Lotus Notes用户的8个小窍门和快捷方式

一:如何更快速的关闭窗口：
1.File->close
2.双击鼠标右键（但需要在用户自定义选项中设定）
3.ESC（关闭当前窗口）

二:按下Tab键检查新文档:
在”工作台”上按Tab键ó菜单栏中的”Edit”-> ”Unread Marks ” ->”Scan preferred”

三:建立私有文档（步骤如下）:
1.按下Alt+Enter激活您正编辑文档的信息盒（Info Box）
2.单击有钥匙图案的标签页
3.单击”All readers and above” 选项，取消它的检查标记
4.单击右边图标（侧面人像）
5.从目录（Directory）中选择您愿意他们了解您文档的人

四:改变（或取消）收到邮件时的声音:
如果您是使用的是WINDOWS平台，当您收到邮件时,Notes能够演播一般WAV文件来代替枯燥的”嘀嘀”声音，要想让您播放您指定的声音，在您的Notes.ini文件加入一行:NewMailTune=C:\Windows\tada.wav

Notes.ini是一种含有配置信息的ASCII文件，它位于您的WINDOWS文件夹，您可以通过WINDOW的Notepad或者SysEdit应用程序对它进行编辑

坏消息：如果您不是使用的WINDOWS平台，您将不能使用此窍门

五:自动恢复收到的消息:
当您休假或外出一段时间，不能查收您的MAIL时，您可设定Notes自动给您发信的人回复一封正式的信函，告诉他们您正在休假。
方法：选择”Action ”-> ” tools”->”Out of office”,然后填写表格即可
在您休假结束后，记得再次选择” Action”->” tools”->”Out of office”,取消上次设定的功能。
（在R6下有专门的一项<离开办公室>详见R6的帮助文档）

六:改变您的信头 :
要想改变信头，打开邮件DATABASE，选择”Action ”-> ”Tools”->“Preferences”单击Letterhead标签，选择您所喜欢的心头样式，就OK了
（在R6下的选项菜单条下，点工具->惯用选项便可打开相应窗体<信头>）

七:对您的工作进行自动拼写检查:
选择:”Action->Tools->Preference”单击Automatic Spell Checking

八:在您的个人地址薄中自动添加人员:
(方法)选择或打开次MAIL，选择”Action->Tools->Add Sender To Address Book ”（这样您不用费事，Notes将帮您记住这个地址）接着打开个人地址薄，打开新建的文档，将发信人的姓名添入相应的Names域，然后Save它。下次 您建、通讯录时，只需输入此人的姓名,Notes将在您保存或者发送MAIL时把姓名替换为Address





Lotus Notes用户必须杜绝的八件事

一:不要改变Notes的名字:
在进行尝试改变Notes的名字当中，您千万千万不能进行这样的选择 ”File->Tools->User ID->More Options->Change Name”这样做确实可以改变名字，但您将丢失您的验证信息

二:不要删除您的邮件数据库:
这个问题一般都知道，所以就不多介绍了

三:不要保存或发出没有检查拼写的信息:
俗话说”第一印象最重要”，所以千万不要给别人发出一篇错字连篇的邮件或文章，只需一个简单的操作：”Edit->Check Spelling”.

四:不要取消您的密码:
Password在Notes中起到非常重要的作用，涉及到安全性，我猜您也不想在您外出或中午吃饭的工夫，陌生人进您办公室查看您的信息对吧，如果您不是管理员丢失了什么东东，数据恢复可是很麻烦的哦（在没备份的情况下，几乎是不可能恢复的）

五:午餐时不要忘记按下F5:
即使您的身份帐号设有安全Password,工作站无人值守时，也会存在隐患

六:不要让您的临时文件堆积如山:
当您打开一个附加文件时，Notes将临时文件写在您的硬盘上，这样的将会造成临时文件堆满硬盘

解决办法：只要您每隔一段时间进行一次清理，检查您的WINDOWS应用程序目录，Notes数据目录和Temp目录，查找以波浪线（）开头的文件或后缀名为TMP的文件，有多少删多少

七:遇到难题时不要忘记查询帮助手册:

