数字档案馆建设指南及档案业务系统归档接口规范

 

数字档案室建设指南

 

国家档案局

 

2014年

 

说   明

 

  本指南由国家档案局提出并归口。

 

本指南起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司。

 

本指南主要起草人:孙钢 朱煜 李忱 丁德胜毛海帆 傅培超 张会琴 张红 吴惠敏。

 

目   录

 

1 概念与基本特征......................................................... 1

 

1.1 概念.............................................................. 1

 

1.2 基本特征.......................................................... 1

 

2 建设原则与内容......................................................... 2

 

2.1 建设原则.......................................................... 2

 

2.2 建设内容.......................................................... 2

 

3 基础设施建设........................................................... 3

 

3.1 网络基础设施...................................................... 3

 

3.2 系统硬件.......................................................... 3

 

3.3 基础软件.......................................................... 3

 

3.4 安全保障系统...................................................... 4

 

3.5 终端及辅助设备.................................................... 4

 

4 应用系统建设........................................................... 4

 

4.1 档案门类管理...................................................... 4

 

4.2 接收采集.......................................................... 5

 

4.3 分类编目.......................................................... 5

 

4.4 检索利用.......................................................... 6

 

4.5 鉴定统计.......................................................... 6

 

4.6 系统管理.......................................................... 7

 

4.7 技术文档管理...................................................... 7

 

4.8 测评鉴定.......................................................... 7

 

5 数字档案资源建设....................................................... 8

 

5.1 基本要求.......................................................... 8

 

5.2 数字档案资源命名规则.............................................. 8

 

5.3 文书类电子档案质量要求............................................ 9

 

5.4 声像类电子档案质量要求............................................ 9

 

5.5 科技和专业类电子档案质量要求..................................... 10

 

5.6 纸质档案数字副本质量要求......................................... 11

 

5.7 数字档案资源的备份............................................... 11

 

6 保障体系建设.......................................................... 12

 

6.1 经费保障......................................................... 12

 

6.2 制度保障......................................................... 12

 

6.3 人才保障......................................................... 13

 

机关(团体和其他社会组织——下同)档案工作是国家档案事业的组成部分,也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入,传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战,是档案信息化建设中亟须强化的重要节点。

 

数 字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”,是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数 字档案室,有利于提高机关档案工作水平,维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全,提升机关行政效率和公共服务能力;有利于促进国家核心信息资源建设, 实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化,为数字档案馆的最终实现奠定基础,以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。

 

1 概念与基本特征

 

1.1 概念

 

本指南所称的数字档案室,是指机关在履行职能过程中,运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理,并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

 

1.2 基本特征

 

与传统档案室相比较,数字档案室具有独有的特点和功能:

 

   1)档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息,包括文本、图像、声音、视频等,压缩了存储空间,改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化,是数字档案室的基本特征。

 

2)档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工,实现档案实体“虚拟化”,使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

 

   3)档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中,实现数字档案资源系统、规范管理。

 

4)信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在,通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交,用户不必亲自“登门造访”,就可以利用所需的信息,从而加快信息交流与反馈的速度。

 

5)档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来,以动态分布的方式为用户提供服务,实现由档案的提供向知识的提供转变。

 

2 建设原则与内容

 

2.1 建设原则

 

数字档案室建设应当遵循“资源为先,标准规范,整体推进,确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效。

 

1) 资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”,着眼于数字档案资源建设,着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、 有效归档,规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整,有利于数字档案资源的有 效管理和方便利用。

 

2)标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系,严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设,实现文档一体、馆室一体。

 

3)整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来,统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素,整体推进数字档案室实施方案。

 

4)确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度,按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施,完善灾难恢复应急机制,确保数字档案室建设和运行的安全。

 

2.2 建设内容

 

数字档案室建设是一项系统工程,包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设,需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。主要包括:

 

l)按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。

 

2)开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

 

3)严格遵循标准规范,全面进行传统载体档案数字化转换,积极推进电子文件归档和电子档案管理,全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段,保证数字档案资源真实、完整、可用和安全,满足各类用户共享需求。

 

4)根据数字档案室建设要求,修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表,以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度,明确要求和权限,确保数字档案资源的规范管理,保证数字档案室运行顺畅。

 

5)加大人才建设力度,通过培训或引进人才,为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术,又精通信息资源管理、知识管理的人才。

 

 

 

3 基础设施建设

 

为 确保数字档案资源的安全管理和有效利用,应依托机关信息化建设成果,建设相对独立且稳定、兼容的,能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案 室基础设施,主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。基础设施应尽量采用国产产品,尤其是具有自主知识产权 的国有品牌产品。用于支撑涉密数字档案资源管理的基础设施建设,应符合国家有关保密工作的规定。

 

3.1 网络基础设施

 

数 字档案室网络基础设施是机关整体网络基础设施的有机组成部分,应统筹规划、设计和建设。一般情况下,应将数字档案室网络管理中心设于机关中心机房。机关中 心机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件,有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》(GB 50174-2008)要求的B级机房。中心机房、网络综合布线的配置,要充分考虑各类电子文件采集、归档和数字档案资源安全管理、移交等工作要求。应为数字档案室配备足够数量的内部局域网、政务外网和政务内网网络信息点,网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。

