优化我们的业务之Timecard

Dear PMs:
    目前PM的工作中，Timecard是最为明确的一个职责，由于Avatar系统的操作友好性、请假流程以及某些特殊情况的问题，我们的timecard填写始终存在问题，我想我们就先从这个入手，把这个看似简单的事情做到优化。
    现状：个别员工的timecard没有在当前周内完成好，有些问题直到月末提交报表给财务才会被发现，把重要而不紧急的事情，变为艰难而紧急，给公司财务的结算时间带来不少压力，也使咱们的工作量在特定时间，突然加大，影响了正常的工作。 

**********这部分浅色字体是分析过程，为了节省大家的时间，可以跳过此部分，直接阅读Solution**********
经过分析，我得出导致这个问题的主要几个原因：
1、   take leave 没有被及时approve，导致timecard无法提交。这个原因，多数情况在于我的没有及时approve，在此向大家道歉。还有一些情况，是员工根本没有填写，直到过了当前周了才填写。
2、   填写人没有责任。历史上，员工好像从来没有因为不填写timecard而受到责任处罚，导致对于timecard的填写忽视。
3、   填写人在填写时有技术填写问题。新入职的员工多会发生这类情况，比如一个员工某周take leave了8小时，那么他的timecard就应该填32小时。但是，几次这样的情况下都发现他填写了8 小时take leave + 40小时 timecard的情况。经过调查才知道，他误以为timecard始终要填为40小时，系统会自动将其中的8小时转为take leave。 

针对以上原因，我提出我的想法：
1、   我承诺周一到周四，每天下班前至少登录一次avatar进行take leave 处理；周五，保证下班前处理所有18：00以前填写的take leave。如果我们可以保证员工在周五前都把当周的take leave填写正常了，那么我们的月初就不会总有很紧急的情况需要处理。
2、   这次的优化活动，我们想前期先保持历史的策略，不做经济上的处罚，但是会选择通报的形式邮件公示，没有特别的意思，只是希望可以通过个人的一点严谨，保证整体大家时间的有效。如果经过一段时间（大概4周），统计数据发现这个状况没有明显改善，那么将通过制度，使其交纳一定费用，以示提醒，所收费用全部补入部门活动经费中。
3、   如果填写人的填写上有认识不清楚的地方，一般来说，是入职时的Avatar培训没有做到位。入职的培训，我会要求培训部还加强这一块，但是坦率说，短期内还不会有特别的效果出来。所以这就希望每个PM需要多做些工作，在他们填写出现问题的时候，可以及时帮助他们，从使用学习到熟练使用。
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Solution:
最终目标：每周一中午12：00前，上一周的timecard处理完毕。
角色和职责：
RM：负责和保证员工take leave 的及时approve，以及检测周一12:00的timecard情况。
PM：负责和保证员工timecard的approve。

角色	时间点责任
RM	本周一 ~ 本周四	每天至少一次take leave检查处理。
	本周五18:00前	处理完已提交的take leave。
	下周一12:00	检查上周的timecard完成情况，并公示结果。
PM	本周五 18:00前	做一次timecard处理。
	下周一 12:00前	完成所有timecard的approve。

备注：
PM在周五下班前做的这次timecard处理很有必要，如果你所负责的员工没有take leave的情况发生，那么这一次就完成了所有timecard的处理，强烈推荐。
Timecard的填写会和take leave的及时提交很有关系，在另一封给全体员工的邮件中我会再次重申take leave的流程，这样也许对你们的工作有帮助，谢谢。 

以上是优化我们timecard的解决方案，希望我们可以一起把工作变得更流畅J

转载于:https://www.cnblogs.com/shangge/archive/2007/10/17/927100.html