尽管表单发布和提交方法已经谈到,我们也可以看看如何作为内容类型发布表单。在网站集中多个库内填写相同表单时会用到这种方法。而且,使用这个方法,多个表单内容类型可以在单个表单库中使用。
内容类型存在于网站集顶层和每个站点中。如果一个表单要在网站集间使用,它将需要在网站集根网站发布。和所有内容类型一样,表单内容类型可以在站点(内容类型发布到的站点)之下所有站点和库中可用。
当作为内容类型发布表单时,会有弹框保存XSN文件到文档库。默认地,网站集根网站将包含名为表单模板的文档库。这是保存文件绝佳的地方。
在下面的练习中,你将了解如何作为内容类型发布表单到网站。因为表单已经被创建,一些小的修改可以将其与直接发布到SharePoint表单库的表单区分开来。这是放置一个完全不同的表单的方法,不用再花时间创建新表单和域。例子是一个Time Off Request表单从每个部门的站点被填写,这样每个部门都有自己的库。
准备:在浏览器打开SharePoint站点,以设计模式打开Time Off Request表单。
这个练习中,给Time Off Request表单新名称,这样不会与Time Off Request表单发布过的表单库引起疑惑。
1. 另存为Time Off Request表单。
2. 更名TimeOff CT。
3. 在表单header部分,添加Department这样,表单名为Departmental Time-Off Request Form。
另外一个快速区分的方法是点击“页面设计”选项卡,选择另外的颜色主题。本例中,选择“专业型-使命”。
4. 点击“文件”菜单,选择发布,点击SharePoint服务器。
5. 输入网站集的URL,点击“下一步”。
6. 选择“网站内容类型(高级)”,点击“下一步”。
7. 选择“创建新内容类型”,点击“下一步”。
8. 命名为Dept Time Off。输入描述This is the time off request form that can be filled out at eachdepartment site。点击“下一步”。
9. 指定XSN文件的位置和文件名。点击“浏览”按钮,选择“表单模板”,点击“打开”。
10. 文件名输入Dept Time Off,点击“保存”。
11. 点击“下一步”。
12. 点击“下一步”,然后点击“发布”。在最后一页,点击“关闭”。
下面的练习中,你将理解到作为内容类型发布表单的强大力量。可以通过直接点击表单模板库的XSN文件链接打开并填写表单。然而提交数据连接仍然配置提交到原来的Time Off库。所以,尽管表单可以填写了,但是仍然需要做更多的工作使表单可以提交到正确的位置。有个会计部门站点和营销站点,每个部门的员工都将提交到他们自己的库。
你将创建新的Marketing和Accounting站点,这样Time Off Request库可以在每个站点创建,你将新的内容类型与库连接。
准备:在浏览器中,打开SharePoint站点。
1. 在根网站上,点击“网站操作”,点击“新网站”
2. 选择“团队网站”模板,输入Accounting为名字和URL,点击创建。
3. 返回根网站,同样创建Marketing网站。
4. 在Marketing站点,点击“网站操作”,点击“更多选项”
5. 选择“表单库”模板,命名Time Off,点击“创建”。
6. 在功能区“库”选项卡,点击“库设置”。
7. 点击“高级设置”。改变“允许管理内容类型”为“是”,点击“确定”。
8. 在“表单库设置”对话框的“内容类型”节,点击“从现有网站内容类型添加”。
9. 在“Microsoft InfoPath”组,选择“Dept Time Off”,点击“添加”,点击“确定”。
10. 点击“表单”内容类型,点击“删除此内容类型”,点击“确定”。
11. 浏览到新的Accounting网站,重复步骤4-10。
注意每个新的表单库中,只要新的内容类型被添加,所有栏作为库中的栏出现在库设置中。多个库现在存在,Accounting和Marketing员工可以到各自位置填写表单。
附加:编辑模板
表单作为内容类型创建和发布后,可能需要修改。如果访问它,特别是不记得XSN文件保存在哪个地方,或者创建表单的人不在为公司工作了?在Accounting网站,点击网站设置----网站内容类型,点击内容类型名,然后点击“高级设置”,点击(编辑模板)超链接。
下面的练习中,你将创建数据连接提交到Accounting和Marketing表单库。
准备:在浏览器中打开SharePoint站点,设计模式打开XSN文件Time Off CT。
1. 导航到Accounting站点的Time Off库,复制其URL
2. 在InfoPath Designer中,功能区“数据”选项卡,点击“数据连接”。
3. 选择“SharePoint库提交”数据连接,点击“修改”按钮。
4. 在“文档库”文本框,粘贴Accounting文档库的URL,点击“下一步”。
小贴士:别忘了移除Forms/AllItems.aspx。
5. 重命名为Accounting Submit,点击“完成”,点击“关闭”。
6. 另一个数据连接需要创建提交到Marketing站点。
7. 在“数据”选项卡,点击“到SharePoint库”,粘贴Marketing站点的URL,点击“下一步”。
8. 命名Marketing Submit,点击“完成”。
9. 点击“关闭”
Department域将用来决定提交表单的正确的部门。
10. 右击Department域,选择“更改控件”,选择“下拉列表框”。
11. 点击“控件属性”,选择“不能为空”。
12. 点击“控件属性”上的“添加”按钮,输入Accounting,点击“确定”同样添加Marketing。
13. 点击“选择”,点击“设置默认”按钮。
14. 点击“确定”。
15. 在功能区,点击“数据”选项卡,点击“提交选项”。选择“使用规则执行自定义操作”,点击“确定”。
16. 在“表单提交规则”窗格,改名“规则1”为Accounting。在“条件”下,点击链接文本。
17. 创建条件“Department等于Accounting”,点击确定。
小贴士:文本是大小写敏感的,如果department名开头是大写,这里也要大写。
18. 仍然在“规则”窗格,点击“新建”,选择“操作”,命名为Marketing,然后像在步骤17,创建条件,除了设置条件为“Department等于Marketing”。
19. 在“执行这些操作”旁边,点击“添加”,点击“提交数据”。
20. 在“规则详细信息”对话框的“数据连接”域,选择Marketing Submit,点击“确定”
21. 点击“快速发布”。
小贴士:技术上讲,表单可以提交到任何库,只要设置好数据连接。关于内容类型要记住的关键是当表单提交时,所有表单的栏数据都被填充。