因为exchange online 许可证同内部exchange的管理还是有很大不同，最近就有这么一个有趣的问题，


用户离职了，但是还需要访问该用户的邮箱数据，需要多个人去访问他的邮箱，如何最经济的解决这个问题。


其实这个问题是可以这么解决。

第一点配置exchange online 邮箱属性，然后移除用户exchange online的许可证即可。

具体方法见下，或者也可以考虑备份用户邮箱数据，然后创建共享邮箱：

get-mailbox -identity test@domain.com | set-mailbox -type "Shared",导入邮箱数据即可，因为共享邮箱是可以5G的容量，而且不需要许可证。


http://help.outlook.com/zh-cn/140/ms.exch.ecp.editlitigationhold(d=loband).aspx

诉讼保留（也称为合法保留）允许组织以电子方式保留存储的信息。 当用户的邮箱处于诉讼保留状态时，用户可从其邮箱中删除邮件，但这些邮件会保留在 Microsoft Exchange 数据中心中的服务器上。 诉讼保留可保留电子邮件、日历项目、任务和其他邮箱项目。 诉讼保留也可防止用户修改每个邮箱邮件的原始版本。 如果用户更改诉讼保留上某邮箱中的邮件的属性，则将保留邮件在更改前的副本。

  1. 在 Exchange 控制面板中，选择“管理我的组织”>“用户和组”>“邮箱”。

  2. 选择要置于诉讼保留的邮箱，然后单击“详细信息”。

  3. 在“邮箱功能”下，选择“诉讼保留”并单击“启用”。

  4. 在“诉讼保留”页上，可以配置以下可选字段。 这些字段的文本显示在用户邮箱中。

  • 注意   使用此字段可以通知用户有关诉讼保留的信息、解释将邮箱置于诉讼保留的原因，或者向用户提供其他指南，如通知用户诉讼保留不会影响他们对邮箱的日常使用。

  • URL   使用此字段可以提供指向某网站的 URL，该网站提供有关邮箱上的诉讼保留的信息或指南。

    重要说明   只有在使用 Outlook 2010 时，这些字段的文本才会显示在用户的邮箱中。但不会显示在 Outlook Web App 或其他电子邮件客户端中。 若要在 Outlook 2010 中查看“说明”和 URL 字段的文本，请单击“文件”选项卡，在“信息”页上的“帐户设置”下，您将会看到诉讼保留注释。

单击“确定”。 此时，诉讼保留处于挂起状态。 必须单击“保存”才能完成此过程。单击“保存”将邮箱置于诉讼保留。 随即将显示一条警告，提示最长可能需要 60 分钟时间诉讼保留才能生效。单击“关闭”。

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配置诉讼保留持续时间

在使用 Exchange 控制面板将邮箱置于诉讼保留时，诉讼保留的持续时间无限制，邮件在移除诉讼保留之前会保留。 但是在将邮箱置于诉讼保留之后，可以使用 Windows PowerShell 指定每个项目相对于其接收日期的保留时间长度。这称为“诉讼保留持续时间”。 例如，如果将邮箱的诉讼保留持续时间设置为 7 年，则 2012 年 6 月 30 日收到的邮件会保留到 2019 年 6 月 30 日。

请注意，可以使用 PowerShell 将邮箱置于诉讼保留并使用单个命令配置持续时间。

开始之前   若要了解如何安装和配置 Windows PowerShell 并连接到服务，请参阅在 Exchange Online 中使用 Windows PowerShell。

运行以下命令可为已置于诉讼保留的邮箱配置诉讼保留持续时间。

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Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldDuration <duration, in days>

示例   以下命令将 Ann Beebe 邮箱的诉讼保留持续时间设置为一年。

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Set-Mailbox "Ann Beebe" -LitigationHoldDuration 365

运行以下命令可将邮箱置于诉讼保留并设置诉讼保留持续时间。

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Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration <duration, in days>

示例 以下命令将 Pilar Pinilla 的邮箱置于诉讼保留，并将诉讼保留持续时间设置为 7 年。

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Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

注意   必须将 IncludeLitigationHoldDuration 参数与 Get-Mailbox cmdlet 一起使用才能查看诉讼保留持续时间的值。 例如，运行以下命令可显示 Pilar Pinilla 的所有诉讼保留设置。

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Get-Mailbox "Pilar Pinilla" -IncludeLitigationHoldDuration | fl Litigation*

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移除诉讼保留

  1. 在 Exchange 控制面板中，选择“管理我的组织”>“用户和组”>“邮箱”。

  2. 选择要从诉讼保留中移除的邮箱，然后单击“详细信息”。

  3. 在“邮箱功能”下，选择“诉讼保留”并单击“禁用”。

  4. 在警告对话框中，单击“是”。 此时，禁用诉讼保留处于挂起状态。 必须单击“保存”才能完成此过程。

  5. 单击“保存”从诉讼保留中移除邮箱。 随即将显示一条警告，提示最长可能需要 60 分钟时间更改才能生效。

  6. 单击“关闭”。

后续步骤

  • 您希望查看哪些邮箱置于诉讼保留吗？   在 Exchange 控制面板中，选择“管理我的组织”>“用户和组”>“邮箱”，然后在“选择”视图中选择“诉讼保留的邮箱”。

  • 您希望查看某个邮箱置于诉讼保留的时间吗？   在 Exchange 控制面板中，选择处于诉讼保留状态的邮箱，然后单击“详细信息”。 在“邮箱功能”下，选择“诉讼保留”，然后单击“编辑”。 “诉讼保留”窗口显示此邮箱置于诉讼保留的时间以及将它置于诉讼保留的人员。 您还可以更改或添加说明或 URL，如果用户使用的是 Outlook 2010，则说明或 URL 会显示在用户邮箱中。

  • 是否要查看邮箱置于诉讼保留的时间长度？   如前所述，必须将 IncludeLitigationHoldDuration 参数与 Get-Mailbox cmdlet 一起使用才能查看 LitigationHoldDuration 参数的值。

  • 您希望查找置于诉讼保留的邮箱中的已更改邮件或已删除邮件吗？   使用 Exchange 控制面板中“发现”选项卡上的“多邮箱搜索”，可以搜索 Microsoft Exchange 为置于诉讼保留的邮箱保留的邮件。 当您搜索置于诉讼保留的邮箱时，将在“可恢复邮件”文件夹中搜索满足搜索条件的已删除邮件或已更改邮件。 有关详细信息，请参阅多邮箱搜索。