重新理解管理信息化促进企业变革

同望建筑业转型升级与信息化建设高层研讨会

             广东同望科技股份有限公司 V平台总架构师 李鸿君 


    近年来在施工建设行业构筑管理信息化系统的企业越来越多，速度也越来越快，但是在初期时大家都遇到了很多问题，比如：从那里开始进行信息化建设？采购系统前要进行怎样的咨询？选择什么样系统才是最合适的？如何实现企业的信息化？信息化能够给企业带来什么价值？等。

进行企业管理信息化建设首先要做的就是咨询，咨询可以帮助企业减少风险，这里先就咨询种类和内容做一个说明。

■ 管理咨询

以管理咨询公司为主，从管理的视角对企业的管理、流程、规则等进行梳理。

它的特点在于：多以对现状的梳理和分析为主，对管理提出的改善建议是建立在“人–人”管理的基础上，对未来如何利用信息化手段实现管理涉及不多。

■ 信息化咨询

以软件开发商为主，关注的是如何将客户的日常业务处理转化为用系统处理。

它的特点在于：主要以销售软件商的标准产品为主，而标准产品多由软件商积累经验中的“共性”元素所形成的，对企业的“个性”考虑不足。

■ 管理信息化咨询

以管理信息化咨询公司为主，研究的是如何将企业“人–人”的管理方式，改变为“人–机–人”的管理方式。

着重研究如何利用信息化的手段来实现管理，将传统方式管理咨询的结果与信息化实现方法相结合，最终为企业构建一个可以在信息化环境中进行管理的体系。

☞ 管理信息化有其特有的表现形式；

管理信息化不是简单地利用IT的手法模拟现实环境中的“人–人”的管理。

管理信息化咨询是管理咨询和信息化咨询的桥梁。

下面根据笔者多年从事管理信息化咨询经验，从管理信息化的现状、目的、理解、内容、价值、构建、标准以及实现等八个方面谈一些看法供大家参考。

1 企业管理信息化的现状

     随着企业对信息化的应用和理解，企业和软件商都感到了新的困惑，客户与软件商站在不同的立场上，对实现信息化的方法上有着不同看法，但是我们发现不论按照哪种方法做其结果都不很理想

软件商：立志要做一款好“产品”

希望做到“以不变应万变”，即“以一个不变的全能产品”，应对“客户的万变需求”。

结果证明：由于回避了客户在管理上的个性化需求，结果是行不通的。

企业：用“项目”的方式做一个满足自己个性的系统

企业认为软件商如果按照自己的要求做，就可以得到一个符合自己企业个性的管理系统，满足自己对信息化的需求，

结果证明：在交付之后客户常见的反应是这与我的希望不相符。

为什么会发生按照软件商常年积累经验做的 “共性化产品不行”、按照客户自己所提需求做的“个性化项目也不好”呢？

☞ 原因就在于企业改变了管理信息化的“目的”。

2 企业管理信息化的目的

    施工企业的过特活动之后，很多企业已经对信息化提出了新的要求，企业设定的管理信息化目的已经从初期的“沟通-效率”转向“管理-效益”，但是软件商和企业都还没有从传统上对管理信息化理解的束缚中解脱出来。

■软件商的问题（产品）：

    企业刚开始接触信息化的时候，企业信息化目的多为“沟通-效率”，那时软件商提供以数据填报为主的产品是可以满足企业向领导提供报表和查询需求的；但当企业信息化目的转变为“管理-效益”时，由于不同企业有不同的管理理念和方法，没有管理功能和缺乏个性的数据填报产品就不能满足客户的需求了。

☞ 软件商要改“提供标准填报产品”为“支持企业的管理信息化”

■企业的问题（项目）：

信息化初期，主要是满足数据及时汇总、查询等，所以软件商按照企业提出的报表做出的系统是可以满足需求的，但是当信息化目的变为要强化管理，降本增效时，由于企业提出的需求大多源于操作层，按照这个需求开发的系统很难到达“管理-效益”的目标。

☞ 企业要改“用软件模拟现状”为“利用信息化提升企业竞争力”

