云财务应用助力空间科学发展中心

Fernandez的特殊之处在于，为宇航员提供服务。

作为美国空间科学发展中心（Center for the Advancement of Science in Space，CASIS）的首席财务官，Fernandez从没上过太空。但是在2014年，他同样迈出了“登月的一大步” – 放弃了原有的会计系统，转而投身云怀抱。

在这一点上，Fernandez领先于同侪。根据Saugatuck Technology公司在2014年的调查，仅有16%的财务和业务高管在着手云迁移的工作。

空间科学发展中心成立于2011年，负责管理美国在国际空间站里的实验室。其主要职责是协助科学家们在太空中的科研活动，包括资金的分配（每年有1500万美元的联邦政府拨款）以及购置可以适应太空颠簸环境的设备（空间站位于距离地球249英里的近地轨道上）等。Fernandez需要每季度对资金使用情况进行一次审查，并向NASA、国会两院以及白宫进行汇报。

但是，全面掌控各种实验和项目相关的开销情况，需要对该中心财务状况进行实时追踪——基于当时所用的财务软件，要做到这一点几乎是不可能的任务。Fernandez无法对正在发生的交易进行查询。

“有时，我不得不等上一个月才能知道具体的情况，这令人难以忍受。”Fernandez说。

于是，Fernandez选择了云财务管理系统Intacct。通过与该中心其他云应用的无缝集成，Intacct可以为Fernandez提供实时的财务信息，从而使空间发展中心能够更高效地管理自身资源并最终形成最佳的决策。最重要的是，空间站实验室可以专注于那些真正具有影响力的科学研究。

高科技
空间科学发展中心位于佛罗里达的Space Coast，与肯尼迪航天中心距离不远（曾多次承担航天飞机的发射任务）。该中心的任务在其主页上表露无遗：“尽最大可能推动创新，在造福人类的同时激发民众探索太空的欲望。”

关于创新，该中心需要推动各类研究活动。有些实验是针对全人类的进步，比如对失重状态下燃烧的研究，就是为了促进能源产业的发展。而对于长期太空飞行过程中的人体反应的研究，则是为了人类移民太空做准备。

在激发人类探索太空欲望方面，该中心主要是与NASA、大学以及其他合作伙伴进行合作。

为达成目标，包括Fernandez在内的32名员工们都全力以赴。最初，Fernandez采用了Tate & Tryon公司的财务软件。Tate & Tryon总部位于华盛顿特区，专注于为非盈利机构提供支持，采用微软的Dynamics GP财务软件（即之前的Great Plains软件）。但是，事务信息要到月末才能汇总得出，而且加载非常耗时。

对于该中心来说，这款软件的功能也显得多余。空间科技发展中心所需要的财务功能其实非常简单，仅仅包括结算支付、差旅报销、办公设备采购以及少量的固定资产管理。

“我并非对技术不感冒。只是，我要顾及的事情太多，并不需要如此重量级的报告。”Fernandez表示：“我需要的仅仅是对少量数字进行核查。”

迁移到云财务软件
对于财务软件，Fernandez一直想找到合适的替代品。在2014年夏天，Tate & Tryon向其推荐了Intacct – 该公司当时已经开始用Intacct为部分新用户提供服务。当年10月份，Fernandez驱车一小时到奥兰多参加了Intacct的Advantage conference，并对起提供的自服务报告、多视图分析和细粒度追踪功能印象深刻。

会后，Fernandez立刻开始推动Intacct的引入工作，将中心所有的财务历史数据都加载到Intacct中。差不多一个月之后，空间科学发展中心在2014年11月开始正式启用Intacct，Fernandez现在已经可以按照学科分类对各类相关的财务事项进行追踪和管理。

这使得向研究者支付变得非常容易。Fernandez能按自己需求获得财务报告，对该向哪些学着付款一目了然。

“现在，我可以对运营总监说”Fernandez说：“伙计，你得看下这些事情。”

同时，每季度的财务结算也变得非常容易。该中心目前能够在5天内完成一个季度的财务结算，并在3周之内生成提交给管理层和政府的报告。如果基于之前的系统，生成同样报告需要5到8周的时间。

云的吸引力

Fernandez认为，对于该中心的云应用环境来说，Intacct也是一个很好的补充。空间科学发展中心使用了微软的Office 365邮件服务、Box.com作为文件存储和共享平台、Concur作为差旅预定系统。由于Intacct采用了开放的API接口，因此能够与其他财务应用平滑对接：Bill.com的支付系统和Nexonia的支出报告。而Salesforce则负责对研究资金的全面管理。

“我们基于Salesforce创建项目并灌入到Intacct中，同时也将Nexonia纳入其中。”Fernandez说：“因此，Intacct成为财务数据的聚集地。”

对于非授权用户的访问，Fernandez一点都不担心。Intacct内置了由美国注册公共会计师协会（American Institute of Certified Public Accountants，专业性的注册会计师协会组织）认证的安全机制。

当Fernandez于2012年入职空间科学发展中心时，该中心成立还不满一年。他重新修订了原先自建系统的路线，全面向云迁移。就当时情况来说，Fernandez在CFO中确实非常激进。不过，根据Forrester的调查显示，2015年有19%的高管在将自建的财务系统迁向云中，而且这一比例还将持续增长。

对于Fernandez来说，云意味着员工可以随时随地访问业务应用，并且系统升级工作也可以自动完成。

“这意味着生产力的提升。为此，我、业务应用开发团队以及运营团队都在持续努力。”Fernandez说：“由于员工一般很少固定在座位上，无论从智能手机、台式机或笔记本上，他们都需要能够访问到所需的信息。”
本文转自d1net（转载）