OA的主要特征与功能之一就是工作流，也称为公文流转，主要有两大部分，一是单位内部的各项审批电子化，如工作请示、出差申请、采购申请、报销等日常工作流程，通过网上进行办理和审批; 二是网上公文处理，实现收文处理和发文处理的电子化。然而，在很多单位这些办公自动化的主要功能大部分却闲置，使得用户单位OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”。为什么会出现这种OA部署貌似成功，而实际上却低效用的情况呢?主要有以下几个原因:
　　一是OA系统细节设计不够完善，流程不合理。一些OA软件流程过程烦琐，员工平时只需要10分钟就可以完成 的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。
　　二是“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但在一些人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，而只相信手写的凭据，特别是在财务、采购部门。
    三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具备足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。另一方面，用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑，也制约着公文处理电子化的推广、普及。
    普巴软件的协同办公系统是普巴根据市场需求的变化、IT 最新技术的演进等，在自己的管理平台基础上推出的一套专门面向政府、企业等机构与组织的高效协同办公系统。该系统注重以用户具体员工为中心以及用户知识管理的实际应用，融协同工作、协作管理、实时通信、信息发布与共享、信息集成、业务流程集成于一体，尽可能地为用户提供一个解决管理问题的工具和个性化、功能强大、灵活的办公平台，协助用户实现方便、快捷地内部各级组织、部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合，为用户提供一个员工高效协同工作、管理层快速准确决策的支持平台。公文流转首先来源于技术实力，设计上的细节化，来源于软件平台的强大支撑，普巴人让公文流转变得非常容易。

    主要功能包括了个人办公、行政办公管理、公文管理，档案管理、内部论坛等，强大的可扩充性和整合功能，让其适应大中小不同应用层次的客户，灵活的流程设置、强大的流程数据处理，以及完善的安全控制机制更是在传统OA的基础大大提升了一步，降低了实施难度，提升了企业的应用基础。