MessageSolution：信息的价值，从小处“归”起

e-works朱若婷

 

 

在日常办公中，邮件是不可或缺的沟通工具。每天我们都通过邮件处理内部和外部的诸多事情，交换大量的信息。其中的信息可能大多是日常不重要的信息，但有可能其中一两条非常重要。我们很懒，希望全部邮件信息不仅自动有序的长期保存在我们电脑中，还能够通过搜索方便随时查看和调阅。于是，我们需要邮件归档，将存储和搜索作为基本需求。

 

看似简单的邮件归档

 

在MessageSolution，有上百人为实现“邮件归档”而服务，对此很多人惊诧不已。“早几年，MessageSolution中国分公司只有3、40人的时候，客户已经非常惊讶居然需要这么多的人来做邮件归档。” Messagesolution公司产品总监梁京伟笑着说道。归档是存储中的一个重要环节，邮件归档只是归档中的一个方面，主要针对的是邮件这类非结构化数据。乍一看，邮件归档只是把邮件存起来而已，这么简单的功能怎么会需要这么多的人员。其实，邮件归档只是看似简单。

 

试想象这样一个场景：也许你会收到上司的一封邮件，打开它，看到上司要求找到前几天你给他发过一条信息。你看着归档文件夹目录，想不起具体的信息名称或者是哪一天的，你在搜索栏里用相近的字眼，找到了相关的邮件，从相关邮件中，你终于看到了上司所要的邮件。于是你转发回复给上司，迅速交了一个满意的答卷。这是一个很日常的邮件使用场景，所用到是邮件归档技术中的一项——搜索。Messagesolution企业邮件归档系统中，可以发现搜索模块——“EEA 搜索”。只要花去数秒的时间，你可以在整个存档库里，通过主题，内容，附件，收件人，日期，大小等主题搜索上亿条记录，从而找到想要的结果。并且，就像场景里提到的，这个搜索支持正常关键词查询以外的近似或者模糊查询。不用担心语言，它支持所有语言。不用担心应用，它支持多家通用知名厂商的产品，不管是微软的Exchange，还是IBM的Domino平台。

 

看到了么？技术含量在这儿：高速、智能、兼容，它还有很多的技术体现。比如关于存储，Messagesolution有一个非常特别的独有的功能。在“EEA 存储仓库”模块中，你可以通过“自动削减”技术让你的邮件服务器减压，而且能够不改变用户操作习惯的查阅和调用邮件。它的原理是把原邮件当做存根，如果一封邮件本身是10M大小，通过邮件客户端以及OA系统的无缝集成，可以不改变用户邮件查阅方式支持客户端查看邮件，得到原始邮件的信息。从客户端来看，一切都没有改变，而其实查看的信息根本不在客户端，也不在邮件服务器，它已经在归档系统里。据梁总介绍，邮件自动削减功能在不改变用户习惯的前提下，可以从邮件服务器上减少90%的存储，这使得用户在IT存储的投入大大减少，而且备份更容易，系统运行压力也大幅度缓解。

 

使用邮件归档的推动力

 

当然，存储、搜索是最基本的功能。越来越精打细算的CIO们，不会轻易动心。事实上，的确有一个比较硬性的理由，使得CIO们越来越重视邮件归档。“当人们选用Messagesolution的产品时，法规遵从的需求是一个重要的动力。”梁总监说到。

 

这是一个外国的案例。一个有约1000名员工的企业，从事法规遵从的官员或公司的律师收到了SEC的通知，规定要在48小时内把3年前讨论股票期权和福利发放等敏感话题的内部邮件全部提交上去。CIO从律师那里收到请求，IT 经理们就开始为此工作。很快公司就发现一个令人震惊的数字，转换每个PST文件的平均成本要50多美元(转换工作外包，电子查找的过程需要转换PST文件或扫描备份在磁带上数据，然后找到需要的邮件并打印出来)。一些服务商的报价甚至达到每转换一个文件100美元。按照每个员工50个文件，每个50美元的报价，在这个有1000名雇员的机构里，挖掘查找数据的费用将会是一个令人震惊的数字，250万美元。更可悲的是，因未能保留邮件信息，这家投资银行不得不支付一千五百万美元的罚款了事。

