程中，许多非专业人士不会用专业的排版软件来进行编排，而在运用word处理过程中有存在着许多的问题。因此结合多年的经验和教学心得，从样式的应用、多级符号的设置、节的应用、页眉和页脚的生成以及目录的生成，给出了长文档排版处理的方法。

关键词：长文档；word；排版

中图分类号：TP391.12

随着信息技术的发展以及计算机的普及，office办公软件应用的领域越来越广泛，已经渗透到了各行各业中，比如许多企业在投标方案的制作、产品的使用说明、学生的毕业设计论文等，都借助着office办公软件或者WPS office办公软件来完成。这一类的文档有一个共同的特点就是文档比较长，由许多页构成，而且这一类的文档，对于格式都有一个比较严格的要求，这就给人们带来了很大的困惑，如何更好、更快的完成这类文档的编排呢？下面就来根据这类文档的要求和特征进行进一步的研究。

一般来说，长文档排版主要从封面、目录、正文中各章节及正文的格式要求、以及页眉页脚的设置，这些都是长文档排版处理中最基本的要求。而对于这些基本的要求，往往使得很多人手足无措，无从下手，最后只能按照常规的排版方法进行处理，将就使用。那么如何更好的在word中完成长文档处理呢，应该从以下几个角度进行处理：

1 样式的应用

在长文档处理过程中，关键是正文文档的编排，对于正文，往往存在着多章多节的问题，而这些章与章、节与节之间，它的排版风格又完全是统一的，因此在正文文档的编排上，样式的应用将会取得事半功倍的效果。通常情况下，正文文档编排过程中，一般分为各章标题、一级节标题、二级节标题、三级节标题以及章节中的正文内容，很少有超过三级节标题，根据文档编排的实际情况，确定级别样式，进而进行样式的设置。

操作方法：在开始选项卡下的样式栏中，点击显示“样式”窗口按钮“ ”，在调出的样式任务窗格中根据需要新建样式，按照文档编排的要求，设置相应的级别样式，并将样式应用于相应的级别。在设置相应的级别样式时，特别要注意，样式下还有“格式”的设置，根据排版要求，进行字体、段落等相应格式的设置。

2 多级符号的设置

在样式设置完毕后，如果是已经完成录入工作的长文档，那就可以省略多级符号的设置。因为即便设置了多级符号，对于已经完成录入的长文档，也起不到任何的作用。当时如果还没有进行录入工作的文档，可以实现设置好样式，紧接下来就可以进行多级符号的设置，在设置多级符号时，一定要将“级别链接到样式”进行相应级别样式的链接，这样做的目的是当录入工作者进行章、节的添加、删除、或者进行修改时，可以一改即改，这就是多级符号设置的优势所在。而对于已经完成录入工作的长文档，当需要进行相应章、节的添加、删除、或者修改，那就只能进行手动修改，别无选择。

3 节的应用

在长文档的处理过程中，经常会遇到不同章节不同的页眉，封面、目录及正文的页码编排不同，例如正文以前的页码要用大写罗马数字(Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ……)单独编排，正文开始要用阿拉伯数字(1，2，3……)连续编排，类似这样的一些问题，无疑必须使得文档分节才能解决。那么如何分节呢？

操作方法：在页面选项卡下的页面设置栏中，点击“分隔符”，选择分节符的类型，通常将光标置于分节的前一页，在分节符类型下选择“下一页”进行分节。如图1所示。

图1 插入分节符

根据长文档编排的实际要求，将文档分成相应的节。分节时注意，凡是不同的格式设置，就需要分出不同的节来。比如页码编号不同、章节的页眉内容不同等都需要进行分节。分节后就能满足不同格式的设置。

4 页眉和页脚的设置

在长文档处理过程中，页眉和页脚的设置有着较高的要求，常见的是首页页眉不同、奇偶页页眉不同、不同章节设置不同的页眉等，这些在长文档处理过程中都是非常常见的，那么在处理这样的页眉和页脚问题上，可以根据以下这几种情况来进行处理。

情况一：首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚

操作方法：在“页面布局”选项卡下页面设置栏中点击“ ”按钮，打开“页面设置”对话框，点击“版式”选项卡中钩选“首页不同”和“奇偶页不同”选项即可。

情况二：不同章节不同的页眉和页脚

操作方法：首先按照文档的章节进行分节，此时说的分节不是第一节、第二节等，而是将文档在排版格式上隔离成相对独立的部分。然后在“插入”选项卡下的“页眉和页脚”栏中，分别为各节设置和编辑页眉和页脚。在编辑不同的页眉和页脚前，需要将“链接到前一条页眉”取消，否者页眉和页脚上“与上