 

3.2 系统硬件

 

3.2.1 服务器

 

专业服务器是数字档案室必备的基础设施。服务器性能和数量的配置,应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求,并适当冗余、可扩展。

 

3.2.2 存储与备份

 

为 满足各门类电子档案和传统载体档案数字副本的存储、利用和备份要求,应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。根据机 关制定的数字档案资源保存策略,确定近线或离线备份系统的配置,近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件,离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存 储介质以及相应的备份、检测设备。

 

3.3 基础软件

 

为确保各门类电子档案及其元数据的准确和及时采集、捕获、保存,提供便捷、有效的数字档案资源利用,应结合数字档案室应用系统开发或运行需要,为数字档案室配备必要的正版基础软件,包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别(OCR)等软件。应选用主流数据库管理系统,如关系型数据库,其性能应能支持本单位今后较长一个时期数字档案资源管理的需要。

 

3.4 安全保障系统

 

应结合实际,参照信息系统安全等级保护有关要求,从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。

 

3.4.1 应建立数字档案室应用系统的三员管理制度,明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责,并贯彻落实。

 

3.4.2 应结合三员管理制度,为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功能,为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。

 

3.4.3 应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如有必要,应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。

 

3.5 终端及辅助设备

 

应结合工作需要,为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备,以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。

 

4 应用系统建设

 

数字档案室应用系统建设应基于开放档案信息系统参考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS) -Reference model) 设计功能架构,应能集成管理各门类数字档案资源,具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转 换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能,为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障,并达到灵活扩展、简单易用的基 本要求。其具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194-2012)。

 

4.1 档案门类管理

 

数 字档案室应用系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础,具有管理文书、声像(照片、录音、录像)、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的 功能,且具备灵活的可扩展功能,包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。

 

4.1.1 电子档案门类的扩展管理

 

应能依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类,且具备新增门类归档电子文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。

 

4.1.2 实体档案门类的扩展管理

 

应能扩展管理新增的实体档案门类,且具备新增实体档案门类的分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。

 

4.1.3 分类方案的扩展管理

 

应能灵活配置各门类档案资料分类方案,支持对档案门类、年度、机构或问题、保管期限等著录项值域的扩展定义,尤其是多级机构或问题分类方案的扩展配置。

 

4.1.4 元数据方案的扩展管理

 

应能适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素;应能根据同级国家综合档案馆的要求,配置生成基于可扩展标记语言(XML)格式的电子档案及其元数据移交数据包。

 

4.2 接收采集  

 

数字档案室应用系统应能以在线或离线方式自动或半自动接收、采集形成于不同环境的,经过系统整理的各门类电子文件及其元数据,登记归档电子文件,并通过计算机文件名元数据等关键指针建立二者间的关联。

 

4.2.1 文书类电子文件的接收采集

 

应能自动接收并登记形成于办公自动化等业务系统的文书类电子文件及其相对应的元数据,采集形成于机关各职能部门的非公文类电子文件,分类、有序地存储电子文件及其组件,保证关于同一事由的往来文件及其组件完整并相互关联。

 

4.2.2 声像类电子文件的采集

 

应支持电子文件形成部门或档案部门上传或挂接照片、录音、录像等声像类电子文件,自动提取形成时间和背景、结构元数据,建立电子文件与元数据之间的关联。

 

4.2.3 科技和专业类电子文件的接收采集

 

   各种科技、专业类电子文件的接收采集功能可参照4.2.1执行。有其他专门规定的,从其规定。

 

4.3 分类编目

 

数字档案室应用系统应支持电子文件的分类、编目、命名和存储,完成电子文件的归档保存,辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作。

 

4.3.1 分类组织

 

应能以自动或半自动化方式为各门类电子文件或传统载体归档文件的年度、机构或问题、项目代号、案卷号、件号、保管期限等分类项赋值,调整其排列顺序,从而完成电子文件或辅助完成传统载体归档文件的分类组织,维护关于同一事由的往来文件、组件的完整性和相互间的有机关联。

 

4.3.2 归档存储

 

应 能统筹电子文件和传统载体归档文件,根据分类结果自动赋予档号,完成归档过程。应能依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹,分类存储电子档案,并采 用档号自动为电子档案命名;应使用第三方权威机构提供的技术手段,在适当时间生成电子档案原文的固化信息,提供验证途径。传统载体档案数字副本的上传、挂 接和存储功能需求可参照执行。

 

4.3.3 编目著录

 

应 以档号为基础,支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元数据的著录,自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录。应能根据电子档案著 录的不同要求,提供必要的著录窗口,为著录者提供下拉菜单、携带录入以及日历、时间轴等自动化著录工具,提升著录方式的自动化程度;应能自动核验著录信息 的完整性、规范性和有效性,并提示修改、校正,应支持在权限许可范围内的元数据或目录数据的增加、修改、删除等。

 

4.4 检索利用

 

数字档案室应用系统应以权限管理为基础,支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式,应能满足用户各类查档需求。

 

4.4.1 档案检索

 

应能提供多种类型的检索方式,包括:不设定检索字段的简单检索,选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索,模糊检索和精确检索,跨档案门类检索,全文检索等。应支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源,并能在检索结果中作更精确查找。

 

4.4.2 档案利用

 

