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Word 排版技巧


1. 页面设置快速进行调整

问：要对 Word 进行页面调整，通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢？

答：有，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。

 

2.Word 中巧选文本内容

问：在 Word 文件中进行编辑操作时，经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理，请问有没有快捷的方法进行选定？

答：在 Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法，掌握好它们可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法：

（ 1 ）字或词的选取：

将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。

（ 2 ）任意连续的文字选取：

将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“ Shift ”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要选取的文字首（或末），再按住“ Shift ”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文字。

（ 3 ）一行文字的选取：

将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可；

（ 4 ）一段文字的选取：

将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可。

（ 5 ）整个文件内容的选取：

把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“ Ctrl+A ”快速选定）。

另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取：

Shift+Home ：使光标处选至该行开头处。

Shift+End ：从光标处选至该行结尾处。

Ctrl+Shift+Home ：从光标处选至文件开头处。

Ctrl+Shift+End ：从光标处选至文件结尾处。

Shift+ 移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。

Shift+Alt+ 鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。

小提示：在选取时还可利用“ F8 ”键来进行快速选取。具体操作方法是：先按“ F8 ”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后按“ F8 ”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“ F8 ”键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。如果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下“ Home ”键或“ End ”键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住“ Ctrl ”键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“ PageUp ”键或“ PageDown ”键，则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“ Esc ”键即可。

 

3.Word 中合并文件

问：在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢？

答：如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行。

（ 1 ）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

（ 2 ）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后，这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。

 

4. 快速定位光标

问：在文件编辑中，经常需要把光标移到某个位置，如果能够快速进行移动，那肯定会节省很多时间，提高工作效率，请问怎样进行快速定位呢？

答：对于一些特殊的位置，可以利用快捷键进行快速定位。用得较多的几个快捷方式如下：

Home ：将光标从当前位置移至行首。

End ：将光标从当前位置移至行尾。

Ctrl+Home ：将光标从当前位置移至文件的行首。

Ctrl+End ：将光标从当前位置移至文件结尾处。

 

5. 字号快速调整

问：在 Word 中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大 一磅 ，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，请问有没有方法快速完成字号调整？

答：可以，利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“ Ctrl+[ ”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小 一磅 ；而利用“ Ctrl+] ”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大 一磅 。另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“ Ctrl+Shift+> ”来快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+< ”快速缩小文字。

 

6. 快速对齐段落

问：在 Word 中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行，请问有没有更方便快速的方法呢？

答：有，可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下：

Ctrl+E ：段落居中。

Ctrl+L ：左对齐。

Ctrl+R ：右对齐。

Ctrl+J ：两端对齐。

Ctrl+M ：左侧段落缩进。

Ctrl+Shift+M ：取消左侧段落缩进。

Ctrl+T ：创建悬挂缩进效果。

Ctrl+Shift+T ：减小悬挂缩进量。

Ctrl+Q ：删除段落格式。

Ctrl+Shift+D ：分散对齐。

 

7. 移动光标快速定位

问：在 Word 中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置，而若采用拖动滚动条的方式非常不便，请问有没有快捷的方法呢？

答：有，可以利用一种组合键进行快速定位。在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“ Shift+F 5 ” 。同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。

 

8. 快速调整 Word 行间距

问：在编辑调整 Word 文件行距时，常见一些“高手”不用调出格式来进行设置，请问他们是如何完成调整的呢？

答：其实方法非常简单，在需要调整 Word 文件中行间距时，只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“ Ctrl+1 ”组合键便可将行间距设置为单倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“ Ctrl+5 ”组合键可将行间距设置为 1.5 倍行距。

 

9. 轻松统计 Word 文件中字数

问：Word 中有一个非常实用字数统计功能，如要统计一个文件中字数，可直接在菜单栏中单击“工具→字数统计”命令，便可得到一个详细的字数统计表，而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计，但若要把该文件字数插入到文件中，这样得到结果后还需进行输入，操作起来繁琐，请问有没有更方便快速的方法呢？

答：可以直接把统计字数插入到文件中，具体方法是：

（ 1 ）在菜单栏单击“插入→域”命令，在对话框“类别”下拉列表中选择“文件信息”选项。

（ 2 ）再在“类别”下拉列表中选择“ NumWords ”选项，并在右侧相应栏设好置域属性格式及域数字格式，如图 1-11 所示，最后单击“确定”按钮即可。

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图 1-11  统计文件字数

小提示：以后在文字有变动时，只需在菜单栏单击“工具→选项”命令，然后在打开的窗口中选择“打印”选项卡，并选择“更新域”复选框，这样打印时，便会自动更新该域，得到新的统计数目。