3 企业管理信息化的理解

3.1 对信息化目的的理解

在企业重新设定了管理信息化目的后，软件商与企业都需要寻找企业管理信息化的实现方法。

   企业：多数客户在初次导入或构建企业管理系统时，有两种常见的现象

■ 不清楚选择标准、不知道如何提需求、自身要做什么、系统运行后日常的业务模式将发生什么变化…等

■ 在尚未清楚企业信息化的目的时，却先提出要了解系统是否符合SOA、ESB等一些概念

   企业首先要确认信息化的目的和信息化会给经营管理带来什么变化（而不是它的技术实现方法）

   软件商：要改变传统上软件商为客户做信息化咨询时，大多是围绕销售自己的标准产品，即使是为客户特制的管理系统，也主要是将客户日常用表格模板所做的报表改为用系统替代。

   软件商首先要理解如何通过信息化咨询向客户提出企业管理的优化方案

☞ 软件并不是信息化的全部，软件是管理优化方案的具体体现

3.2 企业实现信息化的目的

■ 信息化目的之一：沟通-效率

   通过填报方式，将各部门的数据快速上传、汇总、加工、制成报表供领导查阅，可以选择数据填报类系统

■ 信息化目的之二：管理-效益

   通过在系统中建立业务的过程管理体系，将企业的管理规则加入到管理过程中，以保证向决策者提供真实全面的、及时的、准确的信息，应该选择过程管理类系统

3.3 目的不同 – 使用的系统类型不同

实现上述两种不同的目的，存在两种不同类型的系统

■ 数据填报类系统

特点：用来达到 沟通-效率 的目的，简单易行；只要结果不要过程，无法保证数据的可信性

适用：信息化初期的企业、或只用来做工具软件

■ 过程管理类系统

特点：用来达到 管理-效益 的目的，可信性高、信息化价值最大

适用：于对信息化有高要求的企业（强化管理、减低成本等）

☞ 数据填报类系统与过程管理类系统没有好坏之分，采用哪一类主要取决于企业的信息化目的。

3.4 目的不同 – 系统的实现方式不同

为了实现客户对信息化的个性化需求，必须采用与传统软件开发不同的方式

■ 传统方式：开发出一个“标准产品”，向客户推荐，需要客户改变业务的处理习惯，尽量贴近软件商的标准产品实现方式像“西药”，只能解决共性的问题，不能随需应变。

■ 新型方式：将客户的业务处理模块按照需要、管理水平等，快速地组成适合客户现状的系统，满足客户的个性化需求，实现方式像“中药”，能够根据客户的实际情况来配置功能，所以能够做到随需应变。

3.5 目的不同 – 有无管理是根本区别

■ 数据填报类系统：管理在系统外进行

■ 过程管理类系统：管理在系统内进行

4 企业管理信息化的内容

  企业管理信息化覆盖了企业运行的方方面面，它绝不仅仅意味着做一款软件，企业管理信息化要做包含两大方面的工作，

  4.1 管理信息化的主体工作：主要工作是构建管理系统，以软件商为主

  4.2 管理信息化的基础工作：主要工作是规范企业内部组织、规则、标准等、使之符合信息化环境下工作的的要求

☞ 软件并不能代表信息化的全部，基础工作是达成主体工作目的不可或缺的保证

5 企业管理信息化的价值

5.1 信息化的投入是经费还是投资

企业对信息化的投入是经费还是投资？是投资又为何不见回报？这与企业信息化的目的有关。

■ 目的1：“数据收集、上报查询”，采用数据填报类系统

目的不是为了管理/效益。数据填报类系统没有业务处理过程、与企业管理没有直接相关、也不能支持精细化管理。因此对这种系统的投入就是“经费”。

■ 目的2：“管理信息化、降本增效”，采用过程管理类系统

通过将企业的经营管理融入到系统中，使得管理系统作为企业经营和管理的延长，做到随时响应企业经营管理的变化需求、利用系统对成本、资金、物资等进行全面精细化管理。这类管理系统是可以将信息化转化为生产力的，因此对这种系统的投入就是“投资”。

5.2 价值1 – 企业竞争力的倍增器

■ 企业管理的延长→保驾护航

企业管理信息化不仅仅是导入一款软件，它是理顺、优化、执行、监控企业战略、管理规则执行的保障机制.。

■ 信息化转换为生产力→降本增效

建设信息化体系，可以使企业的业务生产全过程形象化，达到可视和可控，从而实现管理的精细化、提升企业的竞争能力。

5.3 价值2 – 使企业重新认识自己

由于大多数的企业在导入管理系统前是在纵向的管理机制下运行的，企业自身也没有一个完整的，可以定量、定性、定时地对自身进行精确管理和控制的方法。


企业管理信息化的实现是借助外部帮助，按照管理系统实现的方式，对企业进行深入地的分析、建立业务模型和管理流程，它将使得企业：以不同的视角重新认识自己。

5.4 价值3 – 建立可视、可控的过程管理

通过建立业务建模、管理模型，在系统中形成管理机制，让抽象的管理实现了可视和可控，从而极大地提高了管理的效率和管理成果。比如：让左侧三个大小不同的球准确地进到右侧不同的洞里，建立了由滑道、传感器、分道岔、喇叭、闸门、监控器…等监控机制，就可以让球进入相应的洞。