应支持用户在权限许可范围内在线查看、打印目录数据或原文,如有必要,应能限制用户对电子档案或传统载体数字副本组件或具体页面的可阅读范围;应能对数字档案资源的下载进行审批、添加数字水印和授权阅读时间等,应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。

 

4.4.3 档案编研

 

应支持用户开展档案编研工作,授权用户能建立编研计划、分配工作任务、建立编研素材库、复制粘贴数字档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果等。

 

4.5 鉴定统计

 

数字档案室应用系统应具备各门类档案资料的鉴定处置功能,应具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能。

 

4.5.1 鉴定处置

 

应 支持各种类型的档案鉴定任务,包括档案密级或保管期限变更,档案续存、销毁、移交等,应支持档案管理人员依据书面鉴定报告,通过直接修改密级、保管期限等 著录字段,执行销毁、移交功能,完成档案鉴定处置任务;或根据实际需求,具备鉴定处置工作流功能,应能支持鉴定审批流程的配置、实施,包括发起鉴定任务、 实施鉴定、审批鉴定意见、触发处置功能等;应留存销毁记录,包括销毁授权、销毁内容、销毁执行人、销毁时间等;应能生成符合《电子档案移交与接收办法》及 同级国家综合档案馆要求的电子档案移交数据包。

 

4.5.2 统计报告

 

应 支持实体档案、数字档案资源室藏量的统计,应能灵活设定统计条件,包括:档案门类、保管期限、格式、大小、时间长度、类、卷、件、存储载体等;应支持档案 利用情况统计,包括:利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等;应能按照统计年报要求,通过统计报表、柱图、 饼图或曲线等各类方式显示、打印统计报告。

 

4.6 系统管理

 

数字档案室应用系统应具备审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。

 

4.6.1 审计跟踪

 

应 具备日志功能,用于记录、审计各类管理、操作行为。应能记录管理员、各类用户的行为信息,包括登录数字档案室应用系统、实施档案门类管理、编辑元数据或目 录数据、处置电子档案等各种操作行为;应能记录非授权用户试图登录或操作的行为;应能记录登录或操作失败的有关信息;应具备日志检索、输出、导出等管理功 能。

 

4.6.2 用户与权限管理

 

应能配置三员管理用户组,支持灵活的用户组、用户注册、赋权、编辑、删除、迁移等操作;应具备完善的功能权限与数据权限,能够灵活赋权或关闭权限,并具有可扩展性;应支持用户口令管理,包括口令强度、找回口令、口令重置、关闭口令等功能。

 

4.6.3 数据维护

 

应具备基本的数据维护功能,应支持多种通用格式的元数据或目录数据的导入、导出,数据库管理系统数据文件的自动备份与恢复,以及数字档案资源的删除与回收等。

 

4.6.4 参数设置

 

应支持全宗信息配置与编辑,可为各门类数字档案资源配置档号构成规则,通过数据字典管理功能在允许范围内配置元数据值域,应支持电子档案原文存储路径的配置,以及各种报表格式的编辑、修改等。

 

4.7 技术文档管理

 

根据数字档案室应用系统建设方式的不同,应收集保存必要的应用软件文档,为系统的稳定运行、维护等提供保障。采用开发方式建设的应用软件,应收集保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档,文档编制应符合《计算机软件文档编制规范》(GB/T 8567-2006)的相关要求。采购商品化的应用软件时,至少应收集保存数据库设计文档、用户手册等。

 

4.8 测评鉴定

 

以开发方式建设数字档案室应用系统的,推荐进行应用软件的测评。可选择第三方权威检测机构根据招投标文件及相关标准对应用软件进行功能性检测并出具检测报告,在测评合格的基础上,组织数字档案室应用系统建设方、承建方、监理方、同级档案行政管理部门进行项目的鉴定验收。

 

5 数字档案资源建设

 

数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像(照片、录音、录像)、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等,若条件成熟,公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。

 

5.1 基本要求  

 

数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。

 

5.1.1 齐全完整性要求

 

归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整,各门类电子档案或数字副本应齐全、完整,能够系统反映本单位履行主要职责的过程;关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整,文件之间的有机联系得以保存;各门类电子档案内容信息处于原始状态,基本元数据齐全、完整。

 

5.1.2 标准规范性要求

 

数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)、《归档文件整理规则》(DA/T 22)、《档号编制规则》(DA/T 13)等国家标准或地方规范的要求;应参照国家或地方相关标准规范设置、捕获电子档案元数据,推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案,元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。

 

5.2 数字档案资源命名规则

 

应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命名的,若以卷为单位整理,按《档号编制规则》(DA/T 13-1994)编制档号,推荐增设档案门类代码作为类别号的子项;若以件为单位整理,档号可采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号·子件号”结构。具体编制方法如下。

 

   1)全宗号:用四位代码标识,按照《档号编制规则》(DA/T 13-1994)编制。

 

   2)档案门类代码·年度:文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”,科技、专业门类需要复分的,应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)和国家基本专业档案目录执行。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

 

   3)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年的,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。采用其他保管期限的,也应使用其相应缩写代码。

 

   4)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母标识,如办公室可用“BGS”标识。未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

 