八:不要忘记提前保存，经常保存文档:其目的是尽量避免丢失数据

Lotus Notes用户的七大常见问题


一 :您的笔记本不能连接到Server:

Question1:每次当您需要远程使用Notes时，得到错误信息：调试解调器不能连接到拨号网络。

解决方法：电话线路分为两种类型：一种是模拟线路另一种是数字线路，您不需要了解良种线路的区别。您秩序知道Notes(以及所有计算机程序)只能通过调试解调器使用模拟线路。如果您遇到上面的Question,其原因可能出在您连接的调试解调器是数字而不是模拟。

二:您无法使用一个文档的连接:（可能是权限问题）

三:您不能编辑某个域权限问题)

四:您的Server无响应:
解决方法:每种错误信息提示一类网络问题，但您无法控制。因为您的工作并不是是保证服务器的正常工作，这时请与管理员联系

五:无法打开一个数据库:
Question2:无论何时您想使用一个特定的数据库，得到这种错误:您设有被授权访问数据库

解决方法:与您的管理员联系，告诉他发生的问题的数据库的访问权限列表ACL有错误

六:无法使用全文索引:

问:您试图创建一个新的全文索引，但没成功
解决方法:如果您创建索引的数据库位于Notes Server上，多数情况下问题可能在于您的Administrator设置Server不允许进行全文索引，索引占用大量的硬盘空间，有时候Admin在这一点很小气

七:您无法删除您编写的文章:（权限问题ACL<存取控制列表>

一、在一台计算机装多个ID 的LOTUS

如果是多个用户使用同一台机器收发各自邮件可采用以下方法：

1、首先进行工作场所的设置：任选一个除办公室外的工作场所（因为办公室场所默认为第一个安装用户所用）
（1）基本页面：改场所类型为“局域网”，场所名称可以由用户自行设定，这个名称将显示在右下角的场所列表中。
（2）服务器页面：宿主/邮件服务器填写你的邮件服务器名称。
（3）端口页面：使用的端口选择TCP/IP、LAN0
（4）邮件页面：邮件文件位置选择“在服务器”；邮件文件填写第二用户的邮件文件位置（如mail1\aaa.nsf）；Notes邮件网络域填写公司的网络域名程；收件人姓名自动查找选择“先本地后服务器”；发送外出邮件选择“通过Domino服务器”

2、当第一次打开邮箱时，系统要求输入最后一次使用NOTES的用户的密码，如果为当前用户可直接输入密码进入邮箱，否则请连续点击密码输入窗的“取消” 按钮，在弹出的选择到切换到的标识符窗口中选择第二用户的ID文件，打开后输入密码，进入欢迎页面，之后在右下角的场所列表中，选择第二用户的工作场所， 邮件箱即可打开。如果NOTES已打开的状态下切换用户，请首先切换用户ID，之后到Lotus的右下角场所选择框中直接选择该用户的工作场所即可。注 意：用户的ID和他的工作场所一定要配套使用，否则会出现无法转发邮件等问题。

二、服务器的Mail.box文件被破坏的解决方法

如果收发服务器上的邮箱(Mail.box)被破坏，运行Fixup服务器程序，如果这不能解决问题，可以压缩Mail.box，如果仍然有问题，执行下面的步骤：

1、关闭Lotus Domino服务。
2、重新将notes\data\目录下的Mail.box文件更名，如可以把它改为Mail_old.box。
3、重新启动Lotus Domino服务，服务器会自动生成一个新的Mail.box文件。
4、从Mail_old.box中将未被破坏的文档拷贝到新生成的Mail.box中。

三、删除已经发出去的邮件

有时在给多个用户发邮件时，由于工作失误，将邮件发错，想删除发给这些用户的邮件，请立即与邮件管理员联系，因为所用用户发出的邮件都要放在一个外出邮箱 mail.box中，如果此时发出的邮件在mail.box中没有发出，可请管理员将此mail.box中的邮件直接删除（注意：在使用此方法时，用户要 快速与邮件管理员联系，否则邮件会从mial.box中发出），如果此邮件已经从mail.box中发出，则只能通过管理员在服务器端打开所有收到此邮件 的邮箱，并一个一个删除，这种方法只对本单们内的用户邮箱进行删除。