所谓的过程管理也就是在系统中同样建立类似的监控机制。

☞ 如何实现可视可控的过程管理系统是降本增效的关键

5.5 价值4 - 精细化管理的保证

利用信息化的手段可以对“精”和“细”进行划分、度量、检验和控制。比如，对一份合同可以进行这样的精细化管理，把精和细分成两个维度：

■ 细化的实现：将管理对象的细度划分为一份大合同、或是大合同之下的一份分合同、甚至是分合同中1/n的内容，完成了细化工作。

■ 精化的实现：

a. 先划分合同的执行过程，如：编制、提交、审批、签订、验收、变更、索赔、取消、结算等；

b. 再对划分过程中每个阶段设置管理内容，如：规格、数量、时间、质量、地点、附件、以及与进度控制、收支平衡、或其它相关规章制度有无相违等。

可以看出，如果利用信息化手段将精细化管理推进到这种程度，一定能够给企业带来管理强化和降本增效的效果。反之，没有信息化手段做支撑，这样精细的管理是不可能实现的。

☞ 什么是精细化管理呢？就是对上述 “细化”的业务对象，按照“精化”的内容，对比企业的管理规则，利用管理系统进行识别、控制。

6 企业管理信息化的构建

企业信息化的构建要采用信息化的方式，进行企业架构的设计

为什么要进行架构设计呢？因为通过“架构”的建模方式，可以将企业经营管理过程中的诸多复杂的要素合理地分解、再整合在一起、模型的可视性有效地帮助相关人全面地、集成地、发展地认识和理解企业，可以利用架构对企业运行的科学性、合理性等进行模拟，提出改进意见。

企业架构设计中包括了两个方面的内容

■ 业务的架构：在企业战略指导下，部署和分配企业资源（人员、资金、IT、服务）

■ IT 的架构：在业务架构指导下，完成系统的设计（数据、应用、技术）

因为要进行的是管理的信息化，所以从高层进行规划就非常重要，掌握的规划内容、方法、路线、以及与相关人的关系、各自的作用等。

决策层的需求：清晰、需求最终多以报表与查询的形式体现；

执行层的需求：具体、简单、容易实现，多以输入界面的形式体现；

管理层的需求：复杂，抽象、难以体现，多以过程管理系统中的架构形式体现；

管理系统设计中最为重要的工作是业务架构，而业务架构的依据的重要来源就是管理层的需求，所以是管理信息化系统设计中最为关键的需求。

我们可以看出，构建数据填报类系统时，软件商主要的调研内容有两点

1. 公司决策层关心的报表是什么？

2. 执行层的人员是如何编制各类报表的？

管理层是如何理解决策层的战略、并采用何种方法使战略落地（过程管理）却没有在系统中反映出来，因此可以说数据填报类系统不是管理系统。

☞ 管理层的需求，是管理信息化中业务架构成败的的关键

7 企业管理信息化的标准

最好的管理系统是：不但能适应企业的今天，也能适应企业的明天。

从应用结果上看，最重要的判断指标有二个（但不限于此）：

■ 是否能够确保系统数据的可信性

数据的可信性有三个指标：全面性、及时性、准确性。确保数据的可靠性需要系统具有过程管理的能力。

■ 是否具有及时应变的能力

快速响应企业的需求变化，当企业的战略、组织、部署、流程、业务处理的内容和方式等发生变化时，系统需要多少时间才能完成应对是关键，否则由于系统变更需时过长就会错失良机，这与信息化强调快速是不相应的。

★误区：以功能多少判断系统的优劣

这是软件商推销标准产品的方式，适用于工具类软件，但不适用于企业管理信息化的建设，功能的多少不是选择系统的决定性指标，功能数量以够用为合适，关键是：功能不足时是否具有快速应变的能力。

8 企业管理信息化的实现

由于企业信息化的目的将会转向“管理-效益”，这使得系统与企业管理的关联变得越来越紧密，当需求发生了变化时，如何在最短时间内响应需求变化，也就成为衡量软件商的系统是否优秀的一个重要标准。

按照笔者开发的基干式设计原理（组件+机制），将可以使得软件的开发像汽车的工业化生产方式一样。

9 总结

9.1 信息化从确认目的开始

企业不论采用什么样的信息化方式，首先要搞清楚，信息化的目的是什么，根据目的选择相应的系统。

9.2 信息化转化为生产力的路程方才开始

总的来说，工程建设行业在推进企业管理信息化的道路上已经初步取得了一些成效，未来企业会提出更高的要求，所以需要咨询公司与软件商业共同努力，找出满足企业管理信息化新目的的方法。

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