5)件号·子件号:件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。子件号是指件内单份文件排列的顺序号,用3位阿拉伯数字标识,不足3位的,前面用“0”补足,如“001”。不需要编制子件号的,子件号可以省略。如有需要,可以在件号·子件号之后编制下位代码,比如页(张)号等。

 

5.3 文书类电子档案质量要求

 

文书类电子文件(档案)的收集、整理、鉴定等,应符合国家档案局令第8号、《归档文件整理规则》(DA/T 22)等要求,此外,在办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文,其质量还需满足以下要求。

 

5.3.1 完整性要求

 

关于同一事由的往来电子公文齐全、完整,电子公文的组件——正本、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整;红头、电子印章齐全、完整;文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期6个要素齐全、完整。

 

5.3.2 版面格式要求

 

电子公文正本的公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》第三章要求,正本的页面尺寸及版面要求、公文格式各要素编排规则、公文的特定格式、式样应分别符合《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

 

5.3.3 文件格式要求

 

电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存,版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T 47-2009),并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换;集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

 

5.3.4 元数据捕获要求

 

应参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46-2009)设置、捕获电子公文元数据,至少应包括:聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符20项。

 

   5.3.5 封装要求

 

   若条件成熟,根据同级国家综合档案馆要求,可以对文书类电子档案与其元数据进行封装。封装可参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T 48-2009)执行。

 

5.4 声像类电子档案质量要求

 

5.4.1 基本要求

 

   声像类电子文件的归档范围应参考《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)第4章或同级档案行政管理部门的具体要求执行。收集、归档的声像类电子文件应经过挑选和系统整理,应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动,以及历次活动的主要内容、主要人物、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录音、录像类电子文件可收集、归档。

 

5.4.2 品质要求

 

声像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存,其可交换图像文件(EXIF)信息保存完整,像素数不低于300万;重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存,其他的以MP3格式保存,音频采样率不低于44.1kHz;录像类电子档案以MPG、MP4格式保存,比特率不低于8Mbps。

 

5.4.3 照片类电子档案基本元数据集

 

应 参照《照片类电子档案元数据方案》(制定中)设置、捕获照片类电子档案元数据,至少应包括:聚合层次、档号、年度、题名、摄影者、摄影时间、人物、地点、 业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息, 以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。

 

5.4.4 录音类电子档案基本元数据集

 

应参照相关元数据标准设置、捕获录音类电子档 案元数据,至少应包括:聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件 大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息,以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数 据。

 

5.4.5 录像类电子档案基本元数据集

 

应参 照相关元数据标准设置、捕获录像类电子档案元数据,至少应包括:聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管 期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频 采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息,以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。

 

5.4.6 著录要求

 

为确保声像类电子档案的真实、完整和可用,电子文件形成部门、档案部门应按照国家、行业或地方相关标准规范,围绕声像类电子档案记录的中心内容,对题名、人物、地点、主题、业务活动描述等元数据进行全面著录。

 

5.5 科技和专业类电子档案质量要求

 

5.5.1 科技类电子文件归档的基本要求

 

科技类电子文件的收集、整理、鉴定、编目等应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)等标准规范执行。图形类电子文件应以DWG等通用格式收集、归档,其他电子文件归档保存格式可参照文书、声像类电子文件执行。

 

5.5.2 专业类电子文件归档基本要求

 

在 履行本单位主要职能过程中产生的专业类电子文件都应收集、归档,包括但不限于国家档案局颁布的第一批、第二批国家专业档案基本目录所列内容。各种专业类电 子文件的整理、鉴定、编目参照相应的管理办法执行。仅以数据库形式存在的专业类电子文件,如人口、环境、农业等各种普查数据,可以XML等跨平台通用格式收集、归档,或直接以原数据库数据文件归档,同时归档一套完整的数据库设计文档。以电子文档形式存在的专业类电子文件,可参考文书类电子档案的各项管理要求执行。

 

5.5.3 元数据的设置与捕获

 

应参照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46-2009)等有关标准,设置、捕获科技、专业类电子档案元数据,至少应包括:聚合层次、档号、年度、题名、责任者、成文时间、文号、密级、稿本、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小,以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。

 

5.6 纸质档案数字副本质量要求

 

本部分仅对批量制作的文书、科技、专业等类纸质档案数字副本提出要求,电子环境中业务流程上的纸质文件数字化可参照执行。纸质档案数字化的各项技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31)以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。为保证数字副本的真实性、完整性和可用性,参照《缩微摄影技术缩微品的法律认可性》(GB/Z 20650-2006)、《信息与文献——档案数字化实施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等标准规范的相关规定,纸质档案数字化还应符合以下要求。

 

5.6.1 数字化对象确认要求

 

应按完整性、规范性要求确定需数字化的纸质档案。原则上,年度内、每个案卷内或保管期限内、关于同一事由的往来文件、每份文件的组件应完整数字化。涉密纸质档案数字化应符合相应规范要求。推荐实行数字化对象审批制,拟数字化的档案原件应经过本单位相关负责人的审查签批。

 

5.6.2 元数据捕获要求

 

在 数字化过程中,纸质档案数字化系统应以件为单位自动捕获数字化元数据,至少应包括:数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空 间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬设备等。应将数字化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库,并导入数字档案室应用系统提供检索服 务。

 

