[转]那些年，会计们必经的“菜鸟”时光

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转眼又到了一年的五六月，该是很多毕业生走出校门开始自己闯荡社会的时候了。回想2009年的那个夏天自己也是在恋恋不舍中离开宿舍，拖着行李走向工作的第一个岗位。期间经历过在代理记账企业记账员，生产型企业做存货会计两种经历，2010年来到L公司，开启自己财务经历的新一页。每种经历对自己都是一笔财富，一部小说叫做《财务那些事儿》，颇觉传奇。于是萌生经验分享的念头，即使经历甚少，也还是属于菜鸟级别，欢迎指正拍砖。

做代理记账员

2008年底拿到会计从业资格后，2009年初带着一颗忐忑不安的心去了H市投奔表哥所在的代理记账企业，希望用最快的方式补充会计实务方面的短板。那记账公司主营业务就是代理记账，代办工商，税务事宜；客户数量超5万家，员工总数在1000人左右，年纯利润据说上亿。内部分业务，会计，维护三大部门并实行流水化作业方式，业务员接单后指定会计做账，指定维护人员报税，送凭证。

 

人员素质普遍不高，平均学历应该略低于大专，一切以业绩来说话（很符合H市那地方的特点，效率优先）。每天早会三件事：点名，然后通报业绩，最后是唱歌或者钢管舞结束。表哥在公司算是一个特种兵，岗位定的是会计，实际上也白天出去拉单，做维护，晚上回来做账；他性格温和，做人厚道，专业过硬，很多业务部门的同事都乐意把单给他做。

 

因为不懂实务，所以表哥最初的两周给我安排的活是贴票。代理记账原本是中小企业的一种财务整体外包工作，但在实际业务中往往成了公司外帐的外包，一般月底企业的内帐会计把当月的票据给代理记账公司，代理记账公司经过加工后还公司的是一本专业的凭证，报表以及账簿。贴票的工作就是把从客户那里取回来的发票，报销单据，银行单据分门别类整理好，以供会计做账；贴了一个星期才逐渐有感觉什么票归为哪一类，填哪些报销单，要客户哪些人签字。

 

两周后开始上机做账，自己第一次做账的情况至今仍记在脑海里，自己选择一家商贸流通企业的帐，从建账套开始到最后出报表花了一上午终于弄好了，自己很有成就感地等表哥回来检查并且期待能够得到表扬。没成想晚上得到的是一顿训斥，训斥的内容包括期间费用为什么没有设置明细账，库存商品为什么会出现负数，现金以及银行日记账为什么中间会有负数，销项税金与实际缴税之间为什么有差额，损益为什么没有结转，一个个问题把我原先自以为理论深厚的一点自信感彻底摧毁了，记得那时的自己还证据凿凿地回复说期间费用不设置明细账也不影响损益，现在想起来也是一个不成熟的段子。然后他语重心长地跟我解释这些问题以及其中的缘由，这让我至今仍记忆尤深。到现在每每给一个财务新手查账的时候，我都会按照这些思路去查一遍帐，然后把缘由以及理论再一五一十地讲解。

 

尽管这段经历只有短短的三个月，但这算是我从事财务工作的一个启蒙。

 

做存货会计

自己签的第一份正式工作是在一个生产型企业，地点在S省内的一个小城市。正式到公司报道的第二天就被分配到生产部门实习，去工厂一个个流程学习，一个个车间参观，了解产品如何生产的，生产计划的拟定的，物料申请，配料比例，生产工时，人员工时调配等，历时三个月之后才正式回到财务部。

 

在这段时间里面因为对这些新鲜事务比较感兴趣，所有经过的地方自己都做了记录，三个月下来做了一本厚厚的记事本都做了满了记录，其中为了了解每个环节的流程控制，自己特地留了每个工序的工单流转表，以研究企业如何控制每道工序，表格内容，审批人是谁，如何描述，如何管理，特别是在仓库的时候还研究为什么领料单为什么是三联，销货单为什么是四联，其中的差别以及内容都做了详细的记录。

