用计算机管理人员档案属于数据处理,高校档案信息化建设的若干思考

随着计算机信息技术、网络技术和高等职业教育事业的高速发展，高校档案管理信息化的需求也日益迫切。从当前高校档案管理信息化建设发展现状看，还远不能适应档案管理信息化的需要。尤其对于一些合并升格的高校来说，要想适应形势发展，使档案工作在学校工作中真正发挥积极的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式的发展，转变观念，从队伍结构、软硬件设备等方面提供必要的条件，推进档案管理的信息化建设。

一、保障档案信息化建设的组织领导与经费投入

高校档案管理工作是高等院校事业发展的重要组成部分，高校各级领导应充分认识档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。学校应予高度重视，加大人力、财力的投入，要尽力满足档案信息化建设所需经费，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。

二、转变传统观念，提高认识水平

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性工作，如果档案管理人员只习惯于传统的手工管理模式，而不肯更新管理观念，即使建起了网络，购买了最新的软件系统，也不会真正将系统应用起来，致使软件成为一种摆设。因此，档案管理人员必须认清形势，转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，不断探索高校档案管理的新思路、新途径，主动适应高校档案信息化发展的需要。

三、制定规范的档案信息化建设标准

档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设的整个过程。没有制度的标准化，档案信息化建设就难以实现。因此，高校档案管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，并结合高校自身的发展需要来制定共同遵守的档案信息化管理制度和业务标准，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为科学、规范档案信息化管理奠定基础，使高校档案工作在客观上有共同的衡量标准、协作依据、协调保证，以便为建设档案信息网络做好准备，真正走上档案信息资源共享之路。

四、加强档案信息数据库建设

数据库是发展网络的基础，而网络则是发展新型数据库的必要条件。在网络环境下，要本着“资源共享，共同发展”的原则，加强数字化档案信息库建设，将网络技术和数据库技术有机地结合起来，使档案信息向信息资源网络化的方向发展。高校应加快推进高校馆(室)藏档案数字化的进程，建立档案目录中心，丰富档案数据资源储备，为高校档案信息化做好后台数据库支持，逐步实现高校馆(室)藏档案信息的传输网络化和利用在线化。档案信息只有在传递使用的过程中才能体现出自身的重要价值，当大量的档案信息存在于网络数据库中时，网络系统就成为档案信息最主要的传输平台，这也为档案信息的快捷传递提供了重要条件。通过现代信息技术的使用，档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用。为便于对数字化档案信息进行有效地管理和使用，就需要建立高质量的数据库来存放。因此，高校档案部门应加大高校档案信息化与现代化信息技术管理的推进力度，保证档案信息数据的真实性、完整性，实现高校档案数字化管理；应利用现代化信息和网络技术，实现档案信息资源的传递、交流和共享，充分发挥档案信息资源的重要价值。

五、提高档案管理人员素质，优化队伍结构

档案信息化管理工作要稳步发展，就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。为了确保技术应用和档案信息化的知识化、社会化开发，必须打破传统的档案管理队伍建设模式，注意人才复合型素质的要求，注重队伍的多学科知识结构和梯队结构的合理性建设。因此，一方面要不断提高现有人员队伍的综合素质，牢固树立终身学习理念，在“专”和“通”上把好培训关，加大培训力度；另一方面应注意引进信息管理方面的人才，优化队伍结构，建立复合型的专业队伍，以适应档案信息化建设的需要。

六、丰富馆(室)藏内容

丰富优质的馆(室)藏档案是网络环境下档案信息资源开发利用的基础，如果馆(室)藏档案不丰富，档案信息资源的开发利用就成了无源之水、无本之木，失去了动力和目标。因此，必须加强档案信息资源建设，做好档案的接收和征集工作。其中，接收是基础，是量的扩张，征集是亮点，是馆(室)藏的补充。“量”是“质”的基础，“质”是“量”的升华，要尽可能多地收集与档案有关的资料进馆(室)，充分发挥档案与资料相互补充的优势。同时，要做好档案的鉴定工作，从源头确保馆(室)藏档案的质量，解决好档案数量与质量之间的矛盾，调整好馆(室)藏结构，使馆(室)藏结构合理化、科学化。

七、建立档案信息网站，提高档案的利用率

随着网络技术的发展，利用互联网开展网上档案服务，已成为当前档案部门提供档案利用的重要方式。即以网站为基础，利用档案信息资源数据库，在网站上实现电子文件的实时管理和使用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化、档案信息管理工作自动化。高校档案管理部门要利用互联网制作档案信息网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统与内部各部门的网站链接，实现档案信息的网上检索。这样，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭、无条理的资料库向使用快捷方便的现代化、信息化发展。

八、重视档案信息的安全管理

档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题，尤其是随着互联网的飞速发展和网络应用越来越普及，计算机网络的脆弱性和潜在威胁也日益凸显。首先，要提高档案管理人员的安全防范意识，让他们了解到档案流失，泄密的严重后果，以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识，定期对档案计算机查毒、杀毒，更新防火墙，尽量避免病毒攻击。其次工作人员对在网络所发布的档案信息要严格审查，保证机密信息不外泄，此外，在网络的流通过程中也要利用相关技术注意加强对档案信息安全保密工作。再次，要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要镜像备份，还要用光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等工具另外储存，确保档案信息的安全。

档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，是一项系统工程，内容广泛，涉及数据的整理、建设、开发利用，相关人才的培养，相关标准的制定等等。在高校档案信息化建设过程中，须认清形势，结合本校的实际情况，从多方面入手，改变传统的档案发展管理理念，树立新的观念，加强档案工作队伍的建设，加大资金投入，优化档案整体系统的各个结构，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。