用CPS（冠军高效系统）提高工作效率

工作效率低最主要的原因是缺乏时间管理或者时间管理混乱，利用好的工具可以大大提高时间管理技能，提升工作效率。在这里推荐一下冠军高效系统。

冠军高效系统CPS（Champion Productivity System）能够帮助掌控每天所有的大小事项，是提高工作效率与产出的高效工作流程系统。这套系统的 作者吸收了流行的高效工作流程系统--GTD的精髓，经过自己的试验改良后而总结出CPS。作者博客上有热心读者的读书心得“思维导图”下载： http://blog.360champ.com/Yin/?p=37。

以下是CPS的相关信息、原理和注意事项，以下内容几乎句句是要点，故不标出仔细，请读者细心领会。

1.冠军高效系统CPS的目的：
让你能够更好地决定与选择什么时间、什么地点去做什么事情是最恰当的，帮助你高效地完成手头所有的工作，成为一位成就非凡又快乐的高效冠军。

2.基本原理:将每一件会吸引你注意力的事项，分成5个阶段的流程来处理：
    * 收集：只专注于将所有让你注意的“事项”或是未尽事宜，全都收集、记录到你的“收集中心”
    * 处理：只专注于清空你的”收集中心“，将所有收集到的事项，一批次地处理成可执行的下一步行动任务；
    * 安排：只专注于将”行动任务“安排到适当的日程上，准备执行；
    * 执行：只专注于确保完成今日日程安排的所有”行动任务“，向你的目标迈进；
    * 规划：只专注于每周所有事项的检讨与下周的计划，确保方向正确，符合你的人生与事业蓝图目标。

3.冠军高效系统CPS——“收集”
要点：将所有的未尽事宜，记录存放到你的“收集中心”。我的主“收集中心”是笔记本电脑上的outlook, 随身搭配工具是智能手机。养成收集的成功习惯：(注：收集即凡事有记录，记录是一切PDCA的基础，收集不仅仅是待办事宜，更重要的是好的想法。收集的东西进入InBox即GTD中说的工作蓝，注意Inbox工作蓝里面的内容再进一步分析才会转移到待办事宜。)

    * 凡是吸引你注意力的与未完成的事项，都必须100%收集到你的主要”收集中心“里；(这点我常常做不到位，要改进，保证100%)
    * 你脑袋里想的事项，必须100%记录到你的主要”收集中心“里；
    * 当你在做收集的时候，只专注于收集事项，将其记录到你的收集中心，而千万不可一边收集一边处理或是执行；
    * 你的收集工具必须尽量少而专。
    * 临时记录在这些次要”随身搭配工具“里的事项，要尽快搬到”收集中心“里，确保”收集中心“信息的完整性；
    * 你的收集工具必须全天候随时待命。当你不方便携带你的主要”收集中心“的时候，至少要带一种的随身搭配工具在身边，让你不会遗漏任何想法与事项；
    * 你必须经常、一天多次地使用处理，清空你的收集中心。


4.冠军高效系统CPS——“处理”
要点：清空你的“收集中心”的所有事项，分类放好。掌握“处理”的成功关键：(注：我对处理有两个方面的理解，一个是对收集到内容的进一步细化和整理，明确问题的定义；另外一个方面则是收集转到待办事宜，为下一步的行动安排做准备。特别是对于大型的事务，收集到的东西是很难直接转行动的，必须进行分析，分类和分解。)

    * 每日处理3-4次，每次完全清空“收集中心”
    * 最后收集到的，最先处理。
    * 完成时间超过2分钟的，绝对不可以当时就跳进去执行，要先到安排好了最适当的优先序与时间，再执行；
    * 事项绝对不可以再返回”收集中心“，必须坚持处理完，归到适当的下一步去。