5.6.3 数字化质量控制要求

 

应制定并在数字化过程中实行各种相应、有效的质量控制措施,对纸质档案的安全、数字副本的完整性和规范性、图像质量、元数据库的准确性等实施全程监控。

 

5.6.4 数字化工作文档管理要求

 

在数字化项目实施过程中形成的重要数字化工作文档应归档保存,应与纸质档案数字副本的保存期限相同。应归档的数字化工作文档包括数字化对象审批书、招投标文件、数字化成果验收报告、数字化流程单等。

 

5.7 数字档案资源的备份

 

应着眼本单位电子政务整体备份需求制定数字档案资源备份策略,需明确备份对象、近线和离线备份策略及管理规范,配备必要的恒温恒湿防磁柜等设施设备。

 

5.7.1 备份对象

 

数字档案资源备份对象应包括:各门类电子档案、各门类传统载体档案数字副本、元数据库、目录数据库、各类数字资料、数字档案室应用系统配置文件与日志文件等。

 

5.7.2 近线备份

 

应结合虚拟带库、带库等备份系统作用机制和便于管理等情况,明确数字档案资源备份策略,包括:容错级别、增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、磁带更新等。

 

5.7.3 离线备份

 

应 根据数字档案资源形成与大小特征等,确定各门类数字档案资源的离线备份介质与管理规范。应确定离线备份介质编号规则,推荐编号由数字档案资源门类代码、离 线备份介质类别代码、备份年度、介质流水号等若干项构成。应按照规范的存储结构备份数字档案资源,推荐离线备份介质根目录下建立数据文件夹、目录文件夹、 授权文件夹、其他文件夹及说明文件,数据文件夹存储各门类电子档案或传统载体档案数字副本,目录文件夹存储元数据、目录数据及数字档案室应用系统配置文件 和日志文件等,授权文件夹存储数字化、备份、介质转换等的审批文件,说明文件用于描述离线备份介质制作有关的各方面情况。应定期检测、更新离线备份介质, 并记录检测情况、介质转换情况等。

 

5.7.4 除上述备份要求外,重要档案还应通过纸质或缩微胶片等方式进行异质备份。重要档案的范围按照国家或地方的相关规范执行。

 

6 保障体系建设

 

数字档案室是机关电子政务的核心信息资源中心,其建设、运行和维护是一项长期的系统工程,需建立经费、制度和人才等各方面的保障机制。

 

6.1 经费保障

 

应为数字档案室建设予以经费保障。要将各门类电子(文件)档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统的运维、升级费用等纳入本单位预算,给予长期的经费保障。

 

6.2 制度保障

 

应制定保障数字档案室正常运行的各项制度,并切实贯彻实施。包括:各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、机关档案管理部门和电子文件形成部门、信息化部门职责分工及奖惩制度等。

 

6.3 人才保障

 

应为数字档案室配备满足工作需要的专职管理人员,条件成熟的,应配备2名以上专职管理人员。配备人员应具备档案或信息技术相关专业的本科学历,应具有较好的管理才能和计算机应用技能。应在制度上为专职档案管理人员的发展和进步予以保障。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(国家档案局发布  2010年6月)

 

 

 

 

 

说明

 

 

 

    本指南由国家档案局提出并归口。

 

    本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。

 

    本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方昀、韩李敏、黄玉明、何伍爱、赵国俊。

 

 

 

数字档案馆建设指南

 

 

 

1.总体要求

 

 

 

1.1概述

 

 

 

    数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

 

    建没数字档案馆,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久存储与安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

 

    建没数字档案馆.有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化,有利于提高各级政府公共服务能力,有利于促进社会主义文化的发展繁荣,有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。

 

    数字档案馆建设是一项系统工程,需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节,需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与,是一项长期的工作任务。

 

 

 

1.2建设原则与要求

 

 

 

    数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进,项目带动、重点突破,需求导向、保证安全,合理适用、稳步实施”的原则,积极推进,务求实效。

 

    统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求,及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接,综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素,确定总体布局和实施步骤。

 

    项目带动、重点突破。实施项目带动战略,支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目,以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的 开展,有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入,有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。

 

    需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向,着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求,推动档案信息资源的共享。应当按照信息安 全等级保护的要求,采取相应的安全保障技术方法,配备必要的软硬件没施,建立健全安全管理制度,完善灾难恢复服务机制,确保数字档案馆建设和运行的安全。

 

    合理适用、稳步实施。要重视前期调研,进行可行性研究,结合本部门业务工作实际,提出创新性高、应用性强的功能需求,以确保系统开发和项目建设的合理性、 适用性。在项目实施过程中,档案部门的业务人员应全程参与,及时研究和发现问题,纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求,引入监理机制,对项目 质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。

 

 

 

1.3 建设目标

 

 

 

    数字档案馆建设的目标是:紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境,充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源,以先进的信息技术为手段,集 成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台,开发应用符合功能要求的管理系统,推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化,逐步实现对数 字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

 

    其中,数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务,是一项长期任务,应分阶段推进,有步骤实现。

 

 

 

1.4建设内容

 

 

 

    数字档案馆总体建设内容主要包括:

 

    ( l )按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

 

    ( 2 )开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

 