    

10. 轻松选取文件列

问：在 Word 文件中要选择行的方法很多，操作起来也很方便，而如果要对列进行操作，请问有没有方便的方法进行选取呢？

答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相对来说要少很多，其实要选择列有种好方法轻松完成。首先把指针移到要选取的列首或列尾，然后按住键盘上“ Alt ”键，配合鼠标或键盘进行选取即可，如图 1-12 所示。

图 1-12   列的选取

 

11. 巧去网址超链接线

问：当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时， Word 会自动产生链接下划线，请问有没有办法去除呢？

答：这其实是 Word 自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下划线，只需按下组合键“ Ctrl+Z ”或“ Alt+BackSpace ”，便可将下划线取消。

另外也可关闭其相应的自动功能：选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“ Internet 及网络路径替换为超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭。

 

12. 英文单词换行排

问：在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观，请问有没有办法让英文单词截断换行排呢？

答：可以，只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下“ Ctrl+Shift+Space ”组合键即可。

 

13. 不同页面的设置

问：在一些特殊的 Word 版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式，请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还有没有其他方法轻松完成设置？

答：要在 Word 中同一文件中设置不同页面，可以采用下面这种方法进行：首先在菜单栏单击“文件 →页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图 1-13 所示，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。

图 1-13   不同页面设置

 

14. 修改自动加标注

问：在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改，当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢？

答：可以，只需利用 Word 的追踪修订功能，在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时， Word 将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。

 

15. 字体设置快速做

问：在 Word 中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰，象文字的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢？

答：可以完全利用键盘来完成设置。下面对常用的几种方法分别介绍如下：

*** 文字加粗

首先选中要加粗的文字，直接按组合键“ Ctrl+B ”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“ * 加粗文字 * ”（双引号不用输入，下同）来完成，即先输入一个“ * ”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“ * ”号即可自动让两个“ * ”号之间的文字加粗。

*** 斜体文字

要把文字设置为斜体同样可采用两种方法，对于已输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“ Ctrl+I ”快速完成斜体设置；而未输入的文字，则可利用命令格式“ _ 斜体文字 _ ”来完成。

*** 下划线文字

要设置文字下划线，则可先选定要添加下划线的文字，再同时按“ Ctrl+U ”组合键即可实现。

 

16. 怎样调出多重剪贴板

问：在 Word 97 后的版本中就提供了多重剪贴板功能，请问若在关闭它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢？

答： Word 2000 将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的 1 个调至 12 个，而 Word XP 更增加至 24 个。多重剪贴板可以大大方便我们的编辑处理，而若关闭了多重剪贴板后，则不能再进行选择粘贴，此时若要再使多重剪贴板出现，则可在菜单栏单击“编辑→ Office 剪贴板”命令即可要开剪贴板。

 

17. 如何调整下划线和文字的距离

问：在编辑 Word 时给文字添加下划线后，有时觉得下划线与文字的底边之间距离不合适，请问能不能对这个距离进行调整？

答：可以调整文字与下划线之间的间距。在选择好要添加下划线的文字后，再在菜单栏单击“格式 → 字体”命令，然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡，再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项，如图 1-14 所示，并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。可以改变其中的值，从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。设置好后，单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。回到编辑窗口后，再选择刚才设置字符间距的文字内容，然后用组合键“ Ctrl ＋ U ”设置下划线。这样，下划线和文字底边就没有紧靠在一起了。

图 1-14   调整文字和下划线间距

 

18. 快速去除回车、分页等特殊设置

问：有些朋友可能深有体会，当从网上复制文章并想粘贴到 Word 文件中时，常会出现格式混乱的情况，请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置？

答：在对网页上的文章进行复制时，它的格式也被复制，因而在进行粘贴时便会发生很多麻烦，如要去除其中的其他非文字符号、软回车、制表符等，我们只要对这些特殊符号删除掉，或者替换掉就可以了。可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。另外还可利用 Word 提供的“选择性粘贴”进行：在进行了复制操作后，再转入 Word ，在其菜单栏上单击“编辑 → 选择性粘贴”命令，如图 1-15 所示，另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制，然后转入到 Word 文件中进行粘贴的间接方法完成。

小提示：对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。如：“ ^l ”表示软回车，“ ^p ”表示硬回车，“ ^t ”表示制表符，“ ^m ”表示手动分页符，“ ^+ ”表示长划线（—），“ ^= ”表示短划线（ – ），“ ^l ”表示人工换行符， ^n 表示分栏符。