 

回到财务部后领导正式把我分配到一个偏远乡下的原料厂，原料厂的财务经理安排给我的活是做存货会计，接替一个考上了公务员刚好要离职的会计，由一个国企下岗的大姐带着我，受大姐的指导。由于在总厂车间以及各个部门都待过，所以在原料厂做起事起来也轻车熟路。第一个要打交道的部门是仓库，每天通过用友U8审核仓库部门的存货收发单据，月底最后一天盘点仓库。通过一个月的熟悉，基本知道一个完整的仓库管理流程：每笔入库单都由匹配相应的采购申请单，客户的送货单，品管验收单，方可办理入库；每笔领料单匹配的是物料领用部门的领料单，生成计划部门的审核，仓库主管审核，最后仓管员发料。第二个部门要打交道的是采购部门，采购部门送来的基本是付款单，每笔采购款的审核，单据包括采购申请单，采购合同，比价单，入库单，购货发票等，翻开每份单据对应的审批人又不同，如采购申请单由物料使用部门发起，生产部门审批，仓库查库确认，财务审核，最后流传到副总裁审批后返回到采购部，采购部门据此拟定询价表（包括价格，发票类型，付款时间，交货时间），然后提交比价单交比价部门审核选定最终的供应商，最后采购部门下单。

 

这些看似繁琐的事情背后隐含的是内控的严格，毕竟每个季度毕马威会计所来审计的时候除了审计报表，还审计内控流程，两项都符合要求才能在资本市场上不被人举报，中间每个月公司内审部门还时不时抽查，所以在这样的企业基本就是照章办事，个人承担风险的可能性比较小，也基本不用看谁的脸色行事，毕竟签字意味着要担责，意味着确认这个流程和环节审核无误，如有失误轻则上每月的奖惩通报，扣罚薪水，重则开除。

 

就在这样的企业里，过着每天简单又忙碌的生活，每月的前三天必须出报表，五号以前必须报完税，十五号必须发工资（缘于建厂的时候一次由于财务人员疏忽工资二十号才发，最后CEO发怒所有跟这事有关的财务人员扣罚半个月工资，以后再出类似的事故直接开除包括负责该事的经理及以下职级的员工），月底最后一天晚上关库盘点，每个季度出账务后发内部询证函跟客户，供应商对账；从此知道了作为一个财务人员基本与五一，国庆，元旦这样假日无缘。

 

在这种企业里面，财务人员的素质普遍比较高，都有科班财务背景或者数十载的财务工作经验，在这里学到了老财务人员对一些细节的把握，至今让我受益匪浅。我自己总结出一个好的财务人员成长必须有三要素，首先在于良好的基础知识底蕴；其次是有比较有水平的老师傅愿意带你，传授一些绝技；最后是一个内控制度完善并且业务量又能井喷的企业给予历练。

 

财务的基本功是什么，简单到一句话来概况：一个等式两个符号三张报表四大假设六个要素八条原则十九个税种三十八项准则；除了基本功以外，自身的职业素养也是极其重要的，记得当时的CFO常挂嘴边的一句话就是为股东服务，为股东创造最大价值。

 

在L公司的一些办事经验

上面这类企业的财务管控是以过程为导向的企业，在L公司是一个以结果为导向的企业，领导交办的事情，除了给予必要的交代和指导外，其余都必须自己想尽一切办法完成，这考验的人的处理事情能力。

 