四、设置邮箱的大小，当超过邮箱大小时能够报警

由于服务器硬盘空间是有限的，并且在用户邮箱大太时，会使服务器工作在超负荷状态下，为了更加合理的使用Lotus Notes系统，对每个用户邮箱进行大小设置以防止数据库无限制的膨胀，对用户邮箱的大小设置可以采用下面的操作：

（1）单击“文件”菜单，选择“文件”，选择“服务器管理…”，选择要管理的服务器，单击右边的“数据库工具”按钮，输入用户的口令。
（2）在数据库下拉列表中选择“mail”，然后双击要设置用户邮箱，单击“工具”下拉列表，单击“详细信息…”按钮进行，可以查看数据库的当前限额信息。
（3）选中“限额”，输入“500000”Kb，在“警告阈值”下选中“超过”，输入“450000”Kb时警告，单击“更新”按钮，显示“已处理56个 数据库，有0个错误”表示设置成功。当然可以在数据库下拉列表中同时选中多个邮箱，然后再进行上面的限额操作，对多个用户邮箱进行限额。


五、把一个Domino服务器移动到另外的机器上

有时为了提高硬件性能，需把一个Domino服务器移动到另外的新机器上 使用以下的方法可以在不影响Domino用户的前提下，移动一个已有的Domino服务器到一个新的机器上。此方法的基本思想是：在新的机器上安装相同版 本的Domino服务器，但是不要配置它，然后，从旧的机器上把数据目录和ini文件移植上去。
1、备份原服务器上的邮件系统
将原服务器的上Domino系统备份是相当必要的，以防在发生意外。备份的内容包括：（1）Domino系统目录下的所有文件夹及文件，即\notes \，（2）Lotus.ini和Notes.ini文件。此文件可能在Domino系统目录下，如果Domino系统目录下没有，那就在的系统目录下，例如，如果是Windows NT和Windows 2000 Server操作系统，就是\Winnt\文件夹下。（3）hosts文件。此文件一般在\Winnt\system32\drivers\etc\文件 夹下，此文件是一个纯文本的文件，用普通的文本编辑软件如记事本等都能打开。它的作用是包含IP地址和Host name(主机名)的映射关系，对于Lotus的服务器和一些数据库服务器，在访问时如果直接输入IP地址那是不能访问的，只能输入服务器名才能访问，所 以hosts文件对Domino是非常重要的。

2、在新服务器安装操作系统并配置网络

在新服务器上安装操作系统，同时进行网络配置，网络配置的IP地址要各原服务器的IP地址一样（安装操作系统过程及网络配置可以参考有关书籍），这时可以 将原服务器从局域网断开。将配份的hosts文件拷贝到新服务器中的\winnt\ system32\drivers\etc\文件夹下。

3、在新服务器上安装Domino系统

在新服务器上直接安装Domino系统，将Domino系统光盘放入直接安装Domino服务器（安装过程在此省略），注意安装完成后，不以进行配置。

4、移动备份的数据

将第1步中备份的Domino系统目录中的数据目录\notes\data\文件夹中的所有内容拷贝到新服务器的相应目录下，另外将Lotus.ini和 Notes.ini文件文件要拷贝到相应的目录下。如果在新的机器上的数据目录的路径和旧的不同，需要修改在notes.ini的文件中的 “directory= ”行的内容，以定义在新机器上的正确的数据目录的位置。

六、在已安装过Notes客户端的机器上重新连接到新邮件服务器

首先需要利用新建的服务器生成一个新的用户ID文件，并删除原ID文件。为了在客户端不重新安装Notes,需要重新设置客户端如下:

（1）在Windos目录下或在Notes系统目录下找到Notes.ini文件，然后使用在文本编辑器中打开Notes.ini文件，保留该文件中的前六行内容，其余内容全部删除，保存Notes.ini文件并退出。
（2）删除c:\notes\data系统目录下的desktop.dsk、log.nsf和names.nsf文件。
（3）启动Notes程序，系统会自动执行安装程序，提示使用新的ID文件，这时使用新ID文件进行简单的设置，然后就可以连接到新服务器上，以后可以建立新的个人通讯录、群组等。