图 1-15   “选择性粘贴”对话框

 

19. 轻松调用数据库文件中数据

问：在使用 Word 进行编辑时，如要调用 Access 、 Excel 等其他数据库中的数据，除了最常用的复制、粘贴的方法外，请问还有没有其他更好的方法？

答：常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后，会带来一些麻烦，如数据的修改更新、编辑处理等。而若利用“插入数据库”方法完成调用，则可大大方便以后的操作处理。其具体方法是：先通过选择“视图 → 工具栏 → 数据库”选项，使数据库工具出现在 Word 界面上，然后将光标移至需调用数据的位置，再单击数据库工具面板上的“插入数据库”按钮，在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮，如图 1-16 所示。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。

1.2 编辑排版技巧 (3)


    

 

20. 精确进行文本移动

问：在对 Word 文件进行编辑时，常需对某行或某段文字位置进行调整，通常采用鼠标拖曳的方式进行移动，但在长文件中进行操作时比较麻烦，请问有没有更好的方法精确移动？

答：可以利用“ F2 ”键来进行精确移动，其具体操作方法是这样的：先选中要精确移动的文本内容，再在键盘上按“ F2 ”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？”的提示。接下来只需把光标移至目的地，按回车键便可精确完成移动。

 

21. 相同格式段落快速选定

问：在 Word 中，若要对某些段落进行相同格式设置或修改，请问有没有办法快速完成选定呢？

答：可以，可先选中其中任意一个段落，然后单击“格式→显示格式”命令，在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的下拉按钮，选中“选择所有格式类似的文本”即可实现全部选定。

 

22. 编号自动生成

问：在 Word 中进行编辑时，有时需要文件自动产生一些编号，这样便于在修改时自动进行变化，请问这个自动编号怎样生成呢？

答：如果要输入一系列编号，则可利用 Word 的虚拟表格功能来让系统自动输入编号。方法如下：假设要输入一个 1 ～ 300 的一个编号。首先在 Word 中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮，然后在文件中画一个表格，并把该表格设置为列数为 1 ，行数为 300 。然后选中制作的表格，选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项，在弹出的对话框中选择“编号”选项卡，再在下面的格式中选择一种自己中意的编号形式，这样电脑就会自动生成这种编号。然后再次选中该表格，选择“编辑”栏下的“剪切”项，然后在选择“编辑”菜单栏中“选择性粘贴”选项，在弹出对话框中选择“无文本格式”，最后单击“确定”按钮完成。此时在文件中就会产生一个 1 ～ 300 的编号，而没有了表格。只要在各个编号中输入内容即可。

 

23. 如何自动生成目录

问：在利用 Word 编写一些书本时，常希望能自动生成目录，请问该如何进行设置才能快速生成？

答：首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏，再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示对字体、段落等设置好后，再在 Word 菜单栏单击“视图 → 工具栏 → 大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置，再在 Word 菜单栏单击“插入 → 引用 → 索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，如图 1-17 所示，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。

图 1-17   “索引和目录”对话框

 

24. 轻松去掉页眉的横线

问：有很多朋友在利用 Word 插入页眉后，都发现页眉信息下总会有一条横线，影响整个文件的美观，请问有没有办法把这条橫线去掉？

答：方法当然有，最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，然后单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。

25. 快速设置段落缩进

问：在对段落进行编辑时，请问有没有快捷的方法对段落缩进进行快速设置呢？

答：有，将插入点定位在需进行设置的段落上，重复按“ Ctrl+M ”组合键可增加该段落的“左侧段落缩进”；反之，按“ Ctrl+Shift+M ”组合键即可减少。同样，按“ Ctrl+T ”组合键可增加该段落的“悬挂缩进”，按“ Ctrl+Shift+T ”组合键可减少该段落的“悬挂缩进”。

 

26. 快速设置左缩进和首行缩进

问：在对文件进行编辑时，除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作外，还有没有其他方法进行快速设置？

答：可以使用“ Tab ”键和“ BackSpace ”键设置左缩进和首行缩进。

 

27. 快速复制 Word 字体、段落格式

问：在 Word 中如果要对文件的一个大段落进行格式操作，除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落格式以外，还有没有其他的方法呢？