5. 冠军高效系统CPS——“安排”
要点：将适当的“行动任务”安排到今日的日程、时程上。掌握“安排”的成功关键。(注：再次说明待办事宜的内容如果没有安排，则无法落地，那么始终停留在代办事宜里面。今天心情好就多做点，心情差就少做点，做的内容是否有偏差由于没有安排和计划，也无法比较。因此只有真正的安排才是克服惰性的开始。)

    * 日历上的约会与任务安排，最好是排80%-90%满，保留一些时间弹性，以应付突发事件与延长的时间需求；
    * 有些约会与任务的调动，必须与上级、相关人员事先沟通，取得共识与同意；
    * 每天最好将你精力最充沛的一个连续的时间段保留起来(例如早上9-11点)，执行一天当中最重要的行动任务；
    * 安排适当的时间去执行适当的行动任务，要依据任务的优先序，再看你的精力状况而决定。

我的心得与需要改进的地方

    * 没有主动地安排任务到日程里，而是被动地记录、有被时间推着走的感觉；要学习主动地安排，感受那种时间尽在掌握的快乐!
    * 要主动地将任务安排到日程上，将同类型的任务集中在一起完成


6.冠军高效系统CPS——“执行”
执行就是确保完成今日日程安排的所有“行动任务”，向你的目标迈进。(注：对于执行主要谈两个重点，执行是否是按照计划进行的？没有按照计划进行的突发事件有多少？另外一个方面则是执行的结果如何保证。我做了一件事情，跟做了一件事情达到预期的输出和效果完全是两回事。)每一天的三种工作状况：
    * 事先安排好的工作；
    * 新增的：必须做几次“收集”、“处理”与“安排”，来清理一遍你手上新增的任务清单。
    * 突发的工作：每一天都会有很多临时发生的事情或其他人有急事找你，你总是必须花点时间来处理。

掌握“执行”的成功关键：
    * 当上司或是客户有紧急要求，让你必须调整时间段，应该先依照优先序来比较判断。如果现在正在执行的任务更重要，应该先与对方沟通，取得建议或是谅解；
    * 约束自己，不要对不重要的、突如其来的任何事项与干扰立即反应，除非它是极度重要又极度紧急的，否则应该坚守优先序的原则。
    * 约束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事来打断自己的工作(这是许多人的一种逃避方式)。
    * 今日事今日毕，你今天安排的任务事项完成的比例，将决定你当天对工作的掌控程度与成就和满足感。当你完成一个任务事项后，可以在执行清单上打个钩或标上“OK”，或者就画个笑脸，这样可以促使你继续为下一件事而愉快地努力。


7.冠军高效系统CPS——“规划”
要点：规划就是去做好每周的检视与下周的计划，确保方向一直在正确的轨道上。(注：这里面的规划首先是Review和回顾，其次是下一次PDCA循环的开始。规划是凡事有改进的基础。)步骤：
    * 收集大扫除
    * 回顾你的人生、事业蓝图愿景，以及未来1-10年各阶段的目标里程碑，确认你的大目标方向，将新想到的行动写入到你的“收集中心”
    * 订出下一周照顾自己身体、心灵的计划；
    * 检视你的所有的项目，包括公事和私事，清理调整每一个项目清单上的行动任务；
    * 检视一遍你所有记录的未尽事宜，包括“收集中心”，各种“场合”要执行的行动任务，“以后决定“的，以及在下周日程上已经安排了的，做一次全面的”整理“与”安排“，同时将每一项行动任务与你的人生事业目标比对，确保方向正确。
    * 清理所有已完成事项，挑出需要做一周工作汇报的，归档需要保留的，删除所有不需要保留的。

成功关键习惯：
    * 每周一次清空你脑袋里所有的想法，把它们全部写下来；
    * 坚持每周排定一个不会被打扰的时间段，做你每周的回顾检视与下周的计划。
    * 把你的”周计划时间“通知其他人，取得谅解，让他们勿来打扰；
    * 将”规划-周计划”变成你每周的一个神圣的仪式，让你重新整装待发。