去银行办事

跟一家银行开立账户时就应该要求对方指定或委派一名专职的客户经理来对接，以保证后续工作的顺畅，很多需要去柜台办理的事情如果没有人对接就导致沟通成本比较大；其次要考虑客户经理是否与本企业的账户有业务关系，我们的账户是否算客户经理的业绩指标，如果没有的话会比较麻烦，毕竟做好事不求回报的人还是比较少的，尤其在银行这种机构。其次，有时办事可能因为我们证件不全就去办事或者办理紧急事务，而银行柜台往往拒绝办理，这时需要跟银行沟通协商，可通过客户经理或者相应领导，沟通的方式主要还是通过一些补救措施来完成（比方后续补交，补验，上门服务，用其他证照替换等），以满足对方在违反银行内控方面的顾虑，毕竟银行管理的是客户的资金，为了资金的安全性，流动性，收益性肯定有严格的内控，说白了就是搞清楚对方的利益点，利益底线是什么，才能打消对方的疑虑。

 

银行也是一个“嫌贫爱富”的地方，所以跟银行打交道的时候保持适当的自信度。一般去银行办事需要携带的印鉴有：营业执照，税务登记证，机构代码证，法人身份证，经办人身份证，公章，财务章，法人章，基本户开户许可证（办理一般户相关事宜）等。

 

去税局办事

作为一名财务人员去税局办事是个常事，去税局的时候保持的心态是不卑不亢，耐心细致地听税局工作人员说话，尽量肯定对方的话语，即使不同意对方或者觉得不是这么办得也应该用中性的语言去回复，然后需找别的方法沟通，比较忌讳的是对税局人员说“不对”“不是这么办的”。

 

一般税务局分为征收管理，申报管理，稽查管理等部门，日常跟我们对接的是征收管理员（俗称“专管员”），发票税种，票种的审核第一关都是专管员；申报管理的主要是日常报税系统的维护以及发票销售等事情；稽查部门主要是根据日常申报的数据进行比对核查，发现疑问后直接来企业检查的部门，跟征收管理是两个部门。不管对方态度如何，我们始终不能激化矛盾，这样方可顺利办事；一旦矛盾激化，以后办事免不了麻烦，即使事实上我们是在理的。在这种矛盾博弈过程中短期内可能很有成就感，但长期来看最后企业免不了要吃亏。

 

一般企业注册以后拿到税务登记证后都要去税务专管员那里报个到，然后接着办理税控，发票，报税等一些事项，办理发票事宜的时候一般专管员对注册地址以及实际经营地址很在意，会要求看经营场地（我理解是担心发票销售出去后跨省，承担责任），如果发现注册地址内有企业在注册，专管员会拒绝办理发票，需要寻找房东，工商局来协调解决，搞清楚事情的缘由。

 

向专管员报道的时候最好给对方留一张名片，名片上要注明自己公司的名称，这样方面专管员以后有事的时候找过来，尽量把办公联系电话保存到专管员的税务管理系统里面，每当人员更换的时候主动去税局变更，以方便后面接手的同事工作。

 

去工商办事

跟工商打交道是件比较苦恼的事情，办理企业的注册，变更以及注销比较多，被T市工商局折腾怕了。企业小的时候财务除了要办税务，银行还得办理工商事宜，工商的的事情主要包括企业注册，变更，注销以及年检。

 

工商注册的一般步骤为：

 

预核名---提交注册资料---取证

 

提交的材料为设立申请书，租房协议，公司章程（合伙协议），验资报告（看企业性质和区域），发起设立协议，股东会决议（提名选举董事，监事），董事会决议（提名选举总经理），法人以及董事和监事的身份证复印件等。

 

工商变更的一般步骤为：

 

拟定股东会决议/董事会决议/变更申请书---提交变更材料---换证

 

根据实际变更情况提交股东会决议，董事会决议等

 

工商注销的一般步骤为：

 

登报（注销公告）---股东会决议----提交注销材料----领取注销回执

 

工商年检的步骤为：

 

网上提交资料---打印年检报告书/财务报表----提交年检材料----领回盖有年检印章的证照

 