答：还可利用组合键来快速完成。具体方法是：首先把插入点移到段首，按“ Ctrl+shift+ ↓”组合键选中整个段落，然后按“ Ctrl+Shift+C ”组合键复制字体、段落格式；接下来把插入点移到目标段落，按下“ Ctrl+Shift+V ”组合键粘贴该格式。值得注意的是，如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作，那么复制和粘贴的就只有段落格式，而不包括相关字体格式。

28. 精确对齐轻松做

问：在 Word 文件中进行编辑时，有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况，此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求，请问此时有没有办法对该行进行精确对齐？

答：当出现这种情况时，可以利用标尺上拖动首先缩进的方式进行，但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“ Alt ”键不松开，此时便可随心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。另外对于一些特殊的情况，如制作试卷时的选择题答案对齐，则可利用 Word 的表格与文本转换功能轻松实现。具体方法是：对于需精确按列对齐的选项，我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格，利用表格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置，然后再把表格转换成文本就可避开从键盘输入的烦琐，简单地输入了。现在以英语试卷中输入一个有 5 道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下它的操作过程：

（ 1 ）绘制一 5 行 5 列的表格（确定列数的时候，要注意把题号算进去）。

（ 2 ）在表格的第 1 行第 1 列输入题号“ 1 ”，后四列依次输入答案编号“ A 、 B 、 C 、 D ”和相对应的答案选项。

（ 3 ）依次在各行的第 1 列输入相应题号，后四列依次输入答案编号“ A 、 B 、 C 、 D ”和相对应的答案选项（答案编号可以使用“复制→粘贴单元格”命令进行快速输入）。

（ 4 ）由于第 1 列显示的是编号，通常列宽较窄，可以单独调节。再选中其余四列，单击鼠标右键，选择“平均分布各列”选项。

（ 5 ）选中整个表格，单击“表格→转换→表格转换成文本”命令，再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。

 

29. 让鼠标助你快速复制

问：在 Word 中要对某些内容进行复制时，一般大家都采用先选择这些内容，然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成，或者直接在键盘上利用组合键“ Ctrl+C ”及“ Ctrl+V ”完成，请问还有没有更快捷的方法呢？

答：有，利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。

第一种方法是，在选中要复制的内容后，再按住“ Ctrl ”键不松开，并把鼠标指针移到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可。

第二种方法是，可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成，具体方法是：在选中要复制的内容后，把指针移到选择区上并单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“复制”选项，然后再将光标移到要粘贴的位置并单击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成。

第三种方法首先同样选定需复制的文字，然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置，松开鼠标右键即完成复制操作。

 

30. 一次完成中英文两类字体设置

问：在 Word 中，如果要对一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿进行字体格式设置，有什么好的办法可以同时实现吗？

答：可以，首先选中要设置字体的所有文本，把鼠标移到该文本上单击右键，在弹出的菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置，最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。

 

31. 让标题不再排在页末

问：在 Word 中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况，请问有没有办法避开这种情况？

答：标题出现在页末确实非常不美观，其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。具体方法是：把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框，如图 1-18 所示，最后单击“确定”按钮即可。

小提示：如果选中“孤行控制”复选框，系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。

图 1-18   避开标题出现在页末

 

32. 在文件中签名方法技巧

问：在 Word 文件中可以添加包含个人信息的签名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以实现呢？

答：在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者，而且还很具个性化。而要实现它并不难，可利用下面几种方法实现。

1 ．利用 Word 的宏命令

操作步骤如下：

（ 1 ）在“工具”菜单上，选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。

（ 2 ）在“宏名”文本框中输入宏的名称，比如“个人签名”。并在“将宏保存在”列表框中，单击将保存宏的模板或文件。然后单击“确定”按钮开始录制宏。

（ 3 ）将要输入的个人信息录制好。然后再单击“工具”菜单的“宏”命令，选择“停止录制”选项。

以后要输入这些信息的时候，我们可以执行如下操作来运行“宏”，在“工具”菜单上单击“宏”命令，然后再选择下一级子菜单“宏……”选项，选择开始建立好的“宏”的名字，单击“运行”按钮，这样个人信息就出现了。

2 ．利用域操作

操作步骤如下：

（ 1 ）在“工具”菜单上单击“选项”命令，然后再单击“用户信息”选项卡。

（ 2 ）在“通讯地址”文本框中输入个人信息。

（ 3 ）在“插入”菜单上，单击“域”命令。

（ 4 ）在“类别”列表框中，选择“用户信息”项，在“域名”中选择“ UserAddress ”或者“通讯地址”，单击“确定”按钮，个人信息就自动填写好了。

3 ．利用自动更正实现

操作步骤如下：

（ 1 ）在“工具”菜单上，选择“自动更正”选项。

（ 2 ）在“替换”文本框中，输入一个不经常使用的符号（这主要是为了防止替换了正常使用的文字或符号），如“ ? ”。然后在“替换为”文本框中，输入个人信息，最后单击“添加”按钮完成。

