外企的会议很多，会议室的预定往往要提前一二周，防止会议室资源紧缺，出现争抢的局面，对于重要会议室的预定还要通过专门的负责人来协商，会议会经常用到CONFENCE CALL，一种利用电话网进行的节资、省时、方便、高效的会议方式的多方通信，利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。与传统会议相比较，具有会议安排迅速，没有时间、地域限制，费用低廉等特点。与传统点对点电话业务相比较，从功能上讲，打破通话只能局限于2方的界限，可以满足3方以上（根据不同提供商的产品，最高可实现300方同时通话）具有电话无法实现的沟通更加顺畅，信息更加真实，范围更加广泛等特点。<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

 

目前常用的是联通电话语音系统，其安装简单方便，只须接入到企业内部的交换机或电信提供的模拟、数字中继线上，接口类型可为模拟环路中继、数字中继。可以实现IP语音接入以及使用网络接口实现异地组网，省去了昂贵的长途通讯费！会议资料管理更方便，同时提供各种会议报表数据。单组会议成员可达120方，扩展性好，系统容量可自由扩展。提供智能语音向导，会议操作更方便。提供独一无二的网页形式的用户管理平台！充值、查询、会议控制，统统使用电脑完成！

 

系统功能介绍：

1、主动呼入系统参加会议。参加会议各方可以通过电话主动呼入到会议系统，通过IVR语音引导选择进入会议；

2、身份验证。参加会议各方可以呼入到会议系统后系统可以要求主叫方输入用户代码和密码，只有通过验证才能进入会议室；

3、身通过客户端系统主动呼叫其他人参加会议。会议组织方可以通过客户端系统在电脑上进行操作，呼叫其他参加会议的各方电话，呼通后被叫方自动进入会议室；

4、通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话。如果会议组织方身边没有电脑，可以先主动呼入到会议系统，进入会议室后通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话参加会议；

5、会议室管理功能。系统管理员可以对每个会议室进行管理，例如可以设定某个会议室的使用时间，只有在设定的时间段内才能使用该会议室，也可以给某个会议室设定密码，要进入该会议室必须输入密码才能进入；

6、会议录音功能。会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统启动对正在进行的实时录音，录音内容存放以语音文件的形式存放，随时可以查询回放；

7、会议室加/解锁功能。会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统对会议室加/解锁，加锁后其他呼入的电话不能进入该会议室；

8、系统可以为会议者提供密室功能。正在开会的某些人可以建立秘密会谈室，进入密室的与会者的谈话内容只限与密室内的人可以听见，也不会影响原来会议的正常进行；

9、参加会议方式不受限制。任一普通电话终端（固定电话或手机）均可参加会议，方便会议随时随地召开；

10、会议记录功能。管理员统可实时监控各会议通道的使用情况，并记录参加会议各方的日志记录；

11、参加会议人员资料管理。组织会议方者可以通过自己的会议客户端系统快速查找到参加会议人员资料，并立刻建立会议（无需一一拨打电话）。

 

在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。会议准备的6Ｗ原则，在每次准备会议的时候我们可以提前半小时用“6Ｗ”来问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题，养成早做准备的习惯。6W检查是：WHY:为什么要开会？WHAT:会议的议程如何？WHERE:开会地点在哪里？WHEN:何时开会？WHO:参加会议的人是谁？HOW:开会方式？

 

大型会议须考虑周全，要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，尤其是级别高的老外参加；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场IT人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好充分的准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。对会场的要求是：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克笔等设备齐全，还有就是做PPT用到的激光指示笔。这些都需要提前一天做好准备，IT要测试投影、网络、电话是否正常，并将网线塞进盖板，仅留一小部分头，投影的VGA线接头不能出现使用故障，所有的设备物品都要求摆放整齐，由×××人员打扫卫生，将门锁好，第二天在现场待命直到会议开始后。视会议重要程度和参会人数，有时还会请酒店的宴会部准备咖啡机、饮料、甜点。每一次会议的成功，都离不开很多人的支持。