 

自911事件及安然事件之后，电子邮件的重要性被人们所认识，最近几年各个国家纷纷出台相关法案。据企业战略集团(Enterprise Strategy Group)的研究统计，仅在美国一地，联邦和州政府就起草了约10,000条强调“文档记录”的法律或法规，这里面就包括电子邮件这种形式的文档，国内也于去年颁布实施了《企业内部控制规范》。Messagesolution的“EEA 法规遵从”模块，专门为此设立，可以帮助企业和机构达到针对其的安全和审计标准，如抓取流程邮件、阻止敏感信息外发等。“EEA 监督管理”模块让从事法规遵从的官员能够按照业内法规和公司的邮件策略有效地搜索并发现公司的电子通讯，电子邮件内容，附件里的违规行为。并且，还能实时监控功能使得公司能够及时捕获任何违规行为，而提前采取必要的行动。

 

“企业之间发生法律纠纷是很常见的，在打官司的时候，电子邮件可能会起到非常重要的证据作用。”梁总补充。他强调，法规遵从是电子邮件归档市场的重要推动力量之一，但法规遵从并不是邮件归档技术的唯一目的。邮件是数据的一种，数据是企业的血脉，数据挖掘带来的价值向来是企业最为关注的。像是证据，也是维护企业利益，价值的体现。在日常办公中，对于跨国企业来说，办公地点分布各地，邮件服务器也是。全球装几十台服务器，一个个登陆，效率低。如果信息在本地，要传输到新加坡，用带宽传速度很慢而且很贵。但是通过搜索、存储等其它模块，就能快速找到一个信息，必要时起到关键作用，节省成本提高效率。

 

制造业的邮件归档

 

由此看来，很多没有法规遵从需求的企业也需要这个技术。在邮件管理员小李看来，伴随着邮件的日常应用，所产生的邮件数据量日趋增多，如何将海量的邮件数据进行长期保存、实时调阅、快速恢复等问题已经成为他的大难题。现在很多企业保存邮件的时间都是非常长，长年的邮件累积下来对于容量的要求非常的高，想要查找某封邮件更是如同海底捞针，而邮件服务器本身的设计并没有考虑到邮件长年保存的问题。“我们的最大的需求是减少邮件的存储量、快速查找邮件，邮件归档技术可以很好的解决这些问题。”

 

小李所在的是一家中型制造业，对于大中型制造业来说，数据量大是通用问题。“在制造行业，邮件归档应用主要集中在大中型制造业。”梁总证实。制造业中一般邮件量比较大，一是数量大，每天会有很多的邮件来往，二是容量大，主要是因为附件中可能会有设计图等文件。因为邮件量大，所以每天都会产生很多的数据，这些数据需要全部保留，还要能够快速的进行搜索，因此就对邮件服务器优化功能的要求也比较高。

 

在制造业，还有一个核心的设计保密问题。一般企业知道每天都有很多邮件，但是不知道究竟是些什么邮件。比如不知道每天有多少邮件是和工作无关的，是不是邮件中是不是携带了机密的信息，这些邮件都需要监管起来，事后要能够进行审计。监管之后要有清晰的报表，能够很容易的发现异常情况，能够准确掌握邮件系统的情况。

 

在不同行业的制造业间，企业根据自身情况对于邮件归档中的各个模块关注度不同。有的更关注安全，有的更关注数据保留，有的更关注合规。比如IT制造关注信息的安全性，对于自己的知识产权的东西更关心，担心会把编程代码发出去，能查找的数据的宽度和广度能有多少，加密能不能处理，压缩文件能处理几种等等。梁总表示，Messagesolution一直深耕制造业，针对一些大型企业的需求，能够定制二次开发，占公司人数80%左右的研发团队完全能胜任对客户的支持。

 

选用邮件归档

 