这样设置好以后，下次只要输入“ ? ”，就会出现个人信息了。不过利用这种方法不能分行，最后我们还需要手动调整一些。

4 ．利用自动图文集来实现

操作步骤如下：

（ 1 ）首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。

（ 2 ）在“插入”菜单上，单击“自动图文集”命令，再选择“新建”选项。

（ 3 ）输入要新建图文集的名称，如“个人信息”。这样个人信息就录制好了。

当以后要输入个人信息时，只需要在“插入”菜单上，单击“自动图文集”命令，再选择“正文”项，最后单击“个人信息”即可。其实，不仅可以利用这些方法输入个人信息，如果其他内容经常要重复输入的话，我们也可以利用这些方法。
    

33. 快速添加联合文件头

问：有时需对 Word 文件添加联合文件头，由于它有特殊格式要求，制作起来很麻烦。请问有没有又快又好的方法来完成这一任务呢？

答：可以，具体方法如下：

（ 1 ）根据联合文件头的文字行数和式样插入行列数合适的表格。

（ 2 ）按文件头样式把相应需显示大字体的单元格合并。

（ 3 ）选中所有的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“表格属性”命令打开相应的对话框，再单击“单元格”选项卡，单击“选项”按钮，在随之出现的“单元格选项”对话框中，选择“适应文字”复选框后单击“确定”按钮退出。我们即可以根据需要调整联合文件头的各个部分的字体、字号、字的颜色及表格的列宽、行高等设置。

（ 4 ）取消表格边框。例如：假定联合文件头样式为“××市××单位××文件”，联合发表该文件的单位数目为 4 个，插入的表格应该是 4 行 3 列。由于“××市”和“××文件”需设置大字体，故要把第 1 列和第列单元格合并。其他设置可以按照上面的方法完成即可。

 

34. 巧改文本框的形状

问：Word 用户都可能发现，在插入文本框时，其形状通常都是矩形，请问能不能根据实际输入的需要，对文本框的形状进行改变呢？

答：可以，首先选中要改变形状的文本框，然后单击“绘图”工具栏上的第一个“绘图”按钮右边的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“改变自选图形”选项，选定一种需要设置的图形形状即可，如图 1-19 所示。用此法也可改变插入的“自选图形”的形状。

 

图 1-19  选择“自选图形”的形状

 

35. 页码任意位置插入

问：在 Word 中利用“插入→页码”命令可以为各页加入页码，但其位置总被固定在几个区域，请问能不能突破限制，让页码的位置随心所欲地进行调整？

答：可以利用两种方法实现，第一种方法是利用 Word 提供的“文本框”功能实现。其具体方法是：首先在需要插入页码的区域插入一个文本框并调节好文本框的大小，然后在文本框内输入相应的页码编号后，用鼠标右键单击文本框边框线，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项，把“线条”颜色设置为“无”，单击“确定”按钮即可取消边框线。用此方法插入的页码，只要单击页码，仍可调出虚线文本框，按住鼠标左键不放随意拖动文本框，页码位置也可随之移动。

第二种方法是直接利用鼠标的拖动功能，具体操作方法是：先利用“插入→页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键（此时便可对页码进行编辑），然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动，如图 1-20 所示，便可对页码的位置进行任意调整。

图 1-20  利用鼠标插入页码

 

36. 如何给文件添加行号

问：如果要统计 Word 文件中的行数，除了查看状态栏信息外，能不能让系统自动地为每行添加行号？

答：如果要给 Word 文件添加行号，只需在菜单栏单击“文件→页面设置”命令，然后选择“版式”选项卡，在“应用于”下拉列表中选择设置行号的范围，再单击“行号”按钮，选择“添加行号”复选框，在“编号方式”选择项中可以根据要求选择以页、节为单位编号或是对整篇文件进行连续编号，如果要统计文件的总行数，就选择“连续编号”单选按钮即可，如图 1-21 所示。

图 1-21 

 

37. 如何设置不同的奇 / 偶页页眉及页脚

问：在编辑一些多页的文件时，常需插入页眉或页脚，但在通常情况下其奇偶页是相同的，请问如果要为奇、偶页设置不同的页眉和页脚，则应该如何进行操作？

答：这个问题很多用户都常遇到，其实处理起来并不难。具体操作如下：

（ 1 ）单击“视图→页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚”对话框中单击“页面设置”按钮。然后选择“页眉和页脚”框下的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”按钮返回“页眉和页脚”对话框。