工商办事的依据是根据《公司法》，《合伙企业法》，《工商注册登记管理条例》来执行的，所以办事人员要熟悉公司法，合伙企业法才能更好理解什么情况下要股东会决议，什么情况下要董事会决议。说得通俗一点股东是企业的最高决策人，决定着公司的董事，监事人选并且决定企业的设立，注销，变更，利润分配等事项；董事是股东派来监督管理层并且代表股东发表意见的，决定着公司的战略，由股东提名；总经理之类的管理层是打工的，日常管理公司，由董事提名；工商一般会审查公司章程，股东会决议，董事会决议有没有违法公司法的内容，还会审查每份决议的签字页，比对一下看是否有代签的情况发生。如果发生代签的情况导致签名混乱的话，工商局有权要求签字人以后的签字要先去公证处公证才能接受材料。

 

财务软件

财务软件作为财务工作的一个重要工具，日常工作离不开它，前几天浏览网上一个财务论坛，里面披露了一个数据据说30%的CFO都有一两次亲自实施ERP软件的经历，有过这么的一段经历才能更加了解企业，熟悉内部的各个流程与数据的来源。

 

有幸为公司实施了新版的K3财务软件，也体会了其中的一些心酸。一款财务软件甚至日常办公软件实施成功与否取决于好些因素如财务软件的选购是否跟企业实际相匹配，公司领导是否能够抽出时间参与实施指导，财务人员的整体素质等。

 

在选取软件的时候根据企业实际情况，明白想要达成的效果，就跟做咨询一样要有预期。其次与软件服务商共同拟定整体实施的方案，包括帐套管理，科目类型，编码格式，编码级次，核算项目，流程控制，报表取数都要明确。其次要整理初始数据，初始数据的选取时间最好截取到年底更好，整理数据的重点一般集中在往来核算（包括应收应付，其他应收应付），整理的数据需要备份以及要有一个整理的档案以备查。接着就是进行软件初始化，按既定的方案和初始数据进行，从这个阶段开始最好全员参与才能让所有使用人员更好地了解和掌握财务软件的使用以及设计思维。初始化成功了就等于软件实施成功了一半，剩下的一半在日常运用与微调。一个软件的设置必定是朝着规范化，制度化的方向发展，由于企业内部的规范化程度不一样，在实施起来的时候可能出现财务人员不解其中的一些流程，抱怨流程控制严格，死板不灵活。在“规范”与“效率”之间进行平衡是个难题，取决于实施者的决心以及财务人员的整体素质。

 

对接审计

在从事财务的工作中，除了税局是必须要对接沟通的，还有审计也是不可避免要接触的一类人。从刚开始工作到现在，自己对接的审计机构不下七八家了，既有四大，也有内资证券所，以及小所，心态也从刚开始的战战兢兢到现在能够有理有据地沟通。

 

事务所终究是个中介机构，所审计的内容也是根据委托方提供的材料去分析，测试其合理性，逻辑性并给出相应的意见。审计手段主要是查看余额变化，函证等形式，所以在日常对接审计的过程中，一开始审计要求从财务软件导出财务帐套数据，接着要求提供企业基础资料信息，包括企业营业执照，税务登记证，代码证，公司章程以及金额比较大的采购合同，销售合同，付款合同等，另外通过函证的形式确认往来款，银行存款，通过盘点的形式盘点公司存货，固定资产。而对接人（尤其是财务新手）在对接过程中需要提前确认好这些数据，理解其中的来由，除基础证照资料以外的材料以及数据提供在提供以前最好跟负责该块业务的同事确认或者知会相应领导，以确保数据的真实可靠，统一口径。

 

除此之外在接待审计人员的过程中尽可能地把话题从公司业务上转移到生活中，有时候审计机构会通过与企业人员的聊天中试探出公司的经营形势，再与财务数据比较看是否匹配。最后在审计报告出来以后要检查一遍，审计意见如何，科目金额是否有调整，调整金额是多少，调整的原因。

 

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