    ( 3 )全面推进馆藏数字档案基础数据库建设、优先建立馆藏档案的文件级目录数据库,逐步进行传统载体档案的数字化转换,积极推进电子文件的接收和管理,建立各类数字档案资源库群。

 

    ( 4 )应用先进技术和相关管理手段,保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用,减少数字档案对软硬件的依赖性,从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

 

    ( 5 )运用多种技术手段,针对不同利用对象,通过不同渠道,实现档案信息资源分层共享,方便、快捷满足各类用户利用需求。

 

    ( 6 )配套建设数字档案馆保障体系,确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

 

 

 

1.5建设步骤

 

 

 

   数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等几个步骤进行。

 

    (1)项目规划与立项

 

    根据社会信息化和档案事业发展需要,研究提出数字档案馆建设项目。成立由档案馆主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组, 对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等,特别是各立档单位产生电子文件状况、党委政府各部门和公众对档案利用需求情况进行充分调研,研究提出项 目可行性报告,向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后,由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。

 

    (2 )项目招投标

 

    项目经立项批准后,应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。充分征求档案馆各业务部门、相关专家的意见,对数字档案馆的功能需求进行细化,形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要,又便于计算机编程人员理解,能够在系统开发中实现。

 

    (3 )项目实施

 

    按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求,制订详细的项目建设实施方案,明确项目建设的内容、进度和时间安排,有计划地推进 系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。项目建设中应当加强项目监理,确保项目建设的进度和质量。

 

    (4 )运行维护

 

    项目验收后,应适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责,加强应用培训,建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接、相互配合,以业务管理工作为主 线、以技术保障工作为支撑的管理机制。要重视人才培养,形成以档案馆人才自主管理为主体,社会外包服务保障为依托的运行与维护体系。

 

 

 

2.管理系统功能要求

 

 

 

    数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能,以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。 数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息,特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发 展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

 

 

 

2.1收集功能要求

 

 

 

    系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能。

 

    (1)系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据,并在建立一整套接收机制基础上,保证接收过程责权明确,杜绝安全隐患,从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。

 

    (2 )系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式。

 

   ( 3 )系统应当能够批量导入或导出数据,保证数据的可靠和可用。

 

   ( 4 )系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。

 

   ( 5 )系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。

 

 

 

2.2 管理功能要求

 

 

 

    系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制。系统应能:

 

    ( l )按照设定的分类方案,将数字档案信息存储到系统中,或根据管理要求进行适当调整。

 

    〔 2 )过滤重份数据和重新分类、编号。

 

    ( 3 )对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现,将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。

 

    ( 4 )辅助人工完成档案的开放鉴定工作。

 

    ( 5 )对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系,形成长期保存档案数据包和利用数据包。

 

    ( 6 )对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。

 

    ( 7 )辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出入库房管理等工作。

 

    ( 8 )定制档案业务流程或进行流程再造。

 

 

 

2.3 保存功能要求

 

 

 

    系统能够实现对数字档案长久的安全保存,包括两方面的要求,一是长久保存策略的确定,二是存储架构选择。

 

 

 

2.3.1 长久保存策略

 

 

 

    长久保存策略包括存储格式的选择,检测、备份和迁移等技术方法的采用等。

 

    ( l )应当选择符合国家标准的格式,暂时未制定标准的,选择开放格式或主流格式。

 

    ( 2 )定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试,发现问题,及时解决。

 

    ( 3 )根据数据重要程度以及管理和利用的需要,选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。

 

    ( 4 )计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时,为了保证数字档案信息可读,应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。

 

 

 

2.3.2 存储架构选择

 

 

 

    根据档案数据量和管理目的不同而采用不同的存储技术及其相关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设过程中,应根据数字档案馆的 数据量和利用并发用户数的需求,以保证数字档案馆合理安全的存储容量和较快的网络传输速度,适当选择采用单一应用平台,配备数据库服务器、文件存储器、备 份服务器、备份软件等构成的存储服务平台,以及采用 SAN 、NAS 、 DAS、IP-SAN 或其他形式的存储技术方法。

 

 

 

2.4 利用功能要求

 

 

 

    数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件,分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。系统应当:

 

    ( 1 )能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。

 

    ( 2 )能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。

 

    ( 3 )能够辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。

 

    ( 4 )能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台、远程指导、远程教育。

 

    ( 5 )能够辅助开展数字档案的增值服务。

 

    ( 6 )能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作。

 

    ( 7 )能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理,能够进行门类设置、结构没定、字典定义等系统代码维护工作。

 

 

 

3.应用系统开发和服务平台构建

 

 

 

3.1 应用系统开发

 

 

 

    鼓励各地区统一开发或购置成熟的数字档案管理系统软件,减少重复开发降低应用成本。

 

    应用系统开发应当遵循整体性、开放性、稳定性等原则。鼓励软件开发公司应用先进技术手段对“收集、管理、保存、利用”各功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。

 

    ( 1 )整体性。系统应考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境,选择恰当的开发工具和技术路线,正确处理各子系统或模块的关系,形成一个整体。

 

    ( 2 )开放性。系统应能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

 

    ( 3 )稳定性。系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术,保证系统的稳定、可靠和安全。

 

 

 

3.2 服务平台建设

 

 

 