（ 2 ）在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域，若首页无需页眉和页脚，则在此可不输入任何内容。

（ 3 ）单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，则在第 2 页顶部会显示“偶数页页眉”，可以根据需要在页眉区域输入相关内容；如果需要设置页脚，可单击“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚区域输入相应页脚信息。

（ 4 ）再次单击“显示下一项”按钮，第 3 页顶部会显示“奇数页页眉”字样，可以参照步骤 3 完成奇数页页眉和页脚的设置。

（ 5 ）单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可看见奇 / 偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇文件了。

 

38. 巧为拼音设置不同颜色及字体

问：在 Word 中对文件进行编辑时，有些用户总觉得遗憾，因为文件中的拼音字体及颜色不能按自己的需要进行调整，请问究竟有没有办法对拼音设置不同的颜色或字体？

答：拼音的设置不同于文件中文字的设置，如果直接去尝试选中拼音，则会对拼音下的文字也进行选中，因而要解决这个问题，可以进行下面的操作：

（ 1 ）先用鼠标选中已经添加了拼音的文字，并在选择区上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项，这时我们发现拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相关代码。

（ 2 ）要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色，只需分别选定每一个字的拼音（也可以是拼音中需要强调的某个或某些字符）或汉字代码进行字体或颜色设置。

（ 3 ）设置完成后，再选中所有的代码，单击鼠标右键，再次选择“切换域代码”选项，此时就会发现，拼音和文字已经变得五颜六色、多姿多彩了。

 

39. 取消已插入的页码

问：当在 Word 文件中想把已插入的页码消除，通常采用把文件内容复制到记事本中，再粘贴到新的文件中进行取消，请问有没有简单的方法完成页码删除？

答：其实要取消页码，操作并没有上面讲的那样复杂，可以轻松地完成页码取消。具体操作方法如下：首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态，然后选中需取消的页码号，再按“ Delete ”键即可取消页码。

 

40. 为分栏创建页码

问：给每个页面都创建页码非常有用，而在对每页分栏后，页码并不会对每栏都加入页码，请问有没有办法为每栏都创建页码？

答： Word 文件分栏后，尽管一页有两栏乃至多栏文字，但程序仍然将文件视为一页，使用“插入”菜单中的“页码”命令不能给每栏文字一个页码。如果需要给两个分栏文字的页脚（或页眉）各插入一个页码，产生诸如 8 开纸上的两个 16 开页面的效果。可以按以下方法操作：单击“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，切换至第一页的页脚（或页眉）。在与左栏对应的合适位置输入“第 {={PAGE}*2-1} 页”，在与右栏对应的合适位置输入“第 {={PAGE}*2} 页”。输入时先输“第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下“ Ctrl+F 9 ” 组合键，输入大括号“{} ”。然后在大括号“ {} ”内外输入其他字符，完成后分别选中“ {={PAGE}*2-1} ”和“ {={PAGE}*2} ”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”选项，即可显示每页左右两栏的正确页码。

如果文件分为三栏，并要在每栏下显示页码，可以将“第页”之间的域代码修改为“ {={PAGE}}*3-2} ”、“ {={PAGE}*3-1} ”和“ {={PAGE}}*3} ”。再按上面介绍的方法更新，即可显示各栏的正确页码，并由此得四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计。若要在更新域后修改域代码，可以将其选中，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“切换域代码”选项，即可看到完整的域代码。

 

41. 为部分文件创建不同页眉或页脚

问：在 Word 中进行编辑时，有时需要对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚，请问有没有办法解决？

答：可以肯定的是能够按需进行创建。由于一般要创建页眉或页脚时， Word 自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚。如果要为部分文件创建不同于其他部分的页眉或页脚，首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

如果尚未对文件进行分节，那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符，然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节，再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要，也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项。修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。则 Word 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时，则重复上述步骤即可。

 

42. 如何去除格式标记

问：有些用户在使用 Word 时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号，有时影响观看版面效果，请问可以去掉吗？

答：这些符号叫做“格式标记”，它们并不影响打印效果。如果想去掉它们，可以在“工具”菜单中选择“选项”，然后在弹出的对话框中，选择“视图”选项卡，在“显示”栏下列出许多格式标记，可以选择相应的或取消选择“全部”。