在定制开发方面，Messagesolution与应用合作伙伴共同完成了大量技术工作。在Messagesolution的合作伙伴名单列表中，微软、IBM、惠普、EMC、英特尔、甲骨文、戴尔等巨头完列其中。为了让用户感觉透明，也让定制开发的东西在其它平台继续应用。例如跟EMC合作，EMC有一个特别的ROM的，写了之后不能更改，需要跟存储介质集成，还要提供很多API接口。大量细节的支持工作，让Messagesolution的兼容性非常好。

 

兼容性是应用的很主要的方面，除此之外还有扩展性等。梁总讲了一个实际案例，一个客户公司以前规模比较小，买了一套低端产品，后来企业发展，邮件量提升，归档系统支持不了，厂商又没有更高级的产品提供，企业最后只得重新购买。所以，企业要考虑到产品是否能适应企业的发展。这并不是说企业一开始就要买超出自己需求的产品，而是企业要考虑到如果发展了，归档系统和其厂商是不是有能力继续满足需求。以MessageSolution为例，企业规模小的时候可以买标准版，规模大了之后可以平滑升级到企业版。

 

对于本身产品的扩展，MessageSolution表示也在帮助很多企业做文档归档产品。电子邮件归档已经不仅仅是邮件的归档，开始向更广泛的文件归档靠拢，这在国外已经非常流行。在国内，MessageSolution有不少文档归档案例，MessageSolution提供Domino文档归档和SharePoint归档备份管理系统。出于对未来的考虑，梁总建议企业要考虑如果未来要上其它归档系统，是否能和邮件归档系统很好的融合起来，对数据提供一个集中化的管理，包括权限管理、联合搜索、监控、备份等等。如果邮件归档与文档归档使用的是两套系统，管理的复杂度就会提升，使用起来也会更麻烦。“MessageSolution的邮件归档产品和文档归档产品架构相同，可以在一个控台中进行管理，使用起来非常方便。”

 

不管是兼容性还是扩展性，产品本身的过硬是最重要的。对此，MessageSolution自信到感谢客户去测试比较同类的产品。

 

感谢客户“货比货”

 

“我们不怕货必货，”市场经理郭丽脱口而出。她特别提醒客户在选型时一定要测试，只有用事实说话，才能选到正确的产品。“真金不怕火来炼。”

 

这种自信不值得讶异，因为就在很多人觉得邮件归档领域小的时候，MessageSolution已经在这个领域深耕了十年。2002年，MessageSolution成立于加州硅谷，致力于高科技软件研发。团队成员多数来自硅谷的高科技公司，以及著名的斯坦福大学。凭借深厚的技术背景，MessageSolution的团队专注在法规遵从，审计稽核，信息保留，电子数据挖掘和内容存储管理等领域内提供解决方案。10年里，MessageSolution积累大量的国内外成功案例，行业包括金融、制造、电子商务、政府机构、医疗、高科技、法务、教育等，同时协助上市公司和跨国企业实现法规遵从和审计的要求。10年里，MessageSolution在邮件归档方面也屡获殊荣。

 

说到自己的优势，MessageSolution表示自己只是在办实事。也许市面上有不少归档产品，但是功能的多寡和深度是有很大区别的。邮件归档作为新鲜事物，在国外应用的已经很成熟，但是近年来国内用户才慢慢接纳。在这个过程里，MessageSolution从没有任何名气，做到了今天的成功，都是因为客户的应用。“我们要感谢客户。”郭丽郑重其事的说道。为了让更多的客户通过低成本享用到MessageSolution的产品和服务，在基于多年在中国市场帮助各个行业的大中型企业成功实施案例基础上，MessageSolution推出了面向中小型企业的邮件归档服务，通过这项SaaS归档服务为中小企业提供更优质的选择。“我们希望能够继续引领这个市场。”

 

后记：

 

    邮件，看似是这么多类型的信息中的一个小类别，但是跟平常的工作有着千丝万缕的关系。在海量的信息化数据中，它可能没有ERP、PDM里面的数据多，看似大部分也没有信息化里面的数据重要，但是，它的分量就是在那里，它作为信息的价值不可忽视。如果你要得到信息的价值，不妨从小处“归”起。