Dear PMs:
目前PM的工作中,Timecard是最为明确的一个职责,由于Avatar系统的操作友好性、请假流程以及某些特殊情况的问题,我们的timecard填写始终存在问题,我想我们就先从这个入手,把这个看似简单的事情做到优化。
现状:个别员工的timecard没有在当前周内完成好,有些问题直到月末提交报表给财务才会被发现,把重要而不紧急的事情,变为艰难而紧急,给公司财务的结算时间带来不少压力,也使咱们的工作量在特定时间,突然加大,影响了正常的工作。
**********这部分浅色字体是分析过程,为了节省大家的时间,可以跳过此部分,直接阅读Solution**********
经过分析,我得出导致这个问题的主要几个原因:
1、 take leave 没有被及时approve,导致timecard无法提交。这个原因,多数情况在于我的没有及时approve,在此向大家道歉。还有一些情况,是员工根本没有填写,直到过了当前周了才填写。
2、 填写人没有责任。历史上,员工好像从来没有因为不填写timecard而受到责任处罚,导致对于timecard的填写忽视。
3、 填写人在填写时有技术填写问题。新入职的员工多会发生这类情况,比如一个员工某周take leave了8小时,那么他的timecard就应该填32小时。但是,几次这样的情况下都发现他填写了8 小时take leave + 40小时 timecard的情况。经过调查才知道,他误以为timecard始终要填为40小时,系统会自动将其中的8小时转为take leave。
针对以上原因,我提出我的想法:
1、 我承诺周一到周四,每天下班前至少登录一次avatar进行take leave 处理;周五,保证下班前处理所有18:00以前填写的take leave。如果我们可以保证员工在周五前都把当周的take leave填写正常了,那么我们的月初就不会总有很紧急的情况需要处理。
2、 这次的优化活动,我们想前期先保持历史的策略,不做经济上的处罚,但是会选择通报的形式邮件公示,没有特别的意思,只是希望可以通过个人的一点严谨,保证整体大家时间的有效。如果经过一段时间(大概4周),统计数据发现这个状况没有明显改善,那么将通过制度,使其交纳一定费用,以示提醒,所收费用全部补入部门活动经费中。
3、 如果填写人的填写上有认识不清楚的地方,一般来说,是入职时的Avatar培训没有做到位。入职的培训,我会要求培训部还加强这一块,但是坦率说,短期内还不会有特别的效果出来。所以这就希望每个PM需要多做些工作,在他们填写出现问题的时候,可以及时帮助他们,从使用学习到熟练使用。
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Solution:
最终目标:每周一中午12:00前,上一周的timecard处理完毕。
角色和职责:
RM:负责和保证员工take leave 的及时approve,以及检测周一12:00的timecard情况。
PM:负责和保证员工timecard的approve。
角色 | 时间点责任 | |
RM | 本周一 ~ 本周四 | 每天至少一次take leave检查处理。 |
本周五18:00前 | 处理完已提交的take leave。 | |
下周一12:00 | 检查上周的timecard完成情况,并公示结果。 | |
PM | 本周五 18:00前 | 做一次timecard处理。 |
下周一 12:00前 | 完成所有timecard的approve。 |
备注:
PM在周五下班前做的这次timecard处理很有必要,如果你所负责的员工没有take leave的情况发生,那么这一次就完成了所有timecard的处理,强烈推荐。
Timecard的填写会和take leave的及时提交很有关系,在另一封给全体员工的邮件中我会再次重申take leave的流程,这样也许对你们的工作有帮助,谢谢。
以上是优化我们timecard的解决方案,希望我们可以一起把工作变得更流畅J