    数字档案馆网络架构一般应面向不同对象、立足现有不同网络,构建三个服务平台,并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。

 

    数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范围,建立相应的服务平台。一般主要包括:一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利 用服务平台;二是利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台;三是利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交 流的公共档案信息服务平台。

 

    ( 1 )基于局域网的档案服务平台

 

    局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基础平台。局域网档案服务平台应当具备馆藏数字档案传输、交换、存储、安全防护的功能,承担档案馆“收集、管理、保 存、利用”四项基本功能,满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需要。局域网通常还要承担辅助档案实体管理的功能。

 

    ( 2 )基于政务网的档案服务平台

 

    政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。它依托本级政务网,能够接收各立档单位电子文件,能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务,实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。

 

    鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务。

 

    ( 3 )基于公众网的档案服务平台

 

    公众网档案服务平台,如公共档案信息服务平台,是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一。它依托公众网,通过档案网站建立满足公众 查阅档案需求的利用窗口,同时,采集具有重要保存价值的各类数字信息,进行资源整合,实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措 施,实现馆际档案信息交流。

 

    档案服务平台建设当前应遵循的标准规范有:

 

    ( 1 ) GB50174-2008 电子信息系统机房设计规范:

 

    ( 2 ) GB/Z24294-2009 信息安全技术基于互联网电子政务信息安全实施指南。

 

 

 

3.3 软硬件设备配置

 

 

 

3.3.1 系统软件选型

 

 

 

    数字档案馆系统软件一般包括操作系统、数据库系统等方面。

 

    操作系统的选择要根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况来选定。终端操作系统通常选择使用与其软硬件兼容、使用较为广泛的操作系统;服务器操作系统要综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素选择操作系统。

 

    数据库系统首先满足数据存储和管理的需求,并充分考虑技术和管理成本;其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持;再次要考虑其开放性和扩展性,为 将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统必须考虑到稳定性和高性能以及档案资源的安全性,所以在选型之前一定要认真规划,周密地分析与考虑,所选择 数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件,并充分考虑今后几年数据量的要求。在前期规划时,不仅需要决定使用的类型和版本,还需要规划设计数据结 构;不仅需要考虑当前存储和管理的数据信息类型,还要考虑将要接收进馆的数据信息类型。

 

   其他软件配置。在数字档案馆系统运行中,除了操作系统和数据库系统之外,还需根据数据采集、管理、利用等方面需要,配置其他一些系统软件和工具软件,如数据仓库、数据交换、 OCR 、格式转换、非线性编辑、全文检索等方面的软件。

 

 

 

3.3.2 硬件设备配置

 

 

 

    数字档案馆系统硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。系统中每个独立任务应有相应的服务器来承担处理任务。服务器在信息系统中的重要 性不同,可以分成主服务器和辅助服务器两类。主服务器主要承担信息系统数据存储和管理以及应用系统的运行,主服务器的选配必须充分考虑系统性、安全性和高 性能。辅助服务器包括辅助应用服务器、网络管理服务器、文件服务器等,承担系统中非核心功能的处理任务。一个数字档案馆系统配备服务器的数量,取决于系统 的实际功能,不必强调所有任务都有独立的服务器,可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等,合理选定。

 

    网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等。双绞线和光纤是最常用的传输介质,物理分散的多台计算机只有通过传输介质才能连接在一起 形成网络;集线器可以放大传输信号,主要用于小型网;交换机是一种基于点对点发送数据的网络连接设备,具有网络流量控制等性能,是大型网络组网的必需设 备;要使网络之间互连,则必须配备路由器;光电转换设备是实现双绞线和光纤两种不同传输介质的信号转换的设备。

 

    存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。

 

    数字化设备包括扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。

 

    终端设备包括输入、输出设备,通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备,通过终端访问网络应用系统,完成 信息处理工作。一个数字档案馆终端设置应考虑三种用户,即社会用户、档案馆工作人员、档案馆聘请的数据加工和处理人员。

 

 

 

4.数字档案资源建设

 

 

 

    数字档案资源建设是数字案馆建设的核心内容,也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

 

 

 

4.1 电子文件接收

 

 

 

    应当根据档案接收范围,建立电子文件接收进馆制度和机制,配备必要的技术手段,从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

 

    为了保证有价值的数字档案资源接收进馆,从数字档案馆建设开始就应按照数字档案馆功能要求,研究确定电子文件接收范围、标准和方法。在范围上,除了参照纸 质档案接收要求,还应针对电子文件多样性、形象性的特点,接收反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录;在种类上,除了文本文件还包括数码照 片、图形图像、多媒体、数据库、网页等各种形式的电子文件。应当明确电子文件移交的方式和时限。移交方式可以是在线也可以离线移交,但不论何种移交万式, 以安全、高效、准确为原则。与纸质文件对应电子文件的移交和接收之前,应要求和督促立档单位建立正确无误的对应关系并保证其内容的一致性。应当加强对电子 文件形成及其整理、归档、移交的监督指导,包括确定归档范围规范、进行质量检查、开展技术服务等。

 

    电子文件的接收与管理应当遵循以下标准规范:

 

    ( 1 ) GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范;

 

    〔 2 ) DA/T32-2005 公务电子邮件归档与管理规则;

 

    ( 3 ) DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案;

 

