在轻松的环境中工作

在轻松的环境中工作
时间管理大师道格拉斯夫妇曾经提出一种适用于办公桌的“杂乱法则”。他们说：“在一般情况之下，杂乱的现象均被扩展到可供保留的空间。如果你的办公桌杂乱无章。那么，即使换一张五倍大的办公桌给你，这张桌子到最后还是会变得一样的杂乱。”
为什么办公桌这么容易变得杂乱无章呢？ 因为许多人没有一套用来决定哪些东西可以摆在桌面上，哪些东西应该收起来的标准。其实清理办公桌可以通过以下五个简单的步骤进行：
1.     挪出一段时间，专门处理眼前的问题。清理堆积如小山的杂物，是清理办公桌的过程中，最困难的一个步骤。我们可以专门在不太忙的时候收拾和清理杂物。一旦完成这个步骤，往后只要采取例行的清理方式就可以轻松的保持办公桌的清洁。
2.     如果杂物的确很多的话，那就不妨把清理的工作分成几个小段落。可以一次仅清理桌面或一个抽屉，然后把其他的清理工作留待以后的几个阶段进行。
3.     把桌上、抽屉内一切与手中正在执行的计划无关的东西清掉。如果办公桌堆满照片和各种小东西，那么根本没办法再把其他的东西放到办公桌内。因此应该毫不犹豫的清掉与工作本身毫无关联的各种书本、杂志，以及旧报告等物品。
4.     把不是很贵重的书集中放到办公室的一个角落。最好把容易用到的东西放在办公桌后面的柜子里，这样就可以在不必站起来的情况下，轻松的取用。如果不是每天必要，也可以把这些东西集中放到另一个角落去。
5.     把零散的文件统一收集在一个档案夹或盒子里。把垃圾桶或垃圾袋放在伸手可及的地方，并逐一清点、过滤每一样东西。是不是曾经在过去一个月或一年之内，用过这些东西？打算在多久以后再用这些东西？如果决定把某一样东西丢掉的话，最坏的后果会是如何？记住这句话：“如果取舍难定的话，立刻毫不犹豫的把它丢掉。”
尽可能丢弃不要的东西。如果无法决定是不是应该丢弃这些东西的话，可以把它们集中收集到不常动用的地方，然后做一个纪录，每隔一段时间加以处理。
•     垃圾桶的艺术
道格拉斯说，在纸类垃圾流通的过程中，垃圾桶扮演着功能性的连接角色。他提出以下的看法，以供人们在思考如何使垃圾桶发挥功能时的参考：在不使它看起来碍眼的原则下，选择一个够大的垃圾桶，以便容纳所制造的垃圾。它必须很方便，而不是为了适应清洁工的需要和配合室内的设计，要建立自己丢弃垃圾的规则，尽量丢出垃圾。
一旦把握住这些原则，我们就会发现，所获得的成就无论在质或量方面都会有所增加，也可以在较短的时间，完成较多的工作。
在将现有的杂物清理干净之后，就可以着手采取自己的预防性维持措施，也就是一套整理桌面上各种文件的系统。
“时间管理方法课程”设计人艾利克，麦肯锡提出以下工作法则，以协助人们采取的预防性维持措施。
•     依照左撇子或右撇子的标准来选定自己的位置并以自己的特殊动作为参考依据。
•     在面前腾出一块空间，以配合目前正在进行的工作。如有必要，可以把电话和其他配备，以及经常使用的参考资料，挪到旁边或另外一张伸手可及的办公桌上。
•     把最常使用的东西，集中放在最容易拿到的地方。
•     在今天即将结束时整理桌面，使桌面仅留下我们明天准备用的东西。

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