    ( 4 ) DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求;

 

    ( 5 ) DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范。

 

 

 

4.2 档案数字化

 

 

 

    传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程,涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个 环节,应当统筹规划,分步实施。应当通过数字化工作,对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作,为数字化工作提供高质量的来 源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化,可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

 

    数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备,自行组织人力开展数字化加工。这一模式适用于少量重要、核 心档案的数字化加工。委托加工是将应数字化的档案,委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高,投资相对节省,普遍适用于各类档案的数字化加工。档案馆 所委托加工的公司必须是具有相关保密资质的专业公司。

 

    档案数字化工作当前应遵循的标准规范有:

 

    ( 1 ) DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范;

 

    ( 2 ) DA/T43-2009 缩微胶片数字化技术规范。

 

 

 

4.3 资源整理

 

 

 

    在对信息资源进行有序、有效管理之前,必须进行整理,包括分类、价值鉴定、开放审查等。应当将数字档案信息进行有序排列,当前国家尚未制订针对数字档案信 息分类的规则,在数字档案馆建没中,可以参照传统载体档案的分类、排序方式,结合数字档案信息的特点,确定数字档案信息的合理分类方案,实现对数字档案信 息的有效控制。

 

    电子文件或数字化档案信息发布利用之前,必须进行开放利用的鉴定工作,并通过技术检查,譬如清晰度、准确性、完整性,以便让利用者有效检索、阅读和理解数字档案信息。

 

    档案信息网上提供利用,要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行处理。对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利 用,应当按照国家法律法规要求,进行划控处理。涉密信息只能在涉密网发布;内部信息只能在内网(包括政务网和档案馆局域网等)使用;开放信息可以在公众网 发布。开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。

 

 

 

4.4 建立数字档案资源库

 

 

 

    运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息,当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。

 

    目录数据库是数字档案资源管理的基础,它是将反映数字档案特征的规范数据,依照一定的字段要求存入计算机中,通过系统的排序等处理,形成由计算机检索的目 录数据体系。目录数据库建立的方式主要有两种基本途径,一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库,一般是通过人工录入建库方式建立:二是通过接收 电子文件方式形成的数字档案,一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成,经过数据整理规范审核与补充完善后建立。

 

    保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重要措施。元数据库建设按照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。

 

    内容数据集是数字档案资源建设的主体,它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数 据挂接方式实施有效管理,随着信息技术,特别是检索技术的发展,将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案,其 内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系,防止非法修改,采取技术措施,确保其可靠和可用。

 

   数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:

 

    ( l ) GB/T20163-2006 中国档案机读目录格式;

 

    ( 2 ) DA/T13-1994 档号编制规则。

 

 

 

5.保障体系建设

 

 

 

5.1 安全保障体系建设

 

 

 

    安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作,数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等。系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

 

    安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。一是按照信息安全等级保护的要求,采用相应安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施。数字档案馆系统一般要求达 到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的保密资质,并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施 工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度,并严格遵照实施数字档案馆系统安全隐患包括数据 窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等,应当采取相应 的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案,完善灾难恢复机制,提 高应急处置能力。

 

    应当遵循的有关信息安全规范:

 

    ( 1 ) GB17859-1999 信息安全技术计算机信息系统安全保护等级划分准则;

 

    ( 2 ) GB/T24363-2009 信息安全技术信息安全应急响应计划规范;

 

    ( 3 ) GB/Z24364-2009 信息安全技术信息安全风险管理指南;

 

    ( 4 ) GA/T671-2006 终端计算机系统安全等级技术要求。

 

 

 

5.2 标准规范体系建设

 

 

 

     严格遵照信息化和档案管理等方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。

 

    各地在建设数字档案馆过程中,具体技术应用或工作流程如果尚无相关上位标准规范,可以向国家档案行政管理部门提出相关标准规范制修订建议,或根据本地区实际情况制订相关地方标准或企业标准,并积极上报有关部门,上升为行业标准或国家标准。

 

 

 

 

电子文件架构及部署模式(国家电网)

https://wenku.baidu.com/view/f60c709527284b73f3425008.html###?qq-pf-to=pcqq.discussion

 DA_T_48-2009基于XML的电子文件封装规范

http://www.docin.com/p-303067361.html?qq-pf-to=pcqq.discussion

统一数字档案系统接口规范说明(中国移动)

https://wapwenku.baidu.com/view/e23ad5d1bceb19e8b9f6ba41.html?pn=3&pu=usm@1,sz@1320_1001,ta@iphone_2_4.2_3_534

转载于:https://www.cnblogs.com/bolang100/p/6559790.html

  • 0
    点赞
  • 0
    评论
  • 5
    收藏
  • 一键三连
    一键三连
  • 扫一扫,分享海报

表情包
插入表情
评论将由博主筛选后显示,对所有人可见 | 还能输入1000个字符
©️2021 CSDN 皮肤主题: 编程工作室 设计师:CSDN官方博客 返回首页
实付
使用余额支付
点击重新获取
扫码支付
钱包余额 0

抵扣说明:

1.余额是钱包充值的虚拟货币,按照1:1的比例进行支付金额的抵扣。
2.余额无法直接购买下载,可以购买VIP、C币套餐、付费专栏